淺析電子檔案的歸檔和管理模式

崔永亮

摘 要：隨社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，促進各個行業(yè)的發(fā)展速度也在不斷提高，而各個企業(yè)在實際發(fā)展的過程中，都會涉及到大量的信息和數(shù)據(jù)，在這樣的情況下，就需要企業(yè)相關(guān)部門和工作人員提高對電子檔案管理工作的重視程度，還需要采取科學(xué)合理的措施，保證能夠?qū)﹄娮訖n案進行歸檔，但為了能夠滿足時代發(fā)展的需求和標(biāo)準(zhǔn)，就需要積極采取先進化的電子檔案管理模式，保證能夠提高管理工作的水平，從而保障能夠滿足時代發(fā)展的需求和標(biāo)準(zhǔn)。因此，本文主要針對電子檔案歸檔和電子檔案管理的新模式進行分析，并提出科學(xué)合理的建議。

關(guān)鍵詞：電子檔案；歸檔；管理模式

在實際發(fā)展的過程中，電子檔案歸檔和電子檔案管理工作對其具有重要作用和意義，但依照相關(guān)調(diào)查數(shù)據(jù)顯示，當(dāng)前大部分企業(yè)在實際開展電子檔案歸檔和電子檔案管理工作的過程中，普遍都會采取傳統(tǒng)管理形式，這樣就會導(dǎo)致管理工作中經(jīng)常會出現(xiàn)一些較嚴(yán)重的問題，所以，在這樣的情況下，就需要相關(guān)工作人員提高對其的重視程度，并積極采取先進化的管理模式，通過這樣的形式，不僅能夠加強電子檔案管理工作的水平，還能夠滿足時代發(fā)展的需求和標(biāo)準(zhǔn)，從而保障能夠為企業(yè)的發(fā)展奠定一個堅實的基礎(chǔ)。

1 電子檔案和檔案管理是檔案管理工作發(fā)展的新階段

1.1 采取現(xiàn)代化辦公設(shè)備

對于電子檔案來說，主要是實現(xiàn)辦公自動化和管理自動化的目標(biāo)，并將計算機系統(tǒng)內(nèi)部的數(shù)據(jù)進行存儲，從而打破傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理工作的形式。而電子檔案與傳統(tǒng)檔案之間相比存在較大的差距，對于電子檔案歸檔和檔案管理工作來說，追要具備以下幾個方面的特點：第一，電子檔案需要通過計算機現(xiàn)代設(shè)備對其進行閱讀和利用。第二，對于電子檔案檔案來說，能夠直接對相關(guān)數(shù)據(jù)和信息進行閱讀。第三，在運用電子檔案檔案的過程中，能夠?qū)崿F(xiàn)共享的目標(biāo)。第四，電子檔案檔案保存要求與紙質(zhì)檔案保存方式不同。所以，在實際運用電子檔案和電子檔案管理工作的過程中，必須要通過現(xiàn)代化設(shè)備才能夠完成，從而保證能夠滿足時代發(fā)展的需求和標(biāo)準(zhǔn)。

1.2 對于傳統(tǒng)檔案管理工作造成的影響

第一，電子檔案對檔案業(yè)務(wù)管理工作造成的影響。開展傳統(tǒng)檔案管理工作的過程中，主要是紙質(zhì)檔案形式，但在運用計算機設(shè)備之后，就能夠直接存儲到磁盤中，還能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)共享的目標(biāo)。第二，電子檔案信息與載體具備分離性的特點，而我國當(dāng)前電子檔案在實際發(fā)展的環(huán)境下，檔案的形式和內(nèi)容都發(fā)生了非常嚴(yán)重的變化，能夠?qū)倓訉ο嚓P(guān)信息和數(shù)據(jù)進行整理，從而保證能夠滿足用戶的需求和標(biāo)準(zhǔn)。第三，電子檔案自身具備較強的保存價值，并且其自身具備特殊性的特點，相關(guān)保管方式也非常簡便，從而保證能夠滿足時代發(fā)展的需求和標(biāo)準(zhǔn)。第四，電子檔案還會對其自身的屬性造成影響，而辦公自動化系統(tǒng)在實際運行的過程中，能夠隨時對電子檔案進行復(fù)制。第五，電子檔案還會對檔案來源的原則造成影響。第六，電子檔案在實際運用的過程中，還會對檔案自身的理論和理念造成影響，從而造成其自身的理念發(fā)生較大的變化。

2 我國當(dāng)前電子檔案歸檔和電子檔案管理工作的現(xiàn)狀

2.1 電子檔案與電子檔案認識不統(tǒng)一

依照相關(guān)調(diào)查數(shù)據(jù)顯示，我國當(dāng)前大部分人們對于檔案和檔案的認識都存在差異性的特點，而一些檔案部門由于傳統(tǒng)檔案與檔案之間存在較大的差距，這樣就會限制人們對檔案和檔案的認識。

