機關檔案管理工作淺析

王才平

摘 要：結合我國當前政治經濟發展的現狀，本文針對我國行政機關在檔案管理方面存在的問題提出了一些自己的看法。在機關檔案管理方面，應該做好原始檔案文件的分類歸檔工作，充分利用網絡的優勢，做好數字檔案系統的建設工作，同時，緊跟形勢，以文化激勵為動機，在機關檔案管理隊伍建設上積極創新，提高檔案管理人員專業水準，提升檔案管理水平，為經濟社會的發展提供優質高效的檔案管理服務。

關鍵詞：檔案管理;氛圍;創新;激勵

為適應我國各行各業的迅猛發展，我們需適時對國家行政機關的檔案管理工作加以重新審視。步入網絡信息時代，急劇膨脹的政治經濟文化等全面發展，使得各級行政機關每天產生著海量的訊息。當前，各級行政機關職能部門管理的檔案存在著范圍廣、內容多且雜、數據量龐大的特點，傳統檔案管理思想指導下的檔案管理服務已無法滿足當今社會發展的需要，因此，各行政單位檔案館（室）的規范化建設必須提上議程，而作為文字檔案不可或缺的數字檔案庫的建設和提升更是勢在必行。

1 當前機關檔案管理工作存在的問題

1.1 對檔案管理工作認識不明確，檔案管理制度單一且不規范

在人們的固有思維中，檔案就是死的、一成不變的“古董”。檔案管理工作很清閑，就是看看報紙喝喝茶。這些根深蒂固的思想嚴重偏離了檔案管理的初衷，人為造成了檔案功用的部分缺失，不利于充分發揮檔案的社會功用。同時，由于檔案管理是一個長期且不凸顯的過程，其社會價值難以在短期內顯現。這使得機關檔案管理工作在領導心目中的地位偏低，甚至認為檔案管理可有可無，這使得檔案業務開展時在爭取人力物力財力等支持方面更加困難。機關檔案管理制度上的缺乏，行政上流于形式，平時工作做得不細致不到位，缺乏有效監督和指導，都與這種認識不到位是分不開的。

1.2 管理隊伍素質整體不高

一是檔案管理人員綜合素質良莠不齊。在檔案管理事業的改革及調整中，能適應新形勢的檔案管理人員較少，能夠獨立或者團隊開展檔案信息化建設的計算機等軟硬件和網絡管理專業人員不足，專業技術人才“青黃不接”現象在有的機關檔案管理部門時有發生，這些都嚴重影響了機關檔案工作的順利開展。二是檔案館（室）之間的人員交流不足，信息流動性相對比較單一。檔案館閉門造車，和其他檔案館（室）從沒有業務的交流和合作，久而久之，本館（室）的業務老化單一，沒有新形勢新思路，檔案的收集和利用以及服務功效大大減弱。

1.3 檔案資源建設不完整，軟硬件設施缺乏

一是檔案資源建設不完整。目前各級機關檔案館（室）所保管的檔案，紙質檔案還是占據著半壁江山，而更為生動形象便捷的錄音、錄像和照片等非紙質載體的檔案占據的分量依然很輕，聲像檔案還是空白的現狀也屢見不鮮。由于檔案來源的連續性，紙質檔案繼續大量存在，檔案館（室）一般都能及時對紙質檔案進行歸檔。隨著技術的發展，非紙質載體的檔案數量不斷增多，如果這些大量產生的非紙質檔案（特別是電子檔案）不能被及時準確地收集整理歸檔，嚴重影響檔案資源的完整性，而回過頭來再對這些非紙質檔案進行歸檔工作，又勢必造成國家財力、人力、物力資源的巨大浪費，且影響非紙質檔案及時傳輸和利用。二是缺乏現代化的檔案管理設備和技術。我國機關檔案館（室）的服務方式仍然以傳統的手工查閱方式為主。雖然一些檔案館（室）配備了電腦，但大多數只是將計算機用于實現單一的管理目的，如建立案卷的電子目錄、統計與檢索等。至于其他檔案專用設備，則更是少之又少。現代化的檔案管理設備的缺乏直接影響檔案綜合處理能力，后續對基礎紙質檔案的整合和再加工也難以為繼，檔案的社會公眾利用率也就大大降低。

2 加強檔案管理的相關措施

2.1 完善檔案管理制度，實施依法治檔

堅持貫徹執行《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》以及其他檔案管理規章制度。機關檔案管理部門不僅要提高自身的檔案法律意識，強化檔案法制觀念，依法治檔，依法護檔，依法用檔，更要重視全體公民的檔案意識和法制觀念的培養，為檔案事業健康有序的發展提供有力保障。

2.2 打造高水平檔案管理人才隊伍

首先，機關檔案管理部門要具有危機感和競爭意識。面對知識經濟的挑戰，機關檔案工作者要把開拓創新意識貫穿于整個檔案工作中，要勇于沖破原有條條框框的限制，敢于向傳統的理論、觀念挑戰。建立專業化的檔案管理人才科學培養機制。在檔案管理隊伍人才建設方面，首先要注重對基礎好、勇于進取的館員培養;其次，加強專業人才的引進。在招公和事業單位招考工作中，及時地要面向社會招聘不同層次的網絡及計算機技術人才。引入競爭和績效激勵機制，建立定期考核制度，讓每位館員都有憂患意識和危機感，調動他們的積極性，從而提高館員的整體素質。第三，加強機關檔案館（室）間的交流與合作。通過交流，才能相互對照、分析和研究，然后揚長補短，借它山之石來攻玉，才能加速實現檔案管理現代化的步伐。

2.3 積極引進先進技術，合理優化檔案紙電資源建設比重

一是引用先進的電子設備和信息技術。改變傳統的檔案進館渠道和形式，運用先進手段獲取檔案信息，推動檔案事業的發展。在紙質檔案收集整理的基礎之上，增加其他檔案載體的種類，諸如音像、圖畫、多媒體等載體，使檔案工作向深度和廣度發展。而電子設備和信息技術的采用，可以大大地提高檔案工作的效率，人們不必費時費力到檔案館現場查閱，通過手機、網絡等就可以翻看自己需要的相關檔案;紙質檔案易受到外界的破壞，難以抗拒自然界的影響，而電子設備的采用可以保護紙質檔案，科學合理地延長其壽命。二是不斷優化館藏結構并拓展現有館藏的信息資源。機關檔案管理部門在建設并優化數字信息館的同時，也要深化基礎業務的發掘工作，要廣開渠道，通過各種手段和形式，豐富現有的館藏資源，并不斷發掘現有館藏信息。只有做到合理并科學的信息結構優化，才能發揮檔案的信息服務功能。而對不同載體信息進行重組、綜合加工就成為機關檔案館（室）發掘自身潛能的必要措施，這是當今社會生產力的要求，只有做到這些，才能將各種檔案合理優化，并加以開發利用，為實現檔案便捷的現代化建設奠定基礎。

3 結語

知識經濟浪潮的到來，給機關檔案館（室）帶來巨大的機遇和挑戰，機關檔案管理者只有解放思想、不斷探索，對檔案館目前的現狀和未來的前景有一個較為理性的分析，緊緊抓住這難得的歷史機遇，以積極的心態迎接挑戰，才有可能充分發揮機關檔案館（室）在知識經濟中的作用，為實現中華民族偉大復興提供強有力的動力。

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