提高高職院校秘書職業(yè)素養(yǎng)的探索與實(shí)踐

陳金苗　劉惠玲　鄧秀芬　何標(biāo)

摘要：隨著時代的發(fā)展，社會對高職院校的重視程度越來越高，領(lǐng)導(dǎo)的綜合素質(zhì)不斷提升，對秘書人員的素質(zhì)要求更加嚴(yán)格。秘書是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)辦理日常事務(wù)，服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)，起到承上啟下、信息督查和參謀助手的作用。因此，對秘書的職業(yè)素養(yǎng)要求很高，其崗位工作的綜合性、重要性和專業(yè)性較強(qiáng)。作為一個重要的角色，應(yīng)不斷學(xué)習(xí)，需要具備良好的心態(tài)，敏銳的觀察力，扎實(shí)的文書功底，較強(qiáng)的口頭表達(dá)能力，綜合協(xié)調(diào)能力和服務(wù)全局的工作態(tài)度。根據(jù)自身多年在高職院校的秘書工作經(jīng)驗(yàn)，以廣州華商職業(yè)學(xué)院為例淺談提高高職院校秘書職業(yè)素養(yǎng)的探素與實(shí)踐。

關(guān)鍵詞：高職院校 秘書 職業(yè)素養(yǎng) 實(shí)踐

一、秘書職業(yè)素養(yǎng)的重要性

職業(yè)素養(yǎng)是指在職業(yè)過程中的綜合表現(xiàn)，包含職業(yè)技能、職業(yè)精神、職業(yè)道德、職業(yè)作風(fēng)、職業(yè)行為和職業(yè)意識等方面。本文主要從秘書的職業(yè)能力、職業(yè)形象和職業(yè)心理等方面進(jìn)行論述。秘書人員的工作需要有細(xì)心、耐心和恒心，隨著各項(xiàng)工作的規(guī)范，綜合性、專業(yè)性也越來越強(qiáng)。高職院校秘書人員必須具備扎實(shí)的文書功底、嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作作風(fēng)和埋頭苦干的拼搏精神，才能有條不紊地開展此項(xiàng)工作。秘書的職業(yè)素養(yǎng)是在長期的學(xué)習(xí)和工作實(shí)踐以及生活磨練中積累形成的，作為直接為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的工作人員，對秘書人員的職業(yè)觀念和職業(yè)素養(yǎng)有更高的要求。因此，研究秘書職業(yè)觀念和素質(zhì)問題有著重要的意義。

二、高職院校秘書職業(yè)素養(yǎng)的現(xiàn)狀

秘書工作繁瑣，大多數(shù)秘書專業(yè)不對口，工作不上心，上班遲到、早退現(xiàn)象明顯，思想態(tài)度不端正。高職院校秘書人員需要較強(qiáng)的責(zé)任心和服務(wù)意識，特別是民辦高職院校工作壓力大、任務(wù)重，秘書工作千頭萬緒，涉及廣泛。秘書工作不僅要處理鎖碎的事情，還要處理好人際關(guān)系，要有輕重緩急意識，但是只要掌握了工作的規(guī)律，切實(shí)運(yùn)用時間管理，才能做到忙而不亂。

（一）秘書“辦文”、“辦事”效率有待提高。高職院校秘書作風(fēng)不扎實(shí)，得過且過，不敏捷，沒有文書功底，對文書工作程序不熟悉，業(yè)務(wù)知識和操作技能欠佳。沒有具備“辦事”素養(yǎng)和自我管理能力、工作積極主動和保密意識等。秘書不善于處理人際關(guān)系，對同事、領(lǐng)導(dǎo)的溝通交流方式有待提高，沒能有效地協(xié)調(diào)工作，影響秘書工作的完成。高職院校的秘書要使自身成為最有競爭力的秘書人才，關(guān)鍵要具備扎實(shí)、深厚的專業(yè)知識和嫻熟的業(yè)務(wù)技能，其中“辦文”能力是必備的職業(yè)素養(yǎng)。

（二）秘書“辦會”意識不強(qiáng)。秘書人員做好“辦會”工作，有利于改進(jìn)機(jī)關(guān)工作作風(fēng)，提高會議效率。作為高職院校秘書，無論是正式會議還是非正式會議，都應(yīng)該做好會前準(zhǔn)備，會中跟進(jìn)和會后總結(jié)。高職院校的秘書缺乏處理會中突發(fā)事件的能力，沒有應(yīng)對預(yù)案和措施的意識。會議結(jié)束并不意味著會務(wù)工作的完成，高職院校秘書人員對送別參會人員，安排接送人員，安頓暫留人員的服務(wù)意識不強(qiáng)。對處理會議和善后工作不細(xì)致，不穩(wěn)妥。秘書對籌備、組織和保障會務(wù)工作能力有待提高。

