關于現代信息技術對企業檔案管理的作用探討

摘 要：當前，我國科學技術日益發展，現代信息技術被廣泛應用于各企業的經營管理中。其在檔案管理工作中的應用，使檔案管理向信息化、現代化方向發展。因此本文針對現代信息技術對企業檔案管理作用、影響及具體優化策略展開了分析與探討。

關鍵詞：現代信息技術；企業；檔案管理

在信息時代背景下，現代信息技術的應用給企業的檔案管理工作帶來的機遇與挑戰并存。雖然信息技術對企業檔案管理工作起到了積極促進作用，但仍存在不足之處。因此必須重視對檔案管理方法的完善和優化，以此來保障檔案信息完整和準確，使其能夠為企業管理者的決策提供科學有效的依據。

1 現代信息技術對企業檔案管理的作用分析

大數據時代，信息資源對于提升企業的市場競爭力發揮著極為重要的作用。而檔案信息作為信息資源的重要組成部分，對于企業的發展尤為重要。由于傳統檔案管理模式的落后，已經無法滿足對現代檔案信息的需求。因現代信息技術具備成本低、檢索快、便于存儲、可靠性高等優勢被廣泛應用于企業的檔案管理工作中。具體表現在以下幾方面：

1）現代信息技術的應用改變了傳統采用紙質檔案管理的方式，而是以電子檔案的管理形態，檔案資料的編輯與存儲形式也發生了極大轉變，拓寬了檔案的利用范圍。

2）通過應用信息技術，有利于打破檔案資源利用的時空局限性，以更加高效的方式科學整合價值較高的資源。如通過實現檔案資源的共享進一步提高信息流通性，或是企業的管理層可以根據實際需求通過電子檔案隨時查閱相應的資料，以便為企業的發展制定更加科學的戰略決策。

3）傳統的檔案管理工作需要人工進行操作，其歸納和整理的過程尤為復雜。而信息技術的應用，有效簡化了檔案管理工作的內容。計算機系統能夠根據人們的實際需要，進一步改進和優化信息檢索與整理各部分內容。同時，借助信息技術能夠整合企業所有的檔案資料，構建一個內部數據庫，便于工作人員的查找和翻閱。

4）由于檔案管理的信息化，顯著提升的檔案管理工作的質量和效率，減少了檔案管理所用時間，檔案分類管理的自動化既節約了人力資源，又提升了分類的準確性，確保了企業信息資源的完整性，能夠為企業的經營決策及信息咨詢提供可靠參考。有效節約了企業在檔案管理方面的開支，適應時代的發展需求，有效提升了企業的競爭實力[1]。

2 現代信息技術對企業檔案管理的影響分析

1）傳統檔案管理理念受到沖擊。隨著現代信息技術的不斷普及和應用，對企業傳統的檔案管理模式造成了極大的沖擊。通過檔案管理的信息化，擴大了企業生產者的主動權，打破了傳統思維存在的局限性，有效簡化了檔案管理的工作流程，提高了工作效率。在實際工作中，要求檔案管理人員必須及時轉變管理理念，在確保檔案信息準確性的基礎上，進一步創新檔案管理工作形式。在這一過程中，要求檔案管理人員積極引進先進的信息技術，通過對傳統管理理念的改革和創新，促進企業檔案管理水平的提升。

2）檔案管理人員的綜合素質有待加強?，F代信息技術在企業檔案管理工作中的應用，對檔案管理人員的綜合素質提出了更高要求?，F階段，很多企業的檔案管理人員的綜合素質存在較大的差距，因此應根據管理人員的實際情況，對其進行結構重組，優化人力資源配置。而且當前很多檔案管理人員知識體系已經無法滿足時代發展的需求，由于管理理念落后，對檔案管理的信息化建設認識較為淺顯，沒有充分意識檔案管理信息化對于企業發展的重要意義。導致很多檔案管理人員無法熟練掌握新設備的正確操作流程，時常出現違規操作，不僅降低了檔案管理數據的準確性，還極有可能造成設備故障問題的出現。

3）檔案信息技術的共享性較差。受傳統檔案管理形式的長期影響，很多企業內部的各個管理部門依舊處于各自獨立狀態。由于缺乏統一的網絡結構體系，使得檔案管理部門無法及時將重要的數據信息傳輸到各個部門，導致數據信息共享性不高，影響了工作的順利進行。此外，因各部門工作性質不同，彼此之間缺乏溝通，對于重要數據信息向外共享的積極性較差，在某種程度上制約了企業檔案管理的信息化建設[2]。

