中小企業(yè)合同管理風(fēng)險(xiǎn)的識別與控制分析

徐紅玉

[摘 要]中小企業(yè)近年來發(fā)展迅速，為國民經(jīng)濟(jì)的提升作出了重要貢獻(xiàn)。而隨著市場競爭日趨激烈，中小企業(yè)在實(shí)際經(jīng)營管理中，面臨一系列合同控制風(fēng)險(xiǎn)。其中部分合同風(fēng)險(xiǎn)可以有效識別并采取合理防范措施、實(shí)現(xiàn)有效規(guī)避。基于此，為了促進(jìn)中小企業(yè)健康有序發(fā)展，文章對中小企業(yè)合同管理中可能面臨的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行細(xì)化分析，并有針對性地提出相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)的識別與控制對策，避免企業(yè)出現(xiàn)不必要損失。

[關(guān)鍵詞]中小企業(yè);合同管理;合同風(fēng)險(xiǎn);風(fēng)險(xiǎn)識別;內(nèi)部控制

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2019.32.100

1 前言

一般中小企業(yè)在合同管理過程中，未設(shè)有專業(yè)的法律人員，若管理者法律意識淡薄，或者內(nèi)控制度不完善等，都可能出現(xiàn)制度風(fēng)險(xiǎn)、合同條款風(fēng)險(xiǎn)、程序風(fēng)險(xiǎn)以及不履約風(fēng)險(xiǎn)等合同風(fēng)險(xiǎn)，導(dǎo)致企業(yè)面臨因經(jīng)濟(jì)合同產(chǎn)生的相關(guān)損失。基于此，有必要對中小企業(yè)合同管理中存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行深入分析，并采取有效策略加強(qiáng)識別和控制，在充分加強(qiáng)合同管理基礎(chǔ)上，促進(jìn)中小企業(yè)長久可持續(xù)發(fā)展。

2 中小企業(yè)合同管理中的風(fēng)險(xiǎn)

2.1 制度風(fēng)險(xiǎn)

中小企業(yè)在實(shí)現(xiàn)合同管理中，發(fā)生制度風(fēng)險(xiǎn)主要是相對于合同管理制度提出的。其制度風(fēng)險(xiǎn)主要體現(xiàn)在中小企業(yè)制定的合同管理制度過程中，與有關(guān)法律程序要求是否相一致，或者管理制度內(nèi)容有無經(jīng)過充分調(diào)研以及論證，在制訂、修訂以及實(shí)際操作中程序與法律規(guī)定是否相符，合同管理制度內(nèi)容是否充分遵循有關(guān)部門規(guī)章以及法律規(guī)定要求等。若企業(yè)沒有依據(jù)法律法規(guī)制定合同管理制度，或者有關(guān)制度條例不符合法律要求，則在合同管理中可能會面臨一定法律風(fēng)險(xiǎn)。

2.2 合同條款風(fēng)險(xiǎn)

中小企業(yè)在經(jīng)濟(jì)類合同的簽訂環(huán)節(jié)，需要將合同簽訂雙方在合同履行期間，涉及的義務(wù)和權(quán)利都明確、完整地寫到合同條款當(dāng)中，為后期雙方維護(hù)相關(guān)權(quán)利與履行義務(wù)提供依據(jù)。不過在實(shí)際管理工作中，合同管理會面臨很多不確定因素，實(shí)際情況會發(fā)生一定變化，合同簽訂雙方可能在合同文字理解方面，會有所差異，導(dǎo)致對于合同某些條款所涉及的法律也會有差異化認(rèn)知，最終在履約環(huán)節(jié)發(fā)生爭議。涉及爭議條款，需要仔細(xì)研讀理解透徹，最大程度上降低合同協(xié)議糾紛發(fā)生的可能性。

2.3 程序風(fēng)險(xiǎn)

