工會檔案管理工作中常見問題及解決對策

陸若希

摘要 工會檔案是工會工作的組成部分，是能夠為職工提供的一個信息服務(wù)平臺。本文闡述了工會檔案歸檔內(nèi)容、工會檔案的主要功能及作用，并分析了當(dāng)前工會檔案管理工作中存在的問題。

關(guān)鍵詞 工會檔案；常見問題；解決對策

工會檔案是工會的寶貴財富，是工會工作的組成部分，是工會發(fā)展的重要歷史資料，同時也是工會長期發(fā)展的見證，能夠為職工提供的一個信息服務(wù)平臺，而且為社會的發(fā)展提供了可靠的信息，也為工會的決策提供了重要依據(jù)。因此，工會檔案工作十分重要，特別是當(dāng)前隨著改革開放的大門更加敞開，工會檔案管理的重要性也大大提高，但是也存在一定的問題。本文就此進(jìn)行探討，希望能夠?qū)n案管理工作提供一定的參考依據(jù)。

工會檔案歸檔內(nèi)容

根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《工會法》，工會檔案歸檔內(nèi)容主要包括上級有關(guān)工會工作的文件、職代會文件材料、工會工作的計劃、總結(jié)、報告、請示及批示、批復(fù)及工會的決定、管理辦法、工會的各種表彰（集體和個人）、工會的對職工的走訪、慰問活動情況、各年度工會干部名冊、會員名冊等。特別是職代會文件材料更要齊全，主要材料：①職代會計劃、通知、工作報告、議程、決議、總結(jié)、記錄、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、大會發(fā)言稿、照片、錄音、錄像，大會主席團(tuán)、代表和列席代表名單，候選人和情況介紹，選舉辦法、選舉結(jié)果和上級批復(fù)等；②大會提案及情況，會議簡報、會議講座情況及反映記錄等；③會議參考文件、工作人員名單、工作證、代表證、列席選票式樣。

工會檔案的主要功能及作用

工會檔案是對工會活動的記錄，其中有重要的總結(jié)以及取得的經(jīng)驗，如“巾幗標(biāo)兵”的評選、“職工之家”“五好文明家庭”“青年科技創(chuàng)新”等活動的資料，是工會工作的精神財富。工會在履行職能的過程中形成的完好的文字、圖像、影像等材料，是工會組織的詳細(xì)工作記錄，今后可以參考和傳承。員工的相互協(xié)作精神、團(tuán)結(jié)和諧的各種環(huán)境會激發(fā)職工產(chǎn)生極大的凝聚力和向心力，最大程度地調(diào)動職工的積極性，為單位創(chuàng)造更多的價值。同時鼓勵更多的職工恪盡職守，做好本職工作。當(dāng)前工會檔案管理工作中存在的問題

隨著信息化進(jìn)程進(jìn)一步加快、各種檔案管理軟件的問世，工會檔案管理工作也邁出新的步伐，但是由于現(xiàn)代化管理軟件的問世，檔案管理工作也在一定程度上被淡化，有些書面文字材料被輕視，存在一定的問題，主要表現(xiàn)為以下幾個方面。

領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，檔案管理意識淡薄：部分單位由于單位性質(zhì)和社會原因，對檔案工作沒有足夠的重視，忽略了工勤崗位，甚至對工會的存在也成了兼職，縮減工會辦公室和人員，更談不上工會檔案的管理了，缺少人手、缺少辦公場地、經(jīng)費不足就不能很好地開展工會工作，何談工會檔案的管理。

工會組織機(jī)構(gòu)不健全：目前，有些單位工會沒有專門的檔案室、辦公場所多數(shù)是聯(lián)合辦公，工會組織中有1名工會主席，沒有其他人員，有的是設(shè)立1名工會主席，1名財務(wù)人員兼職工會會計。人員配備不健全，影響了工會檔案工作的順利開展。

檔案管理人員業(yè)務(wù)不熟練：有的工會檔案管理人員是兼職，對檔案管理工作不專業(yè)，檔案的收集、整理工作不完善，致使出現(xiàn)收集整理不及時、資料欠缺、相關(guān)文件的書寫不規(guī)范等問題。

檔案工作信息化管理意識薄弱：有的工會檔案管理工作人員習(xí)慣于傳統(tǒng)工作模式，沒有應(yīng)用當(dāng)前的信息化管理。而且，資料保存分類不明確，漏洞較多，也制約著工會組織的整體辦事效率的提升。

加強(qiáng)工會檔案管理工作的對策

上級主管部門應(yīng)加強(qiáng)對工會組織的監(jiān)督檢查工作：工會存在的問題應(yīng)引起有關(guān)部門的重視，加大查處力度，對工會各種工作做到切實有人負(fù)責(zé)，特別是對工會檔案管理工作的檢查督導(dǎo)。單位黨委一把手要加強(qiáng)對工會的管理，增加人手，或者責(zé)任到人。

提高工會干部的檔案管理意識：組織相關(guān)人員對檔案管理工作進(jìn)行培訓(xùn)、考核，充分認(rèn)識到檔案管理的重要性。嚴(yán)格落實檔案管理規(guī)章制度，養(yǎng)成嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，按照管理的正常程序，做好檔案的收集、分類以及匯總工作。

提高檔案管理工作者的業(yè)務(wù)水平：各單位工會要加強(qiáng)對檔案管理工作者的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，及時更新檔案管理人員的知識與技能。同時，檔案管理工作人員也要提高工作效率，發(fā)揮主觀能動作用。要做到“三勤”，即腦勤、手勤、腿勤，愛崗敬業(yè)，盡職盡責(zé)。根據(jù)文件材料形成時間的規(guī)律主動收集，收集反映工會職能活動和歷史面貌的重要材料；加強(qiáng)與各部門的溝通，避免歸檔時出現(xiàn)遺漏；階段性工作結(jié)束或年度工作完結(jié)時，要主動將所有形成的文件材料收集歸檔。

加強(qiáng)工會檔案管理硬件設(shè)施的建設(shè)：促進(jìn)計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在工會檔案管理工作中的運用，這有助于檔案的收集、整理、入檔等工作快速準(zhǔn)確地進(jìn)行。另外，還需大力建設(shè)工會的局域網(wǎng)，使各項工作都能實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理。論著·管理實踐