淺談信息化管理技術(shù)在人事檔案管理中的應(yīng)用

王端

摘要：信息化技術(shù)的發(fā)展，在我國的一些企業(yè)單位中更是發(fā)揮著重大的作用，利用信息化技術(shù)可以強(qiáng)化企業(yè)對人員檔案的管理，加強(qiáng)企業(yè)的經(jīng)營，本文重點(diǎn)在研究信息化技術(shù)在人事檔案管理中的應(yīng)用。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理；信息化建設(shè)；應(yīng)用

中圖分類號：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1007-9416（2018）08-0213-02

在信息化時(shí)代的背景下，徹底的改變了我國人事檔案人工管理的方式，逐漸的朝著信息化管理的方向發(fā)展，使我國人事檔案的發(fā)展進(jìn)入一個(gè)新的方向，提高了人事檔案的管理的質(zhì)量，避免了人工檔案管理的漏洞。本文重點(diǎn)介紹RFID技術(shù)，以及典型信息化技術(shù)平臺的構(gòu)成。

1 構(gòu)建信息化人事檔案管理的作用

1.1 改變傳統(tǒng)的人事檔案管理模式

在信息社會中，信息資源逐漸成為社會經(jīng)濟(jì)活動中不可或缺的戰(zhàn)略資源。人事檔案是個(gè)人成長的重要信息資源。它是人力資源管理的重要組成部分，人事檔案信息管理的實(shí)現(xiàn)使時(shí)代成為一個(gè)發(fā)展方向。

1.2 提高人事檔案管理效率

在傳統(tǒng)的人事檔案管理工作中，由于紙質(zhì)信息管理的影響，人事檔案的管理非常繁瑣。信息技術(shù)的到來為人事檔案管理提供了資源共享平臺，擴(kuò)大了人事檔案管理的范圍和領(lǐng)域。員工可以通過信息技術(shù)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)的共享來學(xué)習(xí)人事檔案信息，及時(shí)發(fā)現(xiàn)文件信息中的問題和錯(cuò)誤。采取有效措施解決檔案問題，消除不必要的矛盾。人事檔案管理信息化可以減輕管理人員的工作量，提高員工的業(yè)務(wù)水平，有助于提高資源利用效率，提高人事檔案管理的效率和水平，真正實(shí)現(xiàn)辦公自動化和人事檔案管理信息化。

1.3 提高人事檔案管理服務(wù)水平

人事檔案管理的重要功能是文件查詢，編輯，修改和更新。信息技術(shù)的出現(xiàn)為人事檔案的管理帶來了新的思路和方法。信息技術(shù)的處理功能和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的共享功能使人事檔案管理的服務(wù)水平得以提高，提高人事檔案的效率和質(zhì)量管理。

2 信息化人事檔案管理的措施

2.1 完善管理的基礎(chǔ)設(shè)施

完善人事檔案信息管理的設(shè)施，是實(shí)現(xiàn)信息資源共享化的基礎(chǔ)。因此在企業(yè)單位人事檔案管理的過程中，管理人員一定要意識到檔案管理的重要性，加大投資，購買先進(jìn)的人事檔案管理設(shè)備，同時(shí)還要對管理的技術(shù)進(jìn)行革新，強(qiáng)化管理的基礎(chǔ)設(shè)施。

2.2 做到資源的共享化

在信息化的時(shí)代，檔案的管理存在紙質(zhì)材料的管理以及電子文件的管理，所以檔案管理管理部門要對這這兩者進(jìn)行收集和共享，要將信息的儲存以及再一次開發(fā)利用作為檔案管理的重點(diǎn)。并且在管理的過程中要制定嚴(yán)格的管理標(biāo)準(zhǔn)，構(gòu)件按大型的管理數(shù)據(jù)庫，將管理的范圍拓展到全國，實(shí)現(xiàn)人事資源管理的共享化。

2.3 加強(qiáng)對人事檔案管理人員的培訓(xùn)

人事檔案管理人員的素質(zhì)將直接絕決定檔案管理的質(zhì)量，因此在一些大型企業(yè)都要對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，提升檔案管理人員的素質(zhì)，使其意識到檔案管理的重要的，同時(shí)還要加強(qiáng)檔案管理人員內(nèi)部的練習(xí)和溝通，避免管理人員之間矛盾的產(chǎn)生，確保人事檔案信息管理的有效性以及實(shí)用性。

3 人事檔案管理的RFID技術(shù)

由于RFID采用射頻識別原理，它可以在各種惡劣的工作環(huán)境中工作，可以穿透某些障礙物進(jìn)行識別，并具有良好的穿透性；它還可以識別運(yùn)動中的文件，并且可以批量識別。RFID標(biāo)簽還可以重復(fù)擦除數(shù)據(jù)信息并且可以重復(fù)使用標(biāo)簽。RFID標(biāo)簽中的信息可以快速上傳到企業(yè)信息系統(tǒng)進(jìn)行全面管理，避免人工操作造成的錯(cuò)誤。RFID技術(shù)可用于文件文件的固定信息查詢和移動信息查詢，也可用于通過平臺管理管理文件的所有信息。