（三）秘書缺乏交際的藝術(shù)技巧。贊美是真誠的、健康的、發(fā)自內(nèi)心的。既可以給對方帶來快樂，贏得對方的好感，有利于做好秘書工作。高職院校秘書通常沒有認(rèn)真傾聽他人講話，作為秘書人員傾聽他人的情感和態(tài)度，既體現(xiàn)你的涵養(yǎng)，又表示你對他人的關(guān)心，任何人都需要傾聽對象。“己所不欲，勿施于人?！背晒Φ母呗氃盒Ｃ貢巧朴诼犎Ψ降难哉?，善于理解對方的意見和意圖，站在對方的立場上考慮問題，為對方著想，給組織和個人帶來穩(wěn)定的、長遠(yuǎn)的利益。在人際交往中，秘書人員缺乏應(yīng)變能力。因?yàn)榻浑H活動要去適應(yīng)變化的情境，緩和氣氛，變被動為主動。要學(xué)會巧妙地避開所談的話題，模糊地對答，靈活地變通，避實(shí)就虛，運(yùn)用幽默等處理意料之外的情況。

三、提高秘書職業(yè)素養(yǎng)的能力

（一）培養(yǎng)秘書的職業(yè)素養(yǎng)，提高業(yè)務(wù)能力。作為一名高職院校的秘書，應(yīng)該鍛煉和培養(yǎng)自己獨(dú)立思考的能力，以便在領(lǐng)導(dǎo)決策前為之提供有效的依據(jù)，在領(lǐng)導(dǎo)決策后正確領(lǐng)會其意圖。秘書人員應(yīng)是足智多謀，善于謀劃。秘書人員成為綜合性人才，既有過硬的專業(yè)知識，又要有廣博的知識面。這些在無形中會散發(fā)出獨(dú)特的魅力，有助于人際關(guān)系、工作能力的提升。在領(lǐng)導(dǎo)決策前，秘書人員需要通過與各部門溝通，了解各部門情況信息，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供信息咨詢。在領(lǐng)導(dǎo)作出決定后，應(yīng)跟蹤執(zhí)行情況及時反饋。這些都需要秘書人員具備較強(qiáng)的組織協(xié)調(diào)能力，與各部門保持良好的關(guān)系。

（二）保持積極健康的心態(tài)，正確認(rèn)識秘書的職業(yè)。秘書需要具備堅(jiān)韌的意志，從容淡定的心態(tài)。把旺盛精力和聰明才智用到鉆研業(yè)務(wù)和提高工作能力上。秘書如果沒有良好的心理素養(yǎng)，是難以勝任這項(xiàng)工作的。要想成為一個成功的高職院校秘書人員，應(yīng)學(xué)會保持良好的心態(tài)，堅(jiān)定信心和意志，能駕馭和控制自己的情緒，經(jīng)常保持積極、樂觀的心態(tài)。

（三）堅(jiān)持對領(lǐng)導(dǎo)忠誠的態(tài)度，樹立秘書職業(yè)形象。高職院校秘書具有上傳下達(dá)，協(xié)調(diào)溝通，增加組織凝聚力，樹立良好的形象，堅(jiān)持TPO原則。俗話說“干一行，愛一行”，秘書保持對工作的認(rèn)真和熱情，高職院校秘書尤其要有這種工作態(tài)度，秘書對領(lǐng)導(dǎo)不能表里不一，言不由衷。秘書須忠實(shí)地履行崗位職責(zé)，要親自執(zhí)行，不推諉，不拒絕；遵守工作時間，不做任何與本職工作不一致的事物，不利用職務(wù)之便為自己撈取好處。秘書是領(lǐng)導(dǎo)的得力助手，要知密不泄密，要守口如瓶，尊重領(lǐng)導(dǎo)的個人隱私。

結(jié)語：綜上所述，秘書工作人員需要較強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力和組織協(xié)調(diào)能力，善于處理日常事務(wù)，具備較強(qiáng)的變通性和靈活性。要忠于職守，服從領(lǐng)導(dǎo)，更要謙虛謹(jǐn)慎，總之一句話：低調(diào)做人，高調(diào)做事。秘書工作時間長、任務(wù)重，對秘書來說更是一種考驗(yàn)。高職院校秘書要具備以上的意識，才能真正適應(yīng)辦公室工作，才能在秘書崗位上游刃有余，職業(yè)素養(yǎng)是相輔相成，缺一不可的。高職院校對秘書人員提出了更高的要求，只有不斷地加強(qiáng)自身的職業(yè)道德素養(yǎng)、業(yè)務(wù)素養(yǎng)和心理素養(yǎng)，才能克服思想上的偏差，才能在本職崗位上取得更大的成績。