住房保障檔案管理存在的問題及對(duì)策

摘 要：隨著房地產(chǎn)的發(fā)展，保障性住房已成為一個(gè)事業(yè)體系在運(yùn)行，出現(xiàn)了很多住房保障檔案資料，檔案管理在實(shí)際操作過程中顯得越發(fā)重要。然而，在實(shí)際的住房保障檔案管理中，檔案資料是異常凌亂的，上級(jí)并不重視檔案的管理，對(duì)檔案管理在認(rèn)知上也存在一些錯(cuò)誤，本文分析了住房保障檔案管理存在的問題，并給出了一些解決對(duì)策，希望能為從事檔案管理的人員提供有效地幫助。

關(guān)鍵詞：住房保障；檔案管理；問題及對(duì)策

隨著住房保障政策在全國(guó)各地的普及，各地政府越來越重視人民的住房保障。截止到目前，我國(guó)建設(shè)的保障性住房數(shù)以千萬計(jì)，形成了大量的檔案資料，檔案的管理在此時(shí)顯得尤為重要。對(duì)于檔案管理中現(xiàn)存的問題要引起重視，同時(shí)要結(jié)合實(shí)際找到解決問題的對(duì)策，爭(zhēng)取可以科學(xué)的管理住房保障檔案資料。

1 住房保障檔案管理中存在的問題

1.1 不重視檔案管理

政府出臺(tái)的保障性住房政策大部分是針對(duì)工程建設(shè)、專項(xiàng)資金籌措、撥付、管理和相關(guān)優(yōu)惠政策，公租房的分配等。政府的出發(fā)點(diǎn)是保證房屋質(zhì)量問題，保障性住房專項(xiàng)資金安全問題，保證中低收入無房家庭住有所居，卻忽略對(duì)保障性住房后期檔案資料的管理，導(dǎo)致現(xiàn)在的檔案資料非?；靵y，有些文件中數(shù)據(jù)是后期補(bǔ)做的，有些文件寫的很凌亂，甚至有些檔案已丟失，完全找不到對(duì)應(yīng)的信息，漸漸就形成了一個(gè)非常惡性的循環(huán)。檔案信息無法同步住房保障的政策，對(duì)保障性住房的后期管理工作的展開也有不好的影響。

開發(fā)商對(duì)代建的保障性住房項(xiàng)目檔案管理這塊也不重視，存放檔案的辦公室一般在一些偏僻、沒有攝像頭管控的位置，管理這些檔案的工作人員都是一些無管理經(jīng)驗(yàn)者，不知道檔案的重要性，也不知道文檔要如何管理，更別說進(jìn)行保護(hù)了，導(dǎo)致很多的檔案丟失，在冊(cè)的檔案也有很多被損壞，后期要再找出這些資料的時(shí)候也就是一堆廢紙，完全失去了檔案存檔的意義。

我們知道，房子存在的意義就是為了解決人民的住房問題，政府對(duì)房地產(chǎn)有更多的調(diào)控政策，建設(shè)了更多的保障房來解決中低收入家庭的住房問題，也遏制一些炒房客抬高房?jī)r(jià)。各大城市各級(jí)政府都在發(fā)力，制定更加符合大眾的政策，爭(zhēng)取做到真真切切的為人民服務(wù)。這一點(diǎn)，值得我們大家肯定，然而這些利好政策下對(duì)應(yīng)的憑證被大家忽略了，比如歷年公租房搖號(hào)現(xiàn)場(chǎng)的視頻相關(guān)部門沒有存檔，很多資料都是隨意放置，后期就找不到了，最終也無法反過來查證，從而引起一些沒必要的糾紛。

1.2 缺乏對(duì)住房保障檔案管理的深度理解

當(dāng)今社會(huì)，人們意識(shí)到房子的重要性，它是一個(gè)家的象征，同時(shí)也感受到房子帶來的壓力。國(guó)家的保障性住房政策解決了很多中低收入無房家庭的大難題，很多的住房檔案也出現(xiàn)了，檔案管理者要意識(shí)到檔案的重要性，因?yàn)檫@些檔案上的資料，很多家庭才有資格去享受這些待遇，一旦資料丟失，后期就無法查證，會(huì)給大家引起不必要的麻煩。所以，檔案管理者這一工作是非常重要的，從事檔案管理的工作人員要意識(shí)到其中的利害關(guān)系，認(rèn)真對(duì)待提交的檔案，并及時(shí)整理歸類。

1.3 缺乏檔案管理平臺(tái)

很多城市現(xiàn)有的住房檔案管理工作都是由一些業(yè)務(wù)部門直接管理，而業(yè)務(wù)本身的工作是很繁忙的，很容易就忘記這些文件，最終的后果是檔案資料沒有及時(shí)歸類，無法進(jìn)行查找。出現(xiàn)檔案丟失或損壞問題后，各個(gè)部門都相互推脫，拒絕承擔(dān)責(zé)任，影響住房保障工作的正常推進(jìn)。

