淺議辦公室事務(wù)工作的精細(xì)化管理

張凡

摘 要：精細(xì)化管理是提升國有企業(yè)行政管理水平的有效途徑，也是鐵路施工企業(yè)提高施工質(zhì)量安全運行水平的有效后勤保障。本文聚焦鐵路工程公司辦公室事務(wù)性工作的精細(xì)化管理，梳理辦公室事務(wù)工作精細(xì)化管理的思路，分析提出高質(zhì)量發(fā)展時代辦公室事務(wù)工作精細(xì)化管理的路徑。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；辦公室；精細(xì)化管理；高質(zhì)量發(fā)展

精細(xì)化管理是公司運行的重要保障。對于公司來說，辦公室行政管理部門，精細(xì)化管理水平不僅是做好本部門工作的需要，也是保障公司高效運轉(zhuǎn)、提供可靠后勤保障的需要。不論是管理者還是普通員工，都要強化精細(xì)化管理意識，確保每項工作有章可循，形成標(biāo)準(zhǔn)化工作流程，為公司的發(fā)展提供一流的后勤服務(wù)保障。

1 精細(xì)化管理的主要內(nèi)涵和基本思路

“精細(xì)化”的思想在我國的傳統(tǒng)文化中有不少名人闡述。 “治玉石者，既琢之而復(fù)磨之；治之已精，而益求其精也。”這是朱熹關(guān)于精細(xì)化的思想； “不積畦步無以至千里，不積小流無以成江海” 是荀子的名言；“千里之堤，潰于蟻穴”是韓非子關(guān)于精細(xì)化的思想，古代思想名家均從不同角度有關(guān)于精細(xì)化思想的闡述。近代精細(xì)化管理的思想，源于發(fā)達國家全新的管理理念。現(xiàn)代化管理要求社會分工精細(xì)化以及服務(wù)質(zhì)量精細(xì)化，以便最大限度地降低管理成本，減少管理所占用的資源。汽車行業(yè)風(fēng)行的“精益化生產(chǎn)模式”，是現(xiàn)代意義上精細(xì)化管理的起源，其內(nèi)涵和要求，就是生產(chǎn)中的每道工序、每個環(huán)節(jié)，都要用精益求精的態(tài)度和認(rèn)真細(xì)致的方法，以最小的投入創(chuàng)造最大的價值。

當(dāng)今社會，精細(xì)化管理時代已經(jīng)來臨，并且從企業(yè)生產(chǎn)延伸到各個領(lǐng)域和方方面面。對于辦公室工作而言，精細(xì)化管理，就是以公司規(guī)章制度為基礎(chǔ)，圍繞提高服務(wù)保障水平，運用現(xiàn)代化的管理模式，對各項工作實行精細(xì)、準(zhǔn)確、快捷的規(guī)范與控制，建立標(biāo)準(zhǔn)化、制度化工作流程。新形勢下，將企業(yè)精細(xì)化管理理念融入辦公室日常工作和管理之中，是應(yīng)對國有企業(yè)發(fā)展新任務(wù)、新要求的必然要求，也是全面提升辦公室工作質(zhì)量和服務(wù)效能的有益嘗試。辦公室事務(wù)工作的精細(xì)化管理，最基本的特征就是注重細(xì)節(jié)、過程、質(zhì)量、效果各個方面，專注專業(yè)地做好每一件事、注重每一個細(xì)節(jié)，力求達到精益求精、效果最佳。

辦公室事務(wù)工作的精細(xì)化管理，基本的原則和思路是，要摒棄傳統(tǒng)的粗放式管理模式，以提高管理效能為基本目標(biāo)，用明確具體的、可量化的標(biāo)準(zhǔn)，來取代過去籠統(tǒng)模糊的管理要求，打破經(jīng)驗式管理模式。精細(xì)化管理強調(diào)每一個人都對工作負(fù)責(zé)，必須工作到位、盡職盡責(zé)，將每一項工作做細(xì)、做精，將管理的責(zé)任具體化、明確化、制度化。只有把辦公室事務(wù)工作精細(xì)化實施管理，才能達到一種滴水不漏的管理境界。

2 辦公室事務(wù)工作精細(xì)化管理的方向和重點

1）要在增強精細(xì)化意識上下功夫，提升隊伍專業(yè)素養(yǎng)。精細(xì)化管理首先要求每一位辦公室成員都要形成精細(xì)化管理意識，都要把重視細(xì)節(jié)作為基本的工作修養(yǎng)和工作態(tài)度，形成精細(xì)做事、嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致、一絲不茍的工作作風(fēng)。在具體工作中，一定要善于發(fā)現(xiàn)細(xì)節(jié)，做好“細(xì)”、“精”、“實”的文章，在關(guān)鍵點、銜接點上狠下功夫。一定要樹立起精益求精的工作態(tài)度，通過辦公室人員整體素質(zhì)的提升，保障精細(xì)化管理得到順利實施。辦公室人員必須加強學(xué)習(xí)，積累經(jīng)驗，政治素質(zhì)要過硬，工作責(zé)任感要強，辦事效率要提高，形成專業(yè)的知識和豐富的工作經(jīng)驗。一定要有任勞任怨、吃苦耐勞、無私奉獻的精神，把精細(xì)化管理要求落到實處。

