檔案管理現代化的有效途徑分析

尹利

（河北省淶源縣水利局，河北 淶源 074300）

一、檔案管理現代化的必要作用

隨著時代的發展,企事業單位已經開始推行無紙辦公、自動化辦公,在這樣的背景下,檔案的現代化管理已經勢在必行,為此,企事業單位應當革新其管理理念及方法,使其檔案管理工作過程跟上時代節奏。另外對單位檔案建設電子檔案庫,實行檔案的現代化、智能化管理,可便于查詢資料,也助于實現資源節約,并優化管理效率。對于檔案的保管及使用方面主要有以下幾點;第一,企事業單位中很多紙質檔案易因防護不力出現模糊、脫落;第二,傳統的管理檔案方式不利于在單位內部的檔案查閱及信息共享。因此為充分對檔案進行保護及利用,應當對檔案進行現代化管理。

二、新形勢下我國檔案管理現代化中的不足

(一)對檔案管理認識不足

對于檔案管理工作,很多人認識不足,認為就是簡單記錄、總結人員的過往信息。在形成檔案后,非特殊情況也不太進行檔案調取,且企業有些管理者對檔案的現代化管理的必要性認識不足,不會提供足夠的技術、資金支持,結果使得企業無法及時引人先進技術、更新設備,依然以傳統的人工整理、記錄、分類方式管理檔案,這樣難以充分展現出檔案價值。綜上,在推行檔案管理現代化中,會因有關人員認識不充分而受到阻礙。

(二)檔案管理者業務素質不佳

檔案管理工作者在社會各方面不斷進步的今天,需要具有更高工作水平,只有這樣,企業的檔案管理才能夠高效、有序的進行。為實現現代化管理,檔案管理者不僅要具有良好的職業素質、專業能力,還應當具備較高的個人修養、職業精神,還應對時代發展把握清楚與時俱進,特別是還應充分學習、吸收現代管理技術及理念,在檔案管理中應用好現代科技手段,保證管理工作適應企業發展需要、跟上時代形勢。但現在因中國企業制度建設比較初級,相應的檔案管理發展也不盡成熟,同時,專業檔案管理者專業水平、職業能力較為欠缺,使得企業檔案管理現代化發展不盡人意。

(三)檔案管理過程不夠規范

成功的檔案的現代化管理需要實現管理過程的標準化、規范化,只有具清晰標準、規范,才能夠使檔案管理高效、有序展開,實現現代化。但目前企事業單位的管理檔案部門缺乏良好秩序,人員職責劃分不清晰,檔案存儲不科學,且經常出現隨意取用現象,一102 一2016 年10 月這樣會影響單位其他工作的開展,并有危害整個單位利益之患。但對于以上問題,相關部門缺乏重視以及并未采取措施加以解決。

三、新形勢下檔案管理現代化的實施策略

(一)加強檔案現代化管理的宣傳

在實施檔案管理現代化中,思維理念現代化是其前提保證,有關管理者應對檔案管理相關的發展、變化動向及時關注,并對國家、上級號召主動響應,以起到良好的示范作用。另外需做好宣傳,使得每個單位員工均具有科學、合理的檔案管理觀念,并得到社會各界對檔案現代化管理的廣泛關注。同時企事業單位應當致力改革以往落后的工作模式及方法,加強資金投人、支持領光設備和技術的引進,以在實踐中真正實現檔案的現代化管理。

(二)不斷提高檔案管理者的工作素質

在檔案管理中,除了具有先進的設備技術及領先的理論知識,最重要的是需要有高素質的專門人才來著手實施,他們可以對當今發展動態準確、及時把握,并可在實際工作中有效應用其儲備的理論知識,在工作中遇到困難時可靈活應對及處理,并可與其他部門積極溝通協作,以完成工作任務。為此企業應當做好培訓,讓檔案管理人才具備良好知識儲備、綜合素質,并懂得網絡技術、電子通訊技術。在引進、培養人才時,企業還應當注重分類培養人才,如維修人員、技術操作、組織管理者、工程技術者等。另外,企業還應對檔案管理者定期培訓,使其具有當代企業管理思想和良好的專業技能。

(三)實現檔案的規范化、標準化管理

企事業單位應當以標準的技術方法和理論原則進行檔案管理,實現規范化、標準化的檔案管理,促進現代化管理的順利開展。在進行管理時,應當對便于利用、維護檔案安全及完整、統一集中管理國家檔案原則嚴格遵守。這樣才能夠使得規范化、標準化管理}匝利實現,為單位檔案的現代化管理提供有力保障。目前,數據庫開發及應用、信息技術處理、圖書管理、檔案管理等和檔案管理現代化有關課程在很多高校開設著,與此同時高校還應當加強學生實際操作能力的培養,以全面提高畢業生的綜合素質,使其可勝任企事業單位中的檔案管理工作。結束語檔案管理者應該認識到以現代化手段管理檔案的重要作用,及時關注時代發展動態,主動學習先進的理念、技術,并加強培養自身專業素養和職業能力,改變以往低效、落后的工作模式,以規范化、現代化方式進行檔案管理,全面優化檔案管理質量。