芻議如何規范社保檔案管理工作

摘 要：社保檔案中詳細記錄著參保人的基本信息與社保繳納情況，保障社保檔案信息的良好儲存與及時更新就是保障參保人的基本權益，因為在發生權益糾紛時，社保檔案中記錄的信息可作為向司法提供的有力憑證，從而確保糾紛通過合理公正的途徑得到化解。社保檔案的管理工作是我國社會保險體系的重要一環，與社會良好秩序的構建以及和諧環境的營造息息相關。本文對規范社保檔案管理工作的重要性，該項工作在現階段開展過程中尚存在的問題以及實現社保檔案科學管理的方法思路進行了簡要介紹，希望拋磚引玉，為檔案管理工作者提供一些建議和參考。

關鍵詞：社保；檔案；規范管理

隨著國民經濟發展進入新時期，人民群眾思想素質和生活水平得到了顯著提高，與此同時，包含社保檔案管理在內，我國社保體系規范化制度所承擔的責任和義務越來越重要。社保檔案管理工作應本著為人民群眾和社會和諧穩定負責的態度，與時俱進，開創新的管理模式，制定更加高效、規范的管理方法，從而進一步滿足國家和社會發展的需求。因此，相關政策的制定者以及社保檔案管理工作者應從實際出發，實事求是地認清現階段工作中尚存在的缺點和不足，以身作則地深入開展社保檔案管理的規范化工作。只有這樣，社保體系才能更加平穩、高效地運行，才能為國家的繁榮與發展切實地做出貢獻，才能使每一位參保人的切身利益得到保障。由此可見，制定科學合理的管理制度，進一步優化和改進社保檔案管理工作，使之更加的規范合理是當務之急，這一舉措的順利施行關乎國家和人民的基本利益，所以應該得到足夠的重視。

1 規范社保檔案管理工作的重要性

社保檔案的管理工作是整個社保體系正常運行所不可或缺的重要環節，使社保檔案管理工作更加的規范化、合理化、透明化，有助于社保參與者的各項權益得到保障，同時，一旦發生利益糾紛或其他矛盾時，社保檔案中記錄的信息能夠作為有效的證據和憑證，從而確保在問題的解決過程中，司法公正以及社會正義得到有力的伸張。與此同時，推進我國社保保險檔案管理的規范化進程，可以提高社保檔案資源的利用率，使檔案信息的設立、更新、查找的速度得到提升，使社保檔案管理工作者的業務能力及綜合素養得到提升，最終達到提高社保檔案信息的更新率、準確率，促進我國社保體系平穩、有序運行的目的[1]。

由于我國的人口基數大，參與社保的人員數量巨大，這就使得我國社保檔案資源同樣擁有著巨大的體量，社保檔案因詳細記錄著參保人的繳納情況以及其他基本信息，順理成章地成為了我國信息數據資源的重要組成部分。社保檔案內容繁雜、數量龐大，但與此同時也蘊藏著巨大的分析價值，結合互聯網技術對這些內容進行大數據挖掘，就能夠從中萃取出有重要價值的信息，從而為決策者體察民情，制定科學合理的制度與決策提供第一手參考。提升我國社保檔案管理工作的規范化程度，是確保這一機制順利運行的先決條件，從長遠角度講，也是鞏固我國福利建設成果，促進社會長治久安、和諧發展的重要保障。

2 社保檔案管理工作現存的問題

不容否認的是，現階段我國在開展社保檔案管理工作的過程中仍存在這樣或那樣的問題，從而阻礙了管理效率與效果的進一步提升。一線社保檔案管理工作者對本職工作缺乏重視，在檔案信息的收集、記錄、整理、歸納過程中未嚴格遵循相關工作制度，從而使得檔案管理工作效率低下，檔案信息資源無法得到充分利用，進而造成了人力資源與社會無形資源的浪費。因此，加強社保檔案管理規范化程度，首先要以人為本，加強工作主體，即處于社保檔案管理第一線的具體操作者的知識技能以及綜合素質的培養。其次，在社保檔案管理工作進行的過程中，應該喚醒相關工作人員的服務意識、主動意識和積極性，從而改進檔案管理流程和社保服務流程。

除了作為社保檔案管理工作開展主體的相關從業人員外，一部分客觀因素的制約以及資源投入不足也導致了該項工作在流程和效果層面均存在缺陷與不足。首先，我國現行的社會保險制度所包含的保險種類同發達國家相比缺乏個性化以及多樣性，無法滿足不同從業者對保險種類的多樣化需求。與此同時，雖然目前計算機信息技術已經在社保檔案管理工作的開展過程中得到了廣泛的應用，但是軟件與硬件的技術更新相對遲緩，相關從業人員培訓滯后，諸如大數據挖掘、機器學習等最先進技術的落實與應用進程緩慢。這些缺點與不足都在一定程度上阻礙了社保檔案管理工作的規范化進程，同時削弱我國社保體系良性運轉的革新力度。

3 規范社保檔案管理工作的途徑

社保檔案的起點在于參保人基本信息、社保繳納情況等相關信息的收集、采納和記錄，因此該過程也是社保檔案管理工作開展的基礎，沒有參保人完整的信息記錄，那么社保檔案的規范化管理也就無從談起。因此，規范檔案管理，首先應規范信息的采集流程，通過將工作目標具體化，有針對性地參與到社保信息采集的過程中去，能夠顯著地提高資料信息的準確性與完整性，同時使執行效率得到進一步提高。在社保信息采集過程中的每個步驟節點都做好詳細記錄，方便在出現差錯時進行回溯和責任追查，從而使參保人相關資料的獲取過程更加高效、規范[2]。堅決按照相關的檔案管理制度對檔案信息進行周期性整理與歸納，在避免檔案信息管理胡亂、信息丟失的同時，有效地避免了社保檔案材料的積壓，保障檔案信息的查詢、調取工作得以順利進行。同時，應加強社保檔案管理工作的信息化程度，使檔案信息的安全性、有效性得到保障，使社保檔案管理工作的規范化進程得到進一步推進。

4 總結

社保檔案中詳盡記錄著參保人的社保繳納情況以及其他基本信息，因此與參保人的切身利益息息相關，此外，在發生矛盾糾紛時，社保檔案中保存的信息將作為確保司法流程順利、公正開展的重要參考。所以，本著為社會穩定和諧與長治久安負責的態度，著力開展社保檔案管理的規范化工作變得尤為重要。通過優化檔案管理流程，健全檔案審查核對制度，提升檔案管理工作者的綜合素養，多管齊下，將為順利、有序地開展社保檔案管理的規范化工作提供有力的保障。與此同時，數字化、信息化技術的運用也將為社保檔案的規范化管理提供了新途徑、新思路。

參考文獻

[1]周強.探究社保檔案管理問題及解決[J].赤子（上中旬），2015（01）：154.

[2]寧婧.社保檔案管理制度的建立與完善思路構建[J].中小企業管理與科技（上旬刊），2014（05）：65-66.

作者簡介

賀隴蘭（1973-），女，漢族，陜西寶雞，大專，助理館員，隴縣城鄉居民社會養老保險管理中心，研究方向：檔案管理。