4）對檔案管理技術與方法提出更高要求。與傳統檔案管理模式不同，現代信息技術擁有社會化、信息化等多種特點，其在檔案管理中的應用，使得數據的存儲方式發生了較大的改變，由于打破了時空上的限制，便于及時查找和使用檔案數據信息。因此，現代信息技術的應用，對檔案管理的技術與方法提出了更高的要求，需要進一步的完善和優化，提升信息數據的共享性。與此同時，要求企業加大對管理系統的研發和應用力度，以此來提升信息的準確性。

3 企業檔案管理信息化的具體優化策略

1）促進企業檔案管理理念的與時俱進。為了適應時代發展的需要，提高自身的市場競爭力。企業應合理應用現代信息技術，促進檔案管理工作的信息化建設。轉變傳統信息技術管理理念，以全新的檔案管理理念指導檔案管理工作。在實際工作中，要求檔案管理人員充分意識到現代信息技術對于檔案管理工作的重要作用，以先進的檔案管理理念開展檔案室管理工作，實現新時期下檔案管理模式的規范化、正規化。

2）提升檔案管理人員的綜合素質。檔案管理人員自身素質水平的高低直接影響著檔案管理工作的質量和效率。因此企業必須重視檔案管理人員綜合素質的提升。一方面，在招聘檔案管理人才的過程中，杜絕徇私舞弊行為，必須嚴格按照招聘人才的標準執行，要求所聘用的人才必須持證才能上崗，而且還要具備一定的計算機操作能力。另一方面，企業要定期組織對在職檔案管理人員的培訓教育活動。通過更新其原有的知識結構體系，促進其專業水平的提升。同時，企業要結合自身的實際運營情況，開展對檔案管理人員的集中化訓練，充分調動其學習的積極性和主動性，發揮持續教育機制的作用，進而促進檔案管理人員綜合素質的提升。此外，企業還應加強各部門與檔案管理部門的溝通合作，促進檔案管理資源的科學整合，進一步促進檔案信息資源共享性的提高。這有利于激發檔案管理人員的創新思維，通過對檔案管理數據的及時更新，為檔案管理工作的順利開展提供了保障[3]。

3）優化企業檔案管理工作所需的硬件設施。首先，企業應加大對檔案管理硬件設施的資金投入力度，積極引進先進的設備，為新時期下企業檔案管理工作的有序開展提供硬件上的支持和保障。其次，定期完善和優化檔案管理工作設備，認真做好檔案資料的存儲、復印等工作，防止檔案數據信息存在失誤。再次，提高檔案管理人員對于各種硬件設施及管理技術的操作水平，使其能夠熟練掌握各項檔案管理工作的操作流程，并確保操作的規范性。最后，企業應實時關注國內外信息技術的發展動態，及時引進先進信息技術并運用到檔案管理工作中，為檔案管理工作的高效運作提供技術上的保障，進一步促進檔案管理信息化建設。

4）健全和完善企業檔案管理機制。由于檔案管理信息化建設需要經過較長的時間才能完成，因此企業必須建立健全科學合理的檔案管理機制，只有這樣才能實現對電子檔案的有效控制與檔案信息化管理的進一步優化。由于以往的檔案管理模式存在不足之處，使得信息準確率不高、卷宗質量相對較差，各個檔案著錄細則欠缺兼容性等問題凸顯。因此針對上述問題，進一步加大檔案信息化建設力度，有效提升資源的利用率。還應根據企業經營的實際情況，優化檔案管理流程，促進檔案管理機制更加規范化、標準化、科學化。

4 總結

綜上所述，隨著現代信息技術的進步，推動了企業檔案管理信息化建設步伐。信息技術在企業檔案管理工作中的應用，發揮著積極的促進作用。但這一過程中存在一定問題，要求企業通過轉變檔案管理理念，提升檔案管理人員的綜合素質、優化硬件設施及健全企業檔案管理機制，為企業的可持續發展助力。

參考文獻

[1]陳燕女.現代信息技術對企業檔案管理的影響和對策[J].科技經濟導刊，2018，26（10）：21.

[2]王肖.現代信息技術對企業檔案管理的影響及優化策略[J].城建檔案，2017（07）：30-31.

[3]張紅星.現代信息技術對企業檔案管理的影響及對策探索[J].辦公室業務，2017（02）：79.

作者簡介

李鋒（1971-），女，甘肅慶陽人，大專，助理工程師，研究方向：企業建設項目檔案管理。