2.2 缺乏標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的特點

在實際開展檔案信息管理工作的過程中，必須要保證其自身具備規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的特點。但經(jīng)常會遭受到傳統(tǒng)理念的影響，這樣就會導(dǎo)致自動化工作不能夠?qū)崿F(xiàn)統(tǒng)一的目標(biāo)。另外，對于檔案技術(shù)的標(biāo)準(zhǔn)來說，也不能夠站在計算機處理技術(shù)的角度進行考慮，從而導(dǎo)致相關(guān)檔案整理工作不能夠滿足相關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)。

2.3 檔案信息管理工作人員自身綜合素質(zhì)較差

想要保證電子歸檔工作的順利開展，就必須要完善檔案管理工作，但在實際開展檔案信息管理工作的過程中，必須要保證工作人員自身具備專業(yè)化的水平與綜合素質(zhì)，確保能夠符合相關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)。但依照相關(guān)調(diào)查數(shù)據(jù)顯示，我國當(dāng)前大部分檔案部門在實際開展檔案信息管理工作的過程中，管理工作人員自身的專業(yè)水平與綜合素質(zhì)都較差，在這樣的情況下，就不能夠?qū)ο冗M化的辦公設(shè)備進行科學(xué)合理的操作，從而導(dǎo)致不能夠充分發(fā)揮其自身的作用和價值。

3 電子檔案歸檔和電子檔案管理新模式的研究

3.1 電子檔案歸檔方式和途徑的選擇

首先，對于兩套制的歸檔方式來說，由于電子檔案和信息技術(shù)自身存在不穩(wěn)定性的問題，而電子檔案具備易修改的特點，所以，在這樣的情況下，就需要將一些比較重要的檔案進行拷貝，從而保證數(shù)據(jù)的安全性。而我國當(dāng)前大部分檔案部門在運用電子檔案歸檔性的過程中，普遍都會采取雙套制的形式，從而保證能夠滿足時代發(fā)展的需求和標(biāo)準(zhǔn)。其次，對于網(wǎng)絡(luò)移交的歸檔方式來說，與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理形式存在較大的差距，能夠避免數(shù)據(jù)出現(xiàn)丟失的問題和現(xiàn)象，并且還能夠加強數(shù)據(jù)自身的安全性。另外，在實際運用網(wǎng)絡(luò)移交歸檔方式的過程中，主要可以通過計算機信息管理網(wǎng)和電子檔案信息匯集點兩種形式。所以，在實際開展電子檔案歸檔工作的過程中，必須要采取科學(xué)合理的歸檔方式，避免外界環(huán)境因素對數(shù)據(jù)的安全性造成影響，從而保證能夠滿足時代發(fā)展的需求和標(biāo)準(zhǔn)。

3.2 電子檔案歸檔的注意事項

第一，在實際開展電子檔案歸檔工作的過程中，必須要保證數(shù)據(jù)具備真實性的額特點，確保能夠滿足相關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)。第二，在實際開展電子檔案歸檔工作的過程中，還需要保證數(shù)據(jù)具備完整性的特點，而對于完整性來說，主要分為收集和電子檔案信息的完整性，從而保證相關(guān)檔案和數(shù)據(jù)都具備完整性的特點。所以，完整性對于電子檔案自身的價值具有重要作用和意義，相關(guān)部門和工作人員必須要提高對其的重視程度，還需要采取科學(xué)合理的防護措施，從而避免對電子檔案自身的完整性造成影響。第三，電子檔案在實際開展歸檔工作的過程中，還需要依照相關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，保證電子檔案的格式具備統(tǒng)一性的特點，從而進一步保障電子檔案的規(guī)范性。第四，電子檔案在實際傳輸?shù)倪^程中，必須要保證能夠?qū)ζ溥M行科學(xué)合理的處理，從而保證能加強電子檔案自身的可讀性。

4 完善電子檔案歸檔和電子檔案管理工作的建議

依照相關(guān)調(diào)查數(shù)據(jù)顯示，我國當(dāng)前大部分檔案部門在實際開展電子檔案歸檔和檔子檔案管理工作的過程中，還是會存在一些較嚴(yán)重的問題，在這樣的情況下，就必須要滿足以下幾個方面的需求和標(biāo)準(zhǔn)：第一，在實際開展檔案管理工作的過程中，需要依照實際狀況和特點，保證能夠?qū)ζ?進行科學(xué)合理的規(guī)劃。第二，還需要采取先進化的技術(shù)，保證能夠?qū)?shù)據(jù)進行維護。第三，必須要保證電子檔案能夠?qū)崿F(xiàn)統(tǒng)一管理的目標(biāo)。第四，還需要加強工作人員自身的專業(yè)水平與綜合素質(zhì)，從而保障能夠為檔案管理工作的開展奠定一個堅實的基礎(chǔ)。

5 結(jié)論

綜合上文所述，我國當(dāng)前社會經(jīng)濟的發(fā)展速度較快，電子檔案歸檔和電子檔案管理工作對各個行業(yè)的發(fā)展都具有重要作用和意義，所以，在這樣的情況下，就需要相關(guān)部門和工作人員提高對其的重視程度，并積極采取先進化的管理形式，最終保障能夠滿足時代發(fā)展的需求和標(biāo)準(zhǔn)。

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