在信息化時代檔案如何做到與時共進

孟海燕

中圖分類號：G271 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2019）11-121-01

摘 要 信息化時代電子信息技術的加速發展讓各個行業的面貌煥然一新，新型檔案形式的出現淘汰了傳統的檔案管理手段和監管機制，因此，如何利用互聯網信息技術使檔案管理更加便捷顯得尤為重要。本文立足于檔案管理目前存在的問題，提出相應的解決措施，使得檔案管理真正實現可持續性發展。

關鍵詞 信息化時代 檔案管理 可持續性發展

一、目前檔案管理工作中存在的問題

（一）管理人員素質較低，管理方法落后

目前，管理人員依舊根據其經驗運用半傳統方式即用紙質文件記錄的方式對檔案進行管理，這種管理方法已經不適用于數據爆炸式增長的時代，管理人員記錄速度與數據信息增長速度不匹配，而紙質記錄方式容易造成數據丟失，影響數據的精確性。管理人員從傳統的記錄手段中剝離而采用信息化處理模式，對其專業性要求比較高。而現行的管理模式僅限信息錄入，而錄入后數據的查詢利用困難。

（二）單位部門對檔案管理的重視程度低

單位檔案管理部門在單位體系中的地位低，主要領導不重視，認為該部門無法創造經濟效益或者其他效益，管理人員多為即將退休人員，或者身兼數職在其他部門仍有職位，認為檔案管理作用輕微，因而責任性不強，工作積極性差；且部分管理人員缺乏創新能力，難以適應新的管理形式，不愿改變，而落后于時代發展潮流。

（三）檔案管理工作的標準不統一明確

檔案管理人員在管理檔案信息的過程中，由于主要領導并不重視檔案信息管理工作，未制定完整/系統/合理/有效的管理制度。而且各行各業的工作職能/工作重心/價值取向不同，加之各行各業對于檔案管理工作的要求標準不同，檔案信息管理人員的水平參差不齊。因此，同種類行業實行統一標準的檔案信息化的管理困難程度較高。

（四）數字化檔案管理安全系數低

就目前情況而言，大多數人的網絡安全意識較低，更遑論檔案管理機構的管理人員。不完善的防范措施，極易遭受病毒或黑客等攻擊，導致巨大的信息泄漏的嚴重后果；其次，部分檔案管理人員存在僥幸心理，認為建立了安全的防護系統后即可萬事大吉，沒有未雨綢繆的危險防范意識，加之自身素質較低，對安全防范系統的更新不及時，容易造成嚴重的后果。

二、信息化時代檔案管理工作應對策略分析

（一）構建信息化檔案管理系統，完善基礎設備

構建信息化檔案管理平臺，主要應構建合理完整的數字化系統作為奠基，加之內部檔案系統作為輔助，充分利用先進的現代化技術，用現代化手段統計/管理檔案資料，注重實踐，發揮平臺的最大效用，達到高效便捷的目的。此外還要加強檔案信息管理基礎設施建設，配備相應的計算機設備和輔助設備，如打印機/復印機/掃描儀等設備，對檔案進行分類管理。

（二）融會貫通，將檔案信息化管理與傳統方式管理并重

雖然傳統的檔案管理方式存在許多問題，但不可否認的是，它的存在擁有一定的合理性，相較于電子檔案，有些紙質檔案更具有文化或者學術價值；作為證明文件或者具有行政意義的紙質版檔案作為證據具有極高的保存價值。這就要求檔案管理人員根據檔案資料的實際效用加以區分，進行合理管理。

（三）提高防范意識，增強檔案信息現代化管理的安全性

在信息化時代數據信息爆炸式傳播的情況下，不法分子利用網絡和技術的漏洞，攻擊檔案信息管理系統，往往導致數據信息泄漏和損壞，造成經濟損失，引起軒然大波。對此，檔案管理人員應當提高安全防范意識，及時更新和升級安全系統，定時清理垃圾文件，確保檔案信息系統的安全性和可靠性。

（四）加強培訓，提高檔案管理人員的自身素質

相關領導應重視檔案管理工作，選拔高素質的檔案管理專業人才，配備專業的硬件設備，提高檔案管理工作人員的積極性。組織定期培訓，教授檔案管理的相關知識，并加強思想引領，增強工作人員的責任感，提高其工作積極性；根據其工作性質，對檔案信息進行合理管理，妥善保管紙質資料，保證高質量完成工作，提高檔案信息的安全性。

三、信息化時代新型檔案管理應對策略的優勢

（一）提高檔案信息保存的穩定性

傳統紙質的檔案信息資料如果不是專業人員進行管理，受自然環境影響大極易受到損害，相對于紙質檔案，電子檔案用光盤等硬件進行儲存，保存時間長，穩定性高。而且每一檔案資料擁有一到兩份云備份，受外部影響小。

（二）大大提高了檔案信息傳遞速度

傳統的紙質檔案傳遞過程中需要大量的人力物力，運輸成本高，而且此過程的安全性較低，稍有不慎便有可能丟失檔案信息，造成不利后果。而用現代信息技術進行傳遞，則會減輕成本，節省了運輸時間，極大地提高了效率。

（三）提高對陳舊檔案的管理效率

不論何種行業，需要記錄/儲存/管理的數據通常數不勝數，內容繁雜。如果沒有電子信息的幫助，僅靠人工來維系繁重的工作，壓力過于強大。而且人工查詢難度高。通過堅持傳統人工儲存珍貴檔案文件加之數字信息現代化管理并重的方法，就可以簡化整理和保存檔案資料的過程，節省人力物力，提高對陳舊檔案的管理效率。

四、結語

綜上所述，信息化給檔案工作注入了活力，提供了新的思路。提高了檔案管理效率。檔案管理工作的信息化也對檔案管理人員提出了新的要求，轉變思維，提高創新意識，堅持與時俱進，以改善單位的管理環境。通過這些方法，真正實現檔案管理的可持續性發展。

參考文獻：

[1] 紀翠林，閻麗.信息化時代背景下檔案管理探析[J].現代商貿工業，2017（01）：65-66.