政府檔案管理信息化建設的思考

靳秀娟

摘 要：信息技術的飛速發展推動了多領域的變革，在政府檔案管理方面，信息技術為管理模式提供了更多的可能性，傳統的檔案信息管理似乎已經不能適應科技高度發達的當下，在此背景下充分認識信息化帶來的機遇、總結政府檔案管理模式的不足、并思考開展檔案管理的信息化建設對政府掌握居民檔案信息、有效發揮職能具有重大意義。本文筆者就檔案信息化管理的內涵、重要性及檔案信息化管理的建設途徑等三方面進行討論。

關鍵詞：政府；檔案管理；信息化建設

檔案作為一種信息資源，是公民從事社會活動的記錄，對公民的入學、求職、繼續發展有著重要意義。因此政府檔案涉及公民隱私，一旦泄露后果不堪設想。對檔案進行合理化的管理與保護是政府的責任，隨著時代發展，政府的檔案管理部門也應當利用最先進的科技對檔案管理模式進行變革。

1 檔案管理信息化的內涵

1.1 檔案信息化

檔案信息化是指在國家檔案建設相關部門的要求下，在進行檔案管理的過程中，充分應用當代科學技術，對檔案內容歸納整理，使檔案以數字化、信息化的方式被記錄或查閱，檔案管理對象由傳統的實體檔案袋轉向針對檔案建立的專業數據庫，通過這樣的方法使得檔案管理工作更加規范化、合理化、更具安全性與查閱的簡易性[1]。

1.2 檔案信息化建設

檔案信息化建設是指運用當下較為發達的信息科學技術完善檔案管理工作，結合最新理念，最新技術對檔案管理模式進行創新，建立相關理論體系與實際數據庫的過程。包括以下三個方面的內容：檔案信息的數字化、檔案網站的建設及數字檔案館的建設。檔案信息的數字化順應了“大數據”時代下的信息收集特征，建立相關數據庫，以高度簡明的數據代替笨重的實體，實現對檔案的管理；檔案網站的內部操作權限只對相關管理人員開放，網站是對各個數據的綜合，具有宣傳、服務、交流、管理等功能，是實現與外界交流的重要窗口；數字檔案館是利用不同地域檔案網站遠程獲取檔案的平臺，保證了政府檔案管理部門開發利用檔案資源的實時性與便利性。需強調的是，在進行檔案信息化建設的過程中必須遵循三項基本原則：文檔一體化、雙軌制與網絡環境的安全性。

2 檔案信息化管理建設的重要性

2.1 降低檔案管理難度系數 提高管理效率

傳統檔案管理形式大多數為將紙質檔案袋進行匯總采用人工記錄統計的方法，但人工統計常常會出現錯誤導致檔案信息出錯，為后續管理造成了一系列問題[2]。而信息化檔案管理體制建成后，完全可以規避這種問題，因為其錄入方式或管理過程都是通過計算機對數據庫進行間接調動、查閱，以計算機為中介自然是大大降低了檔案管理難度，數據庫的存在又避免了有紙質檔案帶來的不便，提高了政府檔案管理的效率。

2.2 使檔案的高質量保存與存在得到了保障

傳統紙質檔案袋抗逆能力較差，若管理單位突發火災、水災、飆風等災害，檔案數據的缺失與受損就在所難免，且紙質資料易風化，久而久之會導致字體模糊，紙質酥脆等情況。而建立檔案信息庫，使得數據以數據庫的形式存在于安全的網絡環境下，就能夠保障數據保存的精確性與永久性。

2.3 節約成本 保護環境

眾所周知，一顆100公斤的樹，做成平常使用的A4復印紙，大約在10000多張，如果是工藝更復雜或者是更硬的紙，數量會有所下降。政府管理的檔案數目龐大，若采用紙質檔案的形式勢必會對高質量紙張的需求增多，又會造成樹木被大量砍伐，對環境造成巨大傷害，且購進紙張也需額外開支。信息技術則可解決這一問題，因信息技術多與計算機技術相聯通，對實物一般無要求，間接保護了環境，降低檔案管理的成本。

3 政府檔案管理信息化建設的途徑

3.1 促進檔案管理人員思想觀念的轉變

要實現檔案管理信息化建設，就必須重視檔案管理工作人員思想模式的轉變，受傳統檔案管理模式的制約，檔案管理人員的服務意識大多是被動的，這屬于對工作的不利隱私，在被動工作的心態下，久而久之易對工作產生厭倦心理，影響工作效率，因此必須化其被動服務意識為主動服務意識，使檔案工作形式更為親民，充分融入到社會中，定期開展社會活動，實時掌握市場對資源的需求及對工作者的

要求。

另一方面，鼓勵檔案管理人員摒棄傳統管理模式，接受信息時代所帶來的便利，只有檔案管理人員對檔案信息化建設建成充分配合，政府的檔案信息管理體制才能進一步健全。

3.2 針對進行制度改革 實現合理化管理

由于要實現檔案管理信息化，因此政府必須開發出一套適用于檔案信息化管理的運行制度，由于未有先例，沒有相對完善的經驗，也缺乏權威的理論指導，稍稍疏忽就會導致檔案管理工作出現偏差，使得檔案管理信息化進程減慢。因此，新制度的建立注定不是一帆風順的，但政府要盡最大努力將風險降至最低，政府應結合實際情況，從檔案數據庫建立的技術人員，到后期檔案管理人員及再到網絡環境進行跟蹤清理的技術人員，都應考慮在內，以個體為單位實現整體的順利運行[3]。

3.3 對檔案的錄入、管理過程進行創新

在信息化的背景下，檔案的收集、錄入及后續的管理都應作出相應調整，對檔案的管理前文已經提到過，在此不做過多解釋。傳統檔案的收集、錄入都是以人工記錄的方式進行，與信息化對接的模式應為計算機錄入保存，以數據的形式匯總進整個地域內的檔案數據庫，方便合法查閱與調整。在調出信息的過程中要舍棄傳統紙質對號查閱的方法此種方法導致查閱效率低下，且會浪費大量時間。

3.4 升級計算機安全保障系統 建立安全保障機制

檔案信息的保存最根本的問題是如何保證信息的安全性，保證網上數據庫不會遭黑客攻擊導致信息泄露？政府部門首先應明確預防為主、防治結合的根本原則，不僅要健全安全保障系統更是要切實提高檔案管理人員的安全意識，使其具備根本職業道德素養，對工作嚴肅認真。檔案管理人員需要注重各移動存儲工具的存放，實施身份認證，數據備份等操作[4]。必要情況下，政府與聘用專業技術人員確保計算機環境的安全性，防止檔案信息系統受黑客攻擊。

4 結束語

綜上所述，檔案信息化管理是信息化時代發展的產物，這一概念的提出大大方便了檔案管理工作的進行，豐富了檔案管理的內容。政府作為一個地域內的檔案管理部門，應不斷探索，在檔案管理工作上順應時代潮流，實現高效工作。

參考文獻

[1]李華峰.關于檔案信息化建設的幾點思考[J].檔案，2007（6）：21-23.

[2]王永軍.對檔案信息化建設的思考[J].活力，2011（1）：116-116.

[3]許媚.學校檔案管理信息化建設的思考[J].廣東檔案，2010（6）：32-33.

[4]劉鵬.企業檔案管理信息化建設的幾點思考[J].新疆電力技術，2005（3）：46-47.