淺析縣級市檢察檔案信息化建設

潘健儀

摘 要：隨著各級國家機構體制機制改革的深入推進，縣級市的檢察機關作為國家法律的監督機關，都應當嚴格的履行自身的責任，更加科學高效的完成各項檢察工作任務。檢察檔案管理是檢察機關內部管理的重要組成部分，隨著信息技術的不斷發展檢察檔案的信息化建設逐漸提上日程，但是由于縣級市目前尚未有統一的信息化建設標準，相關工作的開展進程比較緩慢，其中也存在著一些固有的弊病，文章就主要圍繞信息時代下縣級市檢察檔案信息化建設的有效路徑等相關問題進行分析和研究。

關鍵詞：縣級市;檢察檔案;信息化建設

新時期隨著反腐工作的深入開展，對縣級市檢察機關的工作也提出了更高的要求，除了要履行原有的檢察權、法律監督權、提起公訴權等，還要注重開展檢察開放日;送法進校園、進社區、進企業等各項活動。在檢察機關執行各項工作的過程中需要將各類資料以檔案的形式進行整理和保存，檢察檔案主要就分為訴訟檔案、文書檔案、基建檔案、錄音錄像檔案、會計檔案等幾種類型，其中訴訟檔案是檢察檔案管理中最為核心也是最為專業的一類檔案。訴訟檔案中涉及到的一些資料和證物主要是以文書和實物錄音錄像、圖片的形式進行呈現，但是隨著信息化時代的到來，要提高檢察機關檔案管理工作效率和質量，就必須要進行信息化改革，比如增加電子檔案等。下面主要就針對有關縣級市檢察檔案信息化建設的問題進行闡述。

1 縣級市檢察檔案信息化建設的重要性

1）提升檢察機關檔案管理水平。縣級市檢察檔案信息化建設最為直接有效的作用就是能夠提升檢察機關的檔案管理水平。通過信息化建設可以利用信息技術來構建統一的檔案管理信息平臺，簡化檢察機關檔案管理工作的流程，同時也能夠提高檔案管理的服務質量。借助于信息化平臺能夠實現最為快速、全面的檔案資料收集與整理，建立相應的電子檔案資料數據庫，相比于傳統的紙質檔案管理，在管理成本上有所降低，不僅提升了檢察檔案管理水平，還能夠使檢察機關不斷朝著精簡效能的方向發展。

2）有利于實現檔案資源的整合利用。縣級市的檢察檔案信息化建設還有利于實現檔案資源的整合利用。縣級市的檢察機關需要參與處理的基層事務非常繁雜，各種類型的檔案資料在數量上是非常龐大的，做好檔案的收集、整理、分類以及歸檔工作就已經具有一定的難度，這就使得相關的檔案管理部門和工作人員普遍的缺乏檔案的開發利用意識，檔案作為記錄檢察機關各項組織活動和工作的直接也是最為原始的憑證，應當充分的發揮其相應的價值，而借助于相應的信息技術能夠實現資源的整合利用，完善對檔案資料的檢索、分析處理等功能，從而真正的體現檢察檔案的作用。

2 縣級市檢察檔案管理中存在的問題

1）檔案管理形式落后。目前縣級市在進行檢察檔案管理的過程中，普遍存在著管理形式落后的問題。許多縣級市的檢察機關仍然采用傳統的紙質檔案管理的方式，將所有的檔案資料全部統一放置于檔案室或者交由專門的檔案管理部門代為管理，不能實現方便和快捷的紙質檔案查閱，單有要延長紙質檔案的保存壽命就要花費大量的人力和物力。另外雖然有些縣級市開始實行電子檔案管理，但是并沒有做好這檔案與電子檔案之間的轉化與銜接工作，在這個過程中也導致了一些重要文件材料、檔案資料的失泄密甚至丟失。