中小企業(yè)在合同管理中，管理程序直接關(guān)系到合同管理制度是否可以貫徹落實(shí)。為了充分發(fā)揮管理制度的作用，需要結(jié)合有關(guān)法律和企業(yè)自身實(shí)際建立合同管理程序，并保證程序具有高度可操作性。包括在合同簽訂、合同審查、合同備案、合同變更、合同履行、合同關(guān)閉等過程中明確到具體責(zé)任人、分管領(lǐng)導(dǎo)、登記備案、監(jiān)督審查以及最終審批等內(nèi)容，最大程度防止因不當(dāng)?shù)暮贤绦驇淼娘L(fēng)險(xiǎn)。

2.4 不履約風(fēng)險(xiǎn)

中小企業(yè)在實(shí)現(xiàn)合同管理期間出現(xiàn)不能履約的原因首先是不可抗力因素，如國家政策變化、標(biāo)的物滅失等，對此可以直接按照有關(guān)法律加以處理。其次，合約一方出現(xiàn)拒絕履約行為，即其本身具備履約能力，但是主觀上拒絕履約。出現(xiàn)這一問題，需要結(jié)合實(shí)際情況，通過解除合同、催告以及追究違約責(zé)任等方式來處理。最后，發(fā)生不適當(dāng)?shù)穆募s行為，包括部分履約、延后履行以及加害履行等法律風(fēng)險(xiǎn)，企業(yè)各部門之間須深入?yún)f(xié)調(diào)與監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)、分析影響履約的原因，積極采取應(yīng)對措施，減少因不履約帶來的風(fēng)險(xiǎn)。

3 中小企業(yè)合同管理風(fēng)險(xiǎn)的識別與控制對策

3.1 提高管理者法律意識，加強(qiáng)合同風(fēng)險(xiǎn)管理

為了有效控制上文提到的合同管理風(fēng)險(xiǎn)，需要在企業(yè)范圍內(nèi)組織各部門加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)法律常識的學(xué)習(xí)，提高員工法律意識。財(cái)務(wù)人員也需要不斷提高自身素質(zhì)，加強(qiáng)經(jīng)營理念的改變，真正參與到企業(yè)管理中來。對于合同管理人員，要著重培養(yǎng)其法律素質(zhì)，針對合同法律風(fēng)險(xiǎn)，制定相應(yīng)防范機(jī)制。由于法律風(fēng)險(xiǎn)很容易在財(cái)務(wù)、營銷等管理工作中發(fā)生，所以要對相關(guān)崗位加強(qiáng)宣傳合同風(fēng)險(xiǎn)防范理念，并重視崗前考核工作。企業(yè)管理期間，高層管理者要定期組織法律風(fēng)險(xiǎn)易發(fā)崗位相關(guān)人員進(jìn)行法律風(fēng)險(xiǎn)識別和控制培訓(xùn)工作，或者在企業(yè)內(nèi)開展法律講座，向相關(guān)崗位人員發(fā)放法律知識學(xué)習(xí)資料，促使合同管理有關(guān)的關(guān)鍵崗位人員有效提升自身責(zé)任意識、法律意識以及風(fēng)險(xiǎn)防范意識。

3.2 科學(xué)構(gòu)建合同法律風(fēng)險(xiǎn)識別機(jī)制

中小企業(yè)要有效加強(qiáng)合同管理，識別和控制法律風(fēng)險(xiǎn)，可以圍繞業(yè)務(wù)管理部門，聘請專業(yè)法律顧問協(xié)助公司業(yè)務(wù)管理人員開展相關(guān)分析會議。基于企業(yè)既有的業(yè)務(wù)范圍，探究合同管理中潛在或者已經(jīng)出現(xiàn)過的法律風(fēng)險(xiǎn)，有針對性地制定相關(guān)防范措施，促使合同管理人員切實(shí)提升法律風(fēng)險(xiǎn)識別意識和能力。首先，要對企業(yè)目前可能出現(xiàn)的法律風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行謹(jǐn)慎、嚴(yán)密的分析，評估合同潛在風(fēng)險(xiǎn)，并做好溯源工作。其次，要基于企業(yè)實(shí)際情況，系統(tǒng)化的分析企業(yè)所處的環(huán)境，詳細(xì)列出具體的風(fēng)險(xiǎn)級別以及類型，為之后的風(fēng)險(xiǎn)控制方案制定提供參考依據(jù)。最后，企業(yè)要基于自身所處行業(yè)，收集并整理行業(yè)有關(guān)的合同文本，同時結(jié)合自身特征，制定與企業(yè)實(shí)際相符的示范合同文本，保證合同文本的實(shí)用性。在行業(yè)行政法規(guī)、國家法律等外部環(huán)境出現(xiàn)變化的時候，企業(yè)要對自身制訂的合同示范文本作出相應(yīng)調(diào)整。