4 人事檔案管理系統(tǒng)硬件體系架構(gòu)

系統(tǒng)采用B/S模式，支持局域網(wǎng)運(yùn)行或支持Internet上運(yùn)行；它可以在獨(dú)立模式下運(yùn)行，也可以支持服務(wù)器的分布式操作；用戶可以使用瀏覽器使用系統(tǒng)，這可以使日常維護(hù)變得簡單，版本易于更新，節(jié)省投資成本。

5 人事檔案管理信息化平臺搭建

文檔管理信息平臺的目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)文檔的信息管理和電子信息的文件管理。紙質(zhì)文件的信息管理是利用電子圖像技術(shù)作為支持，將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)換為電子信息進(jìn)行管理。電子信息的文件管理是：在應(yīng)用系統(tǒng)的電子信息憑證化后，形成電子文件，電子信息與應(yīng)用系統(tǒng)分離，形成獨(dú)立于應(yīng)用的風(fēng)格，不可否認(rèn)，直接讀文檔。構(gòu)建電子文檔管理的公共支持環(huán)境，為各種文件的收集，管理，查詢，加載和呈現(xiàn)提供統(tǒng)一平臺，主要實(shí)現(xiàn)以下功能：

5.1 統(tǒng)一電子檔案入口

在圖像技術(shù)，條碼技術(shù)和布局電子數(shù)據(jù)文件等技術(shù)的支持下，可以對不同媒體和不同類型的文件進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化和打包，并將其轉(zhuǎn)換為統(tǒng)一的入口文件，形成最小粒度的統(tǒng)一電子文件。存儲格式并保證電子文檔的不可否認(rèn)性和可追溯性。

5.2 對采集的電子資料“件”進(jìn)行統(tǒng)一管理

根據(jù)文檔管理的相關(guān)規(guī)定，統(tǒng)一規(guī)范的電子數(shù)據(jù)文件管理以簡化的方式實(shí)現(xiàn)。它主要包括對注冊，備案，備案，移交，接收，保管，遷移，識別和銷毀，查詢和借出，備份和恢復(fù)的整個(gè)生命周期的各個(gè)方面的管理。它可以實(shí)現(xiàn)在流程的各個(gè)方面記錄和查詢流的跟蹤的操作。

5.3 系統(tǒng)應(yīng)提供對檔案流程的管理

使用基于流程的流程管理工具實(shí)現(xiàn)基于流程的流程管理。用戶可以自定義工作流程鏈接和路徑當(dāng)流程發(fā)生變化時(shí)，運(yùn)營商可以通過平臺添加或修改流程，并根據(jù)業(yè)務(wù)需求為每個(gè)鏈路分配不同的業(yè)務(wù)角色。同時(shí)，它滿足各種業(yè)務(wù)文檔管理流程的不同需求。

5.4 支持新的業(yè)務(wù)加載

在早期階段，構(gòu)建統(tǒng)一的電子文檔管理平臺，并在其上加載更標(biāo)準(zhǔn)化的文件管理服務(wù)（如文檔文件），以便所有操作員可以在同一平臺上管理不同類型的文件。該平臺應(yīng)支持加載新類別的文件，使業(yè)務(wù)人員僅使用平臺提供的工具添加和修改其他業(yè)務(wù)電子文件（如人事檔案，財(cái)務(wù)文檔等）。

5.5 實(shí)現(xiàn)電子檔案的可靠性、安全性管理

一方面，應(yīng)用支持環(huán)境可以通過數(shù)字證書和電子印章等先進(jìn)技術(shù)保證電子文檔的不可否認(rèn)性和證書的價(jià)值。另一方面，必須有一種安全機(jī)制，以確保在電子文件的包裝，傳輸，組織，存檔，存儲和使用過程中信息的安全性。電子文件安全級別被劃分和標(biāo)記，并且根據(jù)不同的級別和許可執(zhí)行訪問控制。

5.6 實(shí)現(xiàn)權(quán)限的靈活、方便管理

系統(tǒng)可以使用CA和數(shù)據(jù)加密技術(shù)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)訪問的用戶身份控制。權(quán)威系統(tǒng)可以適應(yīng)稅制的不同組織環(huán)境，適應(yīng)不同的管理模式。它支持對權(quán)限，共享使用，組共享，單獨(dú)配置和臨時(shí)發(fā)布進(jìn)行分層管理。

6 結(jié)語

總而言之，在信息時(shí)代的背景下，文件管理必須適應(yīng)時(shí)代潮流。信息檔案管理已成為發(fā)展的必然趨勢。文件管理資源共享是業(yè)務(wù)發(fā)展的長期發(fā)展。該技術(shù)會也是中國社會發(fā)展的強(qiáng)大動力。

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