淺談如何推進檔案規范化管理評估工作

劉幽燕

摘 要：分析總結漢江集團檔案館如何根據評估標準來推進檔案規范化管理工作。

關鍵詞：檔案；規范化管理；綜合評估；整理

漢江集團公司為提高檔案工作規范化管理水平，根據水利部2013年出臺的《水利檔案工作規范化管理綜合評估標準》，全面開展檔案工作規范化管理綜合評估工作，通過了水利部檔案工作規范化管理評估一級的考核。本文就親身參與過程，淺談漢江集團檔案館如何根據評估標準來推進檔案規范化管理工作。

1 做好檔案保障體系的工作

根據檔案工作規范化管理綜合評估標準，對測評項目的保障體系做了以下幾個方面的工作：

1.1 改善檔案硬件設施

漢江集團武漢總部檔案庫房總面積486平方米，配備智能電動密集架、中央空調系統、安全監控視頻系統和自動消防系統，同時還配備檔案庫房專用凈化消毒加濕除濕一體機。

檔案館庫房與辦公室、閱覽室三分開，有檔案大庫房、機要檔案庫房、聲像實物檔案庫房，并配備檔案整理間、檔案閱覽室、檔案熏蒸修裱室。庫房內掛有區號標識牌，存放檔案的密集架標有檔案內容說明，每個庫房墻面制作了相關的制度標牌，明確了各庫房的管理職能及工作流程。

1.2 建立、健全管理體制

按照統一領導、分級管理的原則建立了滿足工作需要的檔案管理部門和管理網絡。集團公司辦公室歸口管理檔案工作；集團公司網絡信息中心（檔案館）作為漢江集團公司內設的事業單位，負責全集團公司檔案業務管理工作，對集團公司所屬各單位的檔案工作進行業務指導和檢查驗收；集團公司機關11個職能部門、所屬9個事業單位、16個分、子公司及獨立法人單位設立檔案管理機構或配備了專（兼）職檔案人員。建立了以漢江集團公司檔案館為中心，集團公司所屬各單位檔案機構為主體，機關及業務部門專（兼）職檔案人員為基礎的檔案管理網絡。

1.3 制定、完善相關規章制度、管理辦法與發展規劃

漢江集團檔案館先后擬訂并印發了《漢江集團公司機關歸檔文件收集與整理細則》，《漢江集團公司檔案管理辦法》，《漢江集團公司電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》，《漢江集團公司工程建設項目檔案管理辦法》，《漢江集團公司會計檔案管理辦法》，《漢江集團公司聲像、實物檔案管理辦法》等一系列檔案管理制度、辦法和標準規范，明確了各類應歸檔材料的范圍和保管期限，各歸檔單位和檔案部門的責任，對加強和規范集團公司檔案工作提供了制度保障。

制定了檔案館與檔案人員崗位職責，建立了檔案保管、借閱、統計、保密、鑒定及銷毀等內部管理制度，為加強檔案館內部業務管理提供了制度保障。

制定了《漢江集團公司檔案信息化建設發展規劃》，《漢江集團信息化頂層設計報告》，為集團公司檔案工作未來的發展指明方向。

2 檔案業務的規范化管理工作

從檔案收集、整理、保管、統計、鑒定、借閱利用、業務指導各方面工作進行全方位的規范化管理。

2.1 檔案收集

在漢江集團公司檔案館的指導下，集團公司機關各部門能夠按照機關檔案管理規定履行歸檔職責，機關文書人員在每年上半年完成上一年度的歸檔工作，年均歸檔2000件左右，按照歸檔工作程序，嚴格履行交接手續。

檔案館積極開展建設項目檔案的收集進館工作，各工程建設項目檔案在經檔案驗收合格并通過集團公司項目竣工驗收后，移交進館。2006-2016年期間，共接收集團公司計劃項目竣工檔案554卷。

2.2 檔案整理

要加強企業檔案管理、讓各類檔案的整理有據可依，三合一制度必要最先制定，其中分類方案的制定應具有可擴展性，便于在企業以后的發展中逐步的完善和擴充。漢江集團檔案館制定了《漢江集團公司檔案館檔案分類類目、歸檔范圍、保管期限及檔號編制規則（試行）》，作為檔案整理歸檔的規則依據。文書、科技、會計、聲像實物等各類檔案都根據試行的分類方案，結合各類整理規則，按規范要求進行全方位的檢查、整理。

