基于新形勢下做好辦公室文秘工作的幾點思考

何昊

摘 要：新形勢下，規范、高效的公文寫作和處理，是行政工作高效有序運行的重要保障。基于此，本文將針對新形勢下辦公室文秘公文寫作和處理的現存問題進行分析，進而提出加強相關文件內容的學習、增強文秘的責任意識的規范寫作方法以及設立相應的獎懲機制、健全公文處理制度的高效處理策略，希望可以對公文的規范寫作和高效處理有所幫助。

關鍵詞：新形勢；文秘工作；規范寫作；公文處理

現階段，我國的辦公室文秘公文寫作還存在著文種濫用現象嚴重、語言不規范情況時有發生等問題，公文處理也存在著收發不及時、整理不合格的現象，而相關的理論研究也還不夠成熟，所以本文針對辦公室文秘工作的幾點思考是很有現實意義的。

1 新形勢下辦公室文秘公文寫作和處理的現存問題

1.1 公文寫作

1）文種濫用現象嚴重。現階段，辦公室文秘公文寫作過程中，還存在著文種濫用的問題。目前，我國的國家行政機關公文可以分為決定、公告、通報等13種，而每一種都有不同的功能以及適用的范圍。但是，在具體的寫作過程中，很多辦公室文秘依然有文種濫用的現象。例如，很多文秘經常區分不出“請示”和“函”的不同，從而導致一系列的誤用，而有些文秘還進行了兩種文種的混搭，直接寫成“請示的函”，甚至進行文種的自創，直接影響了公文的嚴肅性與表達的準確性。與此同時，文秘亂用主題詞的現象也十分常見，通常情況下，公文的主題詞為名詞，主要是用于揭示公文內容，減少公文檢索時間的作用，但是很多文秘沒有真正地理解主題詞的用意，而把其作為文件標題精簡，從而使得公文的標引無序，缺乏規范性。

2）語言不規范情況時有發生。新形勢下辦公室文秘公文寫作還經常會有語言不規范的情況出現。對于公文來說，文體的合理應用，語言特征也就隨之確定下來。通常情況下，公文的語言都是準確、簡要而平實的。但在具體的公文寫作的過程中，很多文秘的公文語言經常不符合公文寫法的要求，甚至具有較高學歷以及文學水平的高材生亦是如此。例如，某文秘在進行公文寫作的過程中，經常會過于雕飾語言，從而使得公文顯得空洞，缺乏文字的說服力。再如，有些文秘的文風過于平白啰嗦，使得公文的嚴肅性大大流失，中心意思也含糊不清。與此同時，字體、字號不規范的現象也十分常見，例如，序號順序錯亂問題、中英文標點符號問題、時間標記問題、行文要素問題等，都在很大程度上降低了公文的規范性。

1.2 公文處理

1）公文收發不及時。新形勢下辦公室文秘公文處理的過程中，經常存在著收發不及時的問題。收文以及發文是公文處理的核心工作。其中，發文通常包括發、核、編、印、記等步驟，而收文包括收、送、批、辦等步驟，及時收發公文是文秘的重要工作之一。但是在實際的公文處理過程中，文秘為省時省力，自作主張簡化處理的現象十分常見。例如，對于公文不進行登記、對于公文內容不進行校對、對于公文日期以及引發份數都沒有明確的標識等，不僅違背了公文處理程序，對于公文的利用也有很大的影響。與此同時，在進行公文的收文處理過程中，收文速度慢、效率低的現象也很普遍，這主要是因為各部門的人員相互推諉，進而引起文件積壓，從而造成研究、決策、執行的時間不夠充分，最終影響行政工作的效果。