2）要在規(guī)章制度建設(shè)上下功夫，建立科學(xué)的考核評議機制。推行辦公室精細(xì)化管理的核心是流程化、標(biāo)準(zhǔn)化。要立足崗位職責(zé)抓制度建設(shè)，立足管理薄弱環(huán)節(jié)抓制度建設(shè)，優(yōu)化工作流程，完善工作體系，要采取針對性措施，不斷提高服務(wù)效能。通過完善規(guī)章制度建設(shè)，形成高效有序的工作氛圍，避免人為因素，減少工作隨意性。注重抓好管理制度的落實，堅持按制度辦事，按制度管人，規(guī)范辦公室的事務(wù)管理和服務(wù)行為。要進一步建立健全考核評議機制，科學(xué)設(shè)定目標(biāo)體系，做到定量考核和定性考核相統(tǒng)一、綜合考核和專項考核相統(tǒng)一，實現(xiàn)考核公平公正。抓好考核結(jié)果運用，獎優(yōu)評先、職務(wù)晉升都要以考核結(jié)果為主要依據(jù)，考出工作動力、考出工作水平，考出服務(wù)效率，促進各項工作上水平。

3）要在打造精細(xì)管理文化上下功夫，提升辦公室整體戰(zhàn)斗力。推行精細(xì)化管理，精神和文化因素在辦公室工作中具有獨特的作用。要注重弘揚奉獻精神，形成文化氛圍，充分發(fā)揮發(fā)揮精神和文化在辦公室管理工作中的作用。要通過加強辦公室人員思想和素質(zhì)教育，形成大家都自覺認(rèn)同的價值理念。辦公室工作人員要勤于服務(wù)，要樂于奉獻，始終做到圍繞中心、服務(wù)大局，始終做到雷厲風(fēng)行、嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致，形成精神化管理的獨特文化氛圍。要把精細(xì)化管理當(dāng)作辦公室工作的基本工作要求，作為大家共同追求的精神境界，讓每個人都把精細(xì)化管理融入辦公室的工作和日常生活當(dāng)中，在工作實踐中陶冶情操，努力創(chuàng)造一流的工作業(yè)績。

4）要在教育培訓(xùn)上下功夫，形成標(biāo)準(zhǔn)化工作流程。要采取和參加不同形式的培訓(xùn)，使辦公室人員了解公司整體情況，熟悉公司各方面業(yè)務(wù)，不斷提高業(yè)務(wù)能力和素質(zhì)，這樣才能更好地做好辦公室事務(wù)管理工作，更好地為公司發(fā)展服務(wù)，推進精細(xì)化管理的深入開展。要定期對工作流程進行梳理、修改、完善。首先，結(jié)合工作實際查漏補缺，重點發(fā)現(xiàn)制度在執(zhí)行中需要補充完善的內(nèi)容，及時提出進行修改。其次，進一步規(guī)范辦公室事務(wù)性工作業(yè)務(wù)流程，科學(xué)進行業(yè)務(wù)工作分類，形成事前預(yù)判、事中監(jiān)控、事后反饋的閉環(huán)管理機制。第三，制作相應(yīng)的業(yè)務(wù)流程圖，在實際工作中對照落實執(zhí)行，抓好業(yè)務(wù)流程的落實到位，實現(xiàn)精細(xì)化、規(guī)范化管理效果。

5）要在工作創(chuàng)新上下功夫，敢于打破固有模式。辦公室工作一般認(rèn)為很難創(chuàng)新，也不適合創(chuàng)新。但在新形勢、新任務(wù)、新要求下，固守原有模式，即使效率再高，也達不到應(yīng)有的效果。現(xiàn)在往往規(guī)章制度都有，大家也都能遵守，但整體工作往往始終達不到理想效果，甚至受到其他部門的批評。因此要及時查找工作中的問題，創(chuàng)新性地來開展工作，在工作實踐中不斷總結(jié)提升經(jīng)驗做法，這對于提高辦公室工作精細(xì)化管理的實效至關(guān)重要。

總之，精細(xì)化管理是提升辦公室服務(wù)水平的關(guān)鍵一招，，保障公司運轉(zhuǎn)高效的重要措施。精細(xì)化管理的實質(zhì)是制度化、標(biāo)準(zhǔn)化，核心是增強精細(xì)化管理理念，養(yǎng)成精細(xì)化工作習(xí)慣，讓精細(xì)化管理措施落實到各項實際工作中去。

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