事業單位檔案管理相關問題探析

高國瑞

摘 要：檔案管理在事業單位中是非常重要的一部分，是各項工作有效開展的依據和基礎。隨著現代信息化不斷發展，事業單位的檔案管理也必須進行自我管理的完善。本文結合對事業單位檔案管理的特點分析，就目前的管理現狀作了介紹。并在最后給出了優化檔案管理的幾點建議，以供參考。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；收集；現狀；措施

事業單位作為公共服務機構，日常工作中涉及到的信息都與國家的重要規劃，政策及機密有關系，所以必須重視自身的工作制度建設。這就要求事業單位必須將自身的工作形成檔案加以嚴格的管理。隨著社會的不斷發展，事業單位也在進行著自身的工作創新。事業單位的檔案管理工作也要通過強化收集和保管，確保各個社會服務機構的信息資源能夠得到有效的保存，為后續工作的順利開展打下基礎。

1 事業單位檔案管理的特征

事業單位是國家的重要組織機構。事業單位承擔著社會政治以及經濟發展中重要社會服務的職責。在事業單位自身的工作中存在大量的檔案信息，很多都是涉及到國家機密或者是政策法規里的重要文件。事業單位必須加強對這類信息的嚴格保管，以防泄密。同時社會發展的各個行業中，大量的信息都匯集到事業單位。事業單位各服務機構必須為各行業的發展提供有效的信息保存，讓信息能夠有效的促進經濟效益的轉換，為國家和社會提供相應的信息查詢和借閱工作，提升我國的信息化管理水平。

2 事業單位當前的檔案管理現狀

2.1 檔案的收集工作效率較低

由于檔案室的工作不能為單位直接創造經濟利益，使得檔案室的工作得不到重視。工作人員在檔案收集上比較消極。同時檔案管理人員因為工作的需要而出現頻繁的流失和調崗，使得事業單位的材料管理不夠規范和嚴謹。事業單位正常工作開展中所發生的各類材料檔案，不能得到定期的收集和整理。很多材料出現了丟失現象而沒有具體人員進行補充監督。檔案材料得不到有效的收集，也就使得檔案管理失去了實際的意義。

2.2 檔案管理工作得不到重視

雖然國家也制定了相關的檔案管理辦法，但是在事業單位的檔案管理中相應的工作還是得不到足夠的重視。針對傳統的紙質檔案管理辦法，一直沒有得到改進，管理意識薄弱。特別是在當前市場競爭環境比較激烈的形態下，各單位機構都把主要的人力和物力集中到經濟建設中，而沒有將檔案管理工作作為一項重要的事物來對待。很多單位的檔案管理只是停留在簡單的抄抄寫寫上，檔案管理工作得不到創新，這就阻礙了事業單位的檔案管理質量和水平提升。

2.3 檔案管理專業人才匱乏

檔案管理工作應該需要專業的人員進行實施，因為答案管理不是想象的那么簡單，需要管理人員具備系統的答案管理知識。但是在實際的工作開展中，檔案人員都是兼職人員。他們一方面也不具備檔案管理的專業知識，沒法對整個檔案管理工作進行系統科學的規劃。另外檔案管理人員因為流動性比較大，使得檔案管理的熟練程度一直得不到提升。這類管理專業人才的缺乏使得檔案管理工作無法真正的落地，同時由于專業檔案管理人才的缺乏，也無法確保檔案管理工作有效的開展。

2.4 檔案管理手段缺乏先進性

隨著計算機信息技術的普及，檔案的信息管理工作逐漸的走向現代化和智能化。很多電子文檔已經完全取代了傳統的紙質檔案。但是從很多事業單位的檔案管理來看，一方面他們的管理系統功能比較落后，無法根據實際的要求進行系統的升級。在檔案的信息檢索、加密以及借閱等方面都不能很好的進行信息的管理。這不僅不利于檔案管理效率的提升，還會增加工作人員的實際檔案管理勞動量。所以說，針對檔案管理系統比較落后的問題，是非常不利于整個檔案管理長期的收集和有效保管利用。