2）公文整理不合格。公文整理不合格同樣是新形勢下辦公室文秘公文處理所必須面對的問題。雖然收發是公文處理的核心，但公文的整理和留存也是不容忽視的。現階段，公文的處理往往會涉及到機密事項，一旦整理不當，極有可能帶來一定的隱患。所以說，文秘的公文整理工作十分關鍵。但是，現階段，很有部分文秘認為，要進行銷毀的公文，沒有利用價值，所以便亂堆亂放，不加以處理，使得不法分子有了竊取機密的機會，從而威脅企業信息的安全。與此同時，很多文秘在進行立卷、留檔的過程中，也經常會出現分類不清晰，目錄編寫混亂，擺放裝訂不整潔的現象，從而阻礙了后期公文的查找與核實，對于行政工作的質量與效率也造成了一定的影響[1]。

2 新形勢下辦公室文秘公文規范寫作和高效處理方法

2.1 公文規范寫作

1）加強相關文件內容的學習。加強相關文件內容的學習是提高辦公室文秘公文寫作規范性的重要基礎與前提。首先，辦公室文秘要進行文種的清晰區分，加強相關處理辦法以及條例的學習，提高寫作的規范性。其次，要加強文件精神的了解，在明確文種的基礎上，加強文種功能特點的把握，特別是對于相似文種的用途區分。最后，辦公室文秘在進行公文的制發過程中，要以發文機關與受文機關的關系為基礎，進行公文上下行關系的確定。通常情況下，上行文要要用“請示”、“報告”等文種、對于下行文來說，經常使用“批復”的形式進行公文的制發，此外，還要注意同級以及沒有隸屬關系的公文措辭。一般對于這種情況下的公文往來會用到“詢問”、“請求”等文種。

2）增強文秘的責任意識。增強文秘的責任意識是提高辦公室文秘公文寫作規范性的重要保障。具體來說，只有文秘勤思好學，有責任意識，才能使得公文的寫作滿足相應的要求。首先，文秘要在進行公文題目的擬定時，要特別注重題目設定的準確性與規范性，例如，文秘要在公文印發之前進行反復的核實，牢牢圍繞公文的幾大要素進行審核，避免遺漏、贅余、模糊等現象的發生。其次，在進行正文寫作的過程中，要力求簡要清晰，言簡意賅。最后，要注意錯別字的檢查，釘裝的核對，印章的確定等，一旦發現問題要及時修改處理，以提高公文的權威性。

2.2 公文高效處理

1）設立相應的獎懲機制。設立相應的獎懲機制是提高公文處理效率的必要舉措。首先，相關企業單位要進行文秘人員時間觀念的培養，使得公文的收發更為及時高效，也就是說企業單位可以根據此進行文秘工作的獎懲設定，通過文件的輕重的分類，按需處理，從而提高文件處理的有效性。其次，企業單位的相關部門領導還有做好督促檢查，從而從保證公文處理的及時性。最后，加強文秘責任意識的培養，把公文處理的效率與質量納入到文秘的考核之中，建立起相應的獎罰機制，從而以機制為基礎提高文秘公文處理的積極性以及工作效果，進而促進行政工作的高效有序運行。

2）健全公文處理制度。健全公文處理制度是確保公文高效處理的重點內容。首先，對于文件的整理留存，相關部門要積極建立起催辦反饋、清退銷毀、立卷歸檔等一系列管理制度。其次，對于文件的傳遞來說，文秘不僅要確保發放規范，還要保證發布層次和知悉范圍的一致性，從根本上避免文件丟失失控狀況的發生。再次，對于文件歸檔保管方面來說，要規定擺放順序，明確序號模式，為查詢保存提供便利。最后，對于文件銷毀方面來說，要建立起登記造冊制度，設定嚴格的報批手續與條件，也提高文件銷毀的科學性。以此同時，還有設立起相應的監督機制，確保公文處理的高效[2]。

3 結束語

綜上所述，新形勢下，只有從實際出發，加強現有問題的分析，采取科學的應對策略，制度相應的制度規范，與時俱進，才能使得辦公室文秘工作更好地滿足行政工作運行發展的需要。

參考文獻

[1]蔡攸敏，田甜，袁鋒.淺析如何提升電力科研人員公文寫作水平[J].湖北電力，2017，41（S1）：34-36.

[2]姚祖京.辦公室文秘工作質量及水平提升方式研究[J].辦公室業務，2018（06）：106.