2）檔案信息化建設水平不高。縣級市檢察檔案管理工作還存在著檔案信息化建設水平以及質量不高的問題。在進行檢察檔案信息化建設實踐的過程中，我們需要更為專業的信息系統或信息平臺來作為支撐，但是由于目前還沒有統一的信息化建設標準，使得各縣級市之間的檔案管理工作所運用的信息系統或者是管理平臺并不聯通，有些是各自省份推行的軟件或系統，有些是按照上級檢察機關的要求來升級的系統，這些系統或者平臺之間往往存在著權限設置，這不符合信息時代數據共享的要求，在需要偵辦一些跨地域的檢察案件時，有時會存在電子檔案文件或者載體互不兼容的問題。

3）檔案管理人員隊伍整體素質有待提升。縣級市的檢察機關在內部管理的過程中，對檔案管理工作的重要性還沒有足夠的認識，大部分的基層檢察院都只有1～3名檔案管理人員來執行相關的檔案管理工作，有些基層院甚至只有1名專職檔案管理人員或檔案人員還需兼職院內保密、機要等工作，在信息化時代我們需要具備專業能力和綜合信息素養的人員來參與檔案管理工作。但是就目前的情況來看，縣級市檢察院缺乏專業的檔案管理人員隊伍，面對日益增多的工作量和信息時代的需求，這已經成為了阻礙基層檢察院檔案管理信息化建設的重要因素。

3 縣級市檢察檔案信息化建設的策略研究

1）做好紙質檔案與電子檔案之間的銜接工作。縣級市檢察檔案要提升信息化建設水平和質量，第一步就是要做好紙質檔案與電子檔案之間的銜接工作。首先，我們要根據紙質檔案的不同保管年限和密級來制定相應的紙質檔案與電子檔案對接標準，分批次的來進行轉化與銜接工作。其次，是要利用好先進的掃描儀、電子存儲器等的設備，對以往的文書檔案進行圖片掃描，對于以往的影像資料除了要刻錄光盤備份之外，還可以進行數字化處理以便統一保管。最后是要細化電子檔案儲存與備份的相關標準，包括格式統一以及存儲路徑一致等，以免造成數據混亂，資料丟失。

2）構建規范化的檔案信息化管理制度。縣級市檢察檔案信息化建設還必須要構建規范化的檔案信息化管理制度。首先要由最高人民檢察院來統一的規劃各級檢察院檔案管理部門到人員編制以及設備標準化配置等相關工作，同時由最高檢察院牽頭與相關信息部門進行合作，開發統一的電子檔案管理信息平臺，真正的實現檢察檔案的共享性。其次，要進一步凸顯縣級市檢察檔案的服務質量，加大對檔案信息資源的開發與利用，借助于統一的信息化平臺，縣級市在進行相關訴訟案件監督與審查的過程中，可以主動的利用信息平臺來進行相關案件檔案資料的查詢與檢索、借閱，以過往的訴訟卷宗資料為依據來更為公正和有效的行使檢察權。另外還可以利用豐富的檔案資料來組織宣傳教育活動，尤其是新形勢下為公益類案件提供真實的案例，真正的實現檔案資料的創新應用，發揮檔案管理的價值。

3）提升縣級市檢察檔案管理人員綜合素質。在進行縣級市檢察檔案信息化建設的過程中，必須要組建一支具備專業能力和綜合素質的檔案管理人員團隊，加強對檔案管理工作人員的教育與培訓，真正的提高管理人員工作水準。首先就是要按照唯一的檔案部門人員編制要求來進行人員配置，可以根據實際的工作情況來決定人員刪減或增加，但是要做好報批工作。其次，要加強對現有檔案管理人員的培訓，尤其是提升檔案管理人員的計算機應用能力，提高檔案管理人員信息素養，能夠更加適應信息化建設中的一些新方法和新模式，提高工作效率。

4 結語

縣級市檢察機關必須要重視檔案管理工作方式方法的創新，制定完善和統一的信息化管理標準，提升對信息技術的適應與應用能力，切實提高檔案管理人員的綜合素質，為推進檢察檔案信息化建設奠定重要基礎。

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