3 提升事業單位檔案管理水平的幾點建議

3.1 重視對檔案的收集工作開展

檔案收集工作是檔案管理的第一步。檔案收集是否全面直接關系到整個檔案管理的后期管理效果。為此，事業單位必須根據各個模塊的檔案情況設定專人進行檔案的收集。對檔案進行定期的收集，讓分散的資料集中化。在檔案收集中對所有的檔案的完整性進行檢查，確保檔案資料的清晰性和實用價值。只有確保所有的檔案能夠得到定期的完整收理，才能有效地保障檔案管理后期工作的高效開展。

3.2 事業單位要加強對檔案管理工作的重視

首先要從管理層進行檔案管理的認識，以領導為核心，建立符合自身機構要求的檔案管理制度。從制度、資源以及政策上對檔案管理工作進行支持，滿足檔案管理各方面的實際要求。提升檔案管理的科學性和健全性。為檔案管理提供良好的物質條件和政策條件，同時要加強檔案管理工作的重要性宣傳。讓事業單位各級人員對檔案管理重要性形成一個清醒的認識。通過群策群力的形式來共同關注事業單位的檔案管理。

3.3 注重對檔案管理人員的專業水平提升

管理工作最終要靠管理人員去實施。所以事業單位必須注重對從事檔案管理人員的素質提升。讓他們明確自身的檔案管理職責。并為檔案管理人員提供各類檔案管理培訓，制定可行的培訓計劃。使檔案管理人員從理論和實踐上都得到專業的提升。從而確保事業單位的檔案管理工作得到實際的開展。另外，檔案管理人員的培訓還要注重其計算機操作水平上的培訓，讓他們適應當前的自動化辦公條件，靈活地進行檔案管理系統的操作。同時，事業單位還要加強對檔案管理人員的績效考核規劃，通過合理的薪酬制定來提升檔案管理人員的工作積極性。

3.4 不斷進行檔案管理系統的優化

在當前的信息化時代發展下，傳統管理模式中完全通過進行紙質檔案保存的形式已經落后。必須將檔案管理進現代化管理形式引入，借助計算機技術對檔案進行全面的管理。充分發揮計算機系統的功能，實現對檔案的檢索分類以及歸檔的電子操作手段。在檔案管理中進行信息化手段的應用，不僅能夠提升檔案管理的工作效率，還會充分調動員工的工作積極性。從而能夠真正的推動事業單位的檔案管理走向一個新的臺階。

3.5 加強對檔案管理資金的投入

在當前的科技時代中，各行業的發展已經越來越離不開計算機技術。將檔案管理與現在的信息化手段相結合，就必須要加強對檔案管理軟件的資金投入。使檔案管理軟件能夠隨著檔案管理需求的提升，不斷的進行升級和優化。并加強相關的硬件設備的配備，通過政府給予資金支持的形式，確保檔案管理硬件設備和軟件設備的改善。

3.6 重視對檔案的保密工作開展

事業單位的檔案很多都是涉及到國家政治以經濟發展的政策性機密信息。這就要求對事業單位的檔案管理，必須注重保密性。首先檔案室的建立必須嚴格按照國家的相關安全規定進行選址。同時對于檔案的借閱和歸，還要有明確的制度支撐。并通過安排專職人員進行管理的方法，確保檔案借閱保存的工作開展嚴謹性。強化對從事檔案管理人員的責任意識提升，讓我國的事業單位檔案管理能夠得到認真、持之以恒的實施。

4 結語

總而言之，檔案管理在事業單位的日常工作中非常重要。相關單位必須對檔案管理引起足夠的重視。加強對現有檔案管理現狀的分析，不斷地探索新的檔案管理辦法和管理系統。完善事業單位的檔案管理相關信息庫建設。強化檔案管理的各項制度和技術手段。并注重檔案管理人員的知識提升和專業素養提升。在實際的檔案管理工作中，不斷的進行新方法的探索。能夠為事業單位的工作開展提供有效的檔案管理服務。

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