2 解決問題的對(duì)策

2.1 重視住房保障檔案管理工作

在住房保障建設(shè)下，不僅要抓工程建設(shè)、保障性房屋管控政策，還要將重心放在住房保障的檔案管理上。從領(lǐng)導(dǎo)層開始，就要有加強(qiáng)檔案管理的意識(shí)，然后一步一步向下推進(jìn)，發(fā)揮大家的主觀能動(dòng)性，讓更多的人都意識(shí)到住房保障檔案管理工作的重要性，并且參與進(jìn)來，做好檔案的分類管理，保證檔案信息的正確性和完整性。考慮到住房保障這一政策的長(zhǎng)期發(fā)展，我們?cè)谡砑堎|(zhì)檔案的基礎(chǔ)上，還要進(jìn)行電子備份，避免因?yàn)闀r(shí)間太久，檔案資料中的文字模糊不清或者損壞。紙質(zhì)版檔案要放在不易受潮的辦公室，并用鑰匙鎖起來，防止資料被盜；電子版檔案存放在電腦的固定位置，并設(shè)置密碼，定期也要對(duì)電子資料進(jìn)行備份，防止資料丟失和被盜。

2.2 完善住房保障檔案管理制度

隨著住房保障房的普及，一些城市已經(jīng)陸續(xù)出臺(tái)了一些專門針對(duì)住房保障的檔案管理制度，制度中明確給出了檔案管理中的相關(guān)要求，從多個(gè)方面規(guī)定了檔案歸類的注意事項(xiàng)，并要求對(duì)住房保障房源及檔案進(jìn)行仔細(xì)核對(duì)，保證在實(shí)際進(jìn)行住房保障檔案管理時(shí)工作者可以有明確的思路處理不同的檔案問題，也可以確保檔案資料的唯一性，有效的防止“一人多套”的現(xiàn)象出現(xiàn)。因住房保障牽涉方方面面，實(shí)際整理檔案資料時(shí)也會(huì)碰到無法處理的特殊案例，這就需要我們根據(jù)實(shí)際情況對(duì)待，并總結(jié)成有效的解決方案，完善住房保障管理制度，使住房保障檔案管理制度能更好為人民服務(wù)。

2.3 提升檔案管理工作者的管理水平

檔案管理的重要性已經(jīng)不言而喻了，在實(shí)際工作展開過程中，需要檔案管理工作者時(shí)時(shí)刻刻提升自己的管理水平。利用平時(shí)空余的時(shí)間，多看一些檔案管理類的書籍，從主觀上提升自我管理能力。同時(shí)，部門也可以成立一些學(xué)習(xí)小組，不僅僅是學(xué)習(xí)課本上的理論知識(shí)，還要進(jìn)行電腦技術(shù)實(shí)操演練，互動(dòng)學(xué)習(xí)，甚至可以舉行對(duì)應(yīng)的競(jìng)賽，給大家一些物質(zhì)上的獎(jiǎng)勵(lì)，激發(fā)大家學(xué)習(xí)檔案管理的積極性，從客觀上提供檔案管理的水平。

2.4 建立專門的住房保障檔案管理系統(tǒng)

在實(shí)際檔案管理過程中，我們不能依靠某個(gè)人去管理，而是要明確職能，將檔案資料固定化，由專門的系統(tǒng)去規(guī)定檔案存放的位置和狀態(tài)。因?yàn)槿说牟淮_定是非常大的，在實(shí)際工作過程中，人員離職是很常見的，我們不能因?yàn)槟硞€(gè)檔案管理工作者的離開而影響檔案的存放質(zhì)量，甚至找不到檔案相關(guān)的信息，從而引起爭(zhēng)論。因此，建立專門的檔案管理系統(tǒng)是非常有必要的，在系統(tǒng)中，需要對(duì)檔案資料進(jìn)行具體的分類，每個(gè)部分的內(nèi)容都有對(duì)應(yīng)的位置，從檔案管理系統(tǒng)類別以及資料歸檔等方面，對(duì)每一個(gè)檔案管理工作者進(jìn)行培訓(xùn)，讓他們學(xué)會(huì)區(qū)分資料類型及對(duì)應(yīng)在系統(tǒng)的位置。實(shí)際工作中，檔案管理員只需要將每個(gè)檔案不同的內(nèi)容放到對(duì)應(yīng)的位置，就可以保證整個(gè)檔案的完整性，不會(huì)因?yàn)槿藛T流失而導(dǎo)致資料不齊全，也提高了住房保障檔案管理的效率。

3 結(jié)語

在住房保障政策的發(fā)展下，我們不僅要注重前期的住房質(zhì)量及購(gòu)房制度的制定，也要重視住房保障檔案的管理，組織檔案管理工作者學(xué)習(xí)檔案管理技能，提升檔案管理工作者的管理能力，完善住房保障檔案管理制度，建立專門的住房保障檔案管理系統(tǒng)，利用先進(jìn)的技術(shù)去管理檔案資料，讓檔案資料更加完善、更加準(zhǔn)確，促進(jìn)住房保障這一政策更好的推進(jìn)。

參考文獻(xiàn)

[1]劉友海.淺談城鎮(zhèn)保障性住房建設(shè)檔案管理方面存在的問題及對(duì)策[J].中國(guó)高新區(qū)，2018（08）：241-242.

[2]陳海燕.如何做好住房保障檔案管理工作[J].中國(guó)房地產(chǎn)，2016（28）：30-32.

[3]施偉華.住房保障檔案信息化管理工作探討[J].住宅科技，2012，32（09）：55-57.

[4]王云慶，陳建.對(duì)我國(guó)城鎮(zhèn)住房保障檔案管理若干問題的思考[J].檔案與建設(shè)，2012（07）：18-20+63.

作者簡(jiǎn)介

何君（1981-），男，邵陽(yáng)市，漢，邵陽(yáng)市住房保障服務(wù)中心，現(xiàn)為專業(yè)技術(shù)崗位十三級(jí)檔案管理員。