3.3 建立健全的合同管理制度

中小企業(yè)在合同管理中，還需要構(gòu)建完善的管理制度，對合同風(fēng)險(xiǎn)識別以及控制工作提供充分參考和指導(dǎo)。比如中小企業(yè)可專門設(shè)置合同管理部門，安排專門的人員進(jìn)行合同管理。作為財(cái)務(wù)部門，要針對合同管理做好風(fēng)險(xiǎn)控制工作，全面識別法律風(fēng)險(xiǎn)，針對性地制定處理、防范對策，所有法律風(fēng)險(xiǎn)處理與執(zhí)行操作都要做好記錄與評估。對采購合同、銷售合同、工程合同、服務(wù)合同、租賃合同等各種經(jīng)濟(jì)合同實(shí)行全方位的跟蹤管理，有效防范可能發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)。

3.4 財(cái)務(wù)部門參與合同管理，加強(qiáng)財(cái)務(wù)控制，發(fā)揮財(cái)務(wù)管理作用

企業(yè)合同管理過程中，財(cái)務(wù)部門對經(jīng)濟(jì)合同鑒定環(huán)節(jié)、執(zhí)行環(huán)節(jié)以及結(jié)算環(huán)節(jié)缺乏監(jiān)管，處于被動接受業(yè)務(wù)結(jié)算單據(jù)、支付款項(xiàng)。財(cái)務(wù)人員只能按照自己的理解核算結(jié)算單據(jù)，導(dǎo)致財(cái)務(wù)人員不了解經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)性質(zhì)和合同執(zhí)行情況，造成財(cái)務(wù)核算滯后，增加合同管理風(fēng)險(xiǎn)。因此，企業(yè)財(cái)務(wù)部門需要加大力度重視和關(guān)注合同管理中涉及的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，加強(qiáng)合同執(zhí)行監(jiān)督，防范項(xiàng)目確立前、合同簽訂及執(zhí)行過程中涉及的各種財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，進(jìn)而降低合同管理中的不履約法律風(fēng)險(xiǎn)和合同條款風(fēng)險(xiǎn)。從財(cái)務(wù)管理角度完善合同條款，并在項(xiàng)目財(cái)務(wù)審查中及時發(fā)現(xiàn)合同履行中存在的問題，并及時采取有效措施加以控制和解決。財(cái)務(wù)管理人員進(jìn)行合同管理期間，首先要積極學(xué)習(xí)掌握合同相關(guān)法律知識，努力提升自身合同管理水平，從合同簽訂環(huán)節(jié)就做好事前防范、事中控制、事后補(bǔ)救，以最大程度獲取企業(yè)利益最大化。企業(yè)要對合同管理人員加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)合同法律知識的專項(xiàng)培訓(xùn)，促使財(cái)務(wù)人員充分掌握合同管理主要內(nèi)容和相關(guān)程序。

4 結(jié)論

在中小企業(yè)運(yùn)營管理過程中，合同管理是企業(yè)管理的重要內(nèi)容，其管理質(zhì)量與企業(yè)長久發(fā)展具有直接關(guān)系。為了有效控制和防范合同管理中的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，需要中小企業(yè)充分識別與控制合同管理中的法律風(fēng)險(xiǎn)，完善的制定合同管理制度，在企業(yè)范圍內(nèi)重視經(jīng)濟(jì)法律工作，科學(xué)構(gòu)建合同法律風(fēng)險(xiǎn)識別機(jī)制，為中小企業(yè)健康發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

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