關于公共管理檔案數字化建設和服務的研究

酈俊成

摘要：隨著社會發展，各類信息傳遞與變化，檔案管理在其中起到了越來越重要的作用，并且，在公共管理改革及服務發展的大環境下，檔案用戶也對檔案的查找、使用等各方面服務提出更高要求，如何加強公共管理數字化建設，提高其服務效率與水平，也成為檔案領域工作人員需不斷探索的課題。本文從公共管理和檔案建設、服務之間的關系出發，分析其現狀，并試圖提出相應措施。

關鍵詞：公共管理；檔案數字化建設；服務

在單位中，人事檔案是事關工作業績、個人升遷的憑證，也是領導決策的依據，在公共管理領域，檔案是一個地域歷史面貌的還原，因此，不管對于公眾還是個人，檔案管理工作都至關重要。為公眾提供檔案服務，實現檔案服務的社會化，提高服務水平，能讓人們更了解城市文化底蘊，有利于城市發展與建設。

1公共管理和檔案的關系

公共管理的服務對象是社會大眾，通過優秀的服務質量，盡可能滿足大眾需求。檔案管理，則是管理部門為滿足檔案用戶的需要，將各類檔案信息進行整理，方便查找，以便于檔案用戶的使用。隨著檔案管理意識的不斷提高，城市公共管理檔案的工具、社會、經濟價值越來越引起人們的重視。人們在對以往公共檔案的查詢、利用中，逐漸認識城市文化、熟悉城市資源、找尋城市記憶，不斷讓自己的認知得以提高，需求得以滿足。

檔案服務的范圍和效能，又隨著互聯網技術的發展而不斷提高，可以說，網絡技術為公共管理檔案服務帶來了巨大的革新，數字化建設也成為了各檔案館的必備建設。一方面，各種新技術、新設備的使用，能極大的打破時空限制，加大檔案內容的容量，加快檔案查詢速度；另一方面，利用網絡平臺建設，也可以充分發揮技術優勢，開拓新型服務，促進檔案的多元化利用，為檔案用戶帶來進一步的便利。

因此，公共管理與檔案的管理建設有著密不可分的聯系，加強檔案數字化建設，能提高服務效能，拓展服務項目，進一步促進公共管理檔案發揮自身價值，提高服務水平。

2公共管理檔案服務現狀

就目前來說，我國的公共管理檔案服務由于其公益性與權威性，多為各省市、區政府相關部門建立，有其不可替代性，缺乏競爭，或者可以說基本處于壟斷地位。多數檔案服務缺乏一定的服務標準，導致許多管理人員責任心不強，服務態度不佳，工作效率低下，管理部門內部的資源浪費等。同時，人們獲得的檔案管理信息并不對等，也就導致無法對檔案管理服務進行有效監督。檔案服務在缺乏內部的激勵機制，又缺乏外部的監督、競爭機制的情況下，便容易變得缺乏創新、服務質量受限，并最終限制了該項服務事業的發展。

雖然近年來的網絡技術飛速發展，各行各業，包括公共管理檔案服務，都看到了網絡科技帶來的效益，紛紛將網絡引入服務建設中，但仍存在發展不平衡的情況，特別是一些偏遠地區，信息化水平不高，檔案管理資金投入有限，導致檔案公共服務數字化建設不足，管理手段仍較為落后。也有不少機構，雖然用了較為先進的管理系統，卻并不適用于檔案管理，不能及時將各類信息歸檔，對檔案的意義、作用認識不足，并且，相關軟件開發不足，也限制了檔案管理信息化的發展。

3加強數字化建設及提高服務水平的措施

3.1引入競爭機制

檔案館內部需引入競爭機制，設立有效的激勵機制，對工作人員的工作進行分類并設置一定的服務標準，納入績效考核，與人員的晉升、待遇等掛鉤，推動內部工作人員之間的競爭，促進個人通過不斷學習，提高自身專業素質，掌握先進的管理理念與知識。在同等級別以及不同等級的檔案部門，也需展開爭先評優的競爭，促進不同檔案部門之間相互學習，優勢互補，并能不斷發掘自身特色，借鑒其他部門的經驗，讓本部門不斷獲得發展。

3.2加強社會監督

檔案部門需立足于為公民服務的角度，努力讓自身服務能滿足社會大眾的需求，并需關注本部門人員成長，培養高素質員工隊伍，以提高核心競爭力，提升工作效率。同時，需加強社會公眾的外部監督，加強相關法規建設，發揮輿論監督的作用，讓檔案用戶能參與到服務監管中，以最終改善服務質量。

3.3加強數據庫建設和網站維護

不少檔案部門在引進信息化系統后，紛紛展開了數據庫建設，但對于平時不斷產生的新的信息還不能做到及時有效的整理、收錄。因此，仍需要加強數據庫建設和開發，由專人負責接收、整理、鑒別各類信息，并及時錄入數據庫，在數據庫中進行分門別類的收錄，便于用戶查詢。并需對網站定期維護和其中重要資料的必要備份，以保證網站的順暢運行，保證部分數據的私密性，以及網絡運行的安全性，避免病毒攻擊，防止部分機密檔案的流失、泄密，并能保護檔案資源的永久、真實的存在。

4小結

總之，公共管理檔案對城市建設、社會發展均起到重要作用，能通過讓用戶們有效的查找、利用而充分發揮檔案本身的價值。各地檔案管理部門均需要認真分析本部門服務現狀，結合最新的信息化技術，在引進先進管理服務系統的同時，還需要配備相應的技術人員，提高信息化建設，加強外部監督，努力為公眾提供優質的檔案服務。

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