2.3 檔案統計

認真執行有關檔案統計制度，每年按要求及時向長江委報送檔案統計報表及基本建設項目檔案管理情況登記表，統計集團公司檔案機構、人員、庫房、設備、館藏與利用等檔案基礎數據及集團公司基建項目檔案管理情況，建立了檔案管理、接收、利用、保管統計臺賬，能夠準確反映檔案工作情況。

2.4 檔案鑒定

結合漢江集團公司檔案館實際情況，對館藏檔案進行了清理，印發了《漢江集團公司關于開展檔案館檔案鑒定與銷毀工作的通知》，明確了檔案鑒定與銷毀工作計劃。漢江集團在1998和2017年先后成立了檔案管理、鑒定工作領導小組，加強對集團公司檔案鑒定工作的

領導。

2.5 檔案借閱利用

線上可通過檔案查詢系統查詢檔案相關目錄，然后提交借閱單，審核通過后，借閱用戶可查閱檔案。線下是借閱用戶到檔案館查閱檔案，用戶可在閱覽室里查閱、復印相關檔案。檔案的外借，嚴格按照規章制度辦理批準手續，控制外借的時間，到期及時催還外借檔案。用戶查閱完檔案后需填寫借閱登記表和檔案利用效果反饋表，以便及時記錄檔案利用信息。

2.6 檔案的保管保護工作

定期進行檔案安全和保管狀況檢查，落實各項防護措施。按照“十防”要求做好庫房日常管理和檔案保管保護工作，保持庫房整齊、清潔，并做好庫房檢查記錄。

為預防重大自然災害和突發性事故的發生，做好應對災害的應急處置措施準備，制定應急預案，強化各項檔案保管制度，定期檢查巡視庫房，及時發現并解決檔案保管中存在的隱患與問題，各庫房均配備紅外探頭和監控攝像頭，實行24小時實時監控。

2.7 檔案業務指導

監督、指導機關各業務部門及各二級單位的檔案業務工作，加強對集團公司工程項目的監督、檢查和指導，參加項目評審、驗收等活動，為工程項目檔案歸檔打好基礎。檢查檔案集中統一管理、檔案保障體系建設、檔案安全保管條件、檔案法規制度落實和經費保障、人員到位情況，確保各項檔案管理措施落到實處。

2.8 檔案編研

檔案館完成的編研成果主要有：《漢江集團公司檔案館全宗介紹》、《丹江口水利樞紐建設四十周年》、《丹江口水利樞紐水庫運行資料整編》、《丹江口水利樞紐土石壩安全監測資料整編分析》、《丹江口水利樞紐混凝土壩監測資料整編》、《檔案工作文件匯編》、《行政管理工作文件匯編》（含大事記）、《漢江集團保密文件匯編》、《漢江集團公司志》、《漢江集團導刊》合訂本（含大事記）等。

3 管理信息系統的改進與完善

漢江集團檔案管理信息系統于2014年7月開發完成，經過多次的修改與完善，如今已經實現了檔案收集、檔案整理、檔案保管、檔案統計、檔案利用、檔案鑒定、檔案借閱等全過程電子化流程管理。目前系統已經開通120個系統賬號，使用單位覆蓋整個集團公司。檔案信息管理系統包含前臺查詢系統和后臺管理系統。

4 檔案的數字化工作

為實現館藏檔案的計算機管理，積極開展檔案的數字化招標工作，檔案館工作人員負責檔案數字化現場的監督、調卷、溝通、檢查、清點上架工作，并配合數字化公司對各類檔案進行掃描掛接。

5 評估材料的整編

根據《水利檔案工作規范化管理綜合評估標準》，對備查材料里面要求的有關文件、總結、記錄等憑證性材料，以及全宗介紹、各類別檔案目錄、各類檔案制度與辦法等材料整編成冊，以備評估專家小組查閱考評。

6 水利檔案工作規范化管理綜合評估會

2018年1月15日至16日，漢江集團公司水利檔案工作規范化管理綜合評估會召開，由水利系統及湖北省檔案館的7位專家組成的評審組對漢江集團公司檔案工作規范化管理進行了審核評估，同意漢江集團公司檔案工作規范化管理評審通過一級等級標準。

7 結語

通過水利檔案工作規范化管理評估，使漢江集團檔案管理工作上了一個新的臺階。漢江集團檔案館將按照專家組提出的工作要求，對相關檔案工作進行積極整改，提高全員檔案意識，落實規范化管理的長效機制和人才隊伍的培養，使漢江集團公司檔案管理工作提升到新的水平。