財務共享服務中心在高校財務報銷中的設計應用
——以Q大學為例

□（青島理工大學山東青島266520）

一、引言

長期以來，由于高校報銷主體量多、面廣的特性使得“報銷難”一直是困擾各大高校財務部門的重要問題。高校多城市、多校區辦學、多點設立財務部門和財務崗位的模式，占用了大量人力物力資源，造成成本浪費，而且在特殊業務須由校總部簽字的環節，極大浪費了時間，降低了效率；同時，師生人數日益增加，而財務人員編制數量及技能素質受限，供需不對等，導致師生與財務人員矛盾頻發，高校財務部門壓力大。因此，改革高校財務報銷模式，成為高校當前財務管理改革的重中之重。近年來，財務共享服務的興起，在國內外大型企業中取得了較好的應用，這也為高校報銷管理變革開辟了一種全新的思路，本文將探討財務共享服務中心在高校中的建立應用。

二、當前高校財務報銷的現狀——以Q大學為例

（一）Q大學的概況

Q大學是一所以工為主，理工結合，土木建筑、機械制造、環境能源學科特色鮮明，理、工、經、管、文、法、藝多學科協調發展，科學教育與人文教育相結合的多科性大學。學校目前呈現“兩岸、三地、四校區”的辦學模式。兩岸是因為在一個城市隔海兩岸都有校區，總部在中心區，隔岸有兩個校區，相距大約5公里；三地是指在本市兩個不同城區及異地城市共三處地方建有校區；四校區是指除本部城市三個校區外，在異地還建有一個校區，共四處校區。

（二）Q大學財務報銷的流程及存在的問題

1.報銷的流程。Q大學三地分設財務部門，報銷流程相似，分別進行報銷業務。報銷流程具體如下：（1）報銷人按要求收集、整理、粘貼原始發票，并登陸財務處網站的報銷系統，根據報銷內容填制、打印相應的報銷單，再將報銷單與原始發票粘貼在一起；（2）報銷人將粘貼好的單據交項目、部門的負責人審核簽字；（3）報銷人將簽好字的單據交到學校財務科，經財務核算人員現場審核單據的真實性，審核單據粘貼是否規范、報銷金額是否準確、審批流程是否規范；（4）審核有誤將單據打回重新修改，審核無誤后生成會計憑證；（5）會計核算人員出具付款單，報銷人核對無誤后簽字；（6）出納付款。

2.存在的問題。（1）三地設置財務部門，重復設崗，機構龐大，財務人員眾多，導致人工成本高、資源浪費，且各個校區的財務管理自成體系，難以有效實現資源整合及數據信息的傳遞，進而給整個學校的財務管理工作帶來了阻礙。各校區財務處的組織結構基本相似，以新校區為例，每個校區各設財務處長，在其下按職能分設不少于兩名的分管副處長，設置的科室多達九個，有招標辦公室、核算科、計劃科、收費科、后勤基建財務科、資金結算服務中心、綜合財務科等。（2）報銷過程不能在網絡平臺上顯示原始憑證，需要到財務進行面審，在持單據到財務科報銷時，可能存在票據粘貼不規范，發票過期、開具發票不規范、提供審核材料不全，審批手續不完整等問題，導致票據打回重走流程。（3）報銷種類多，需要不同分管領導簽字等，有些課題項目復雜，報銷前需經多級領導及負責人審批簽字，因審批人時間難以協調致使花費時間長，報銷效率低。

三、財務共享服務中心在Q大學財務報銷中的設計應用

（一）構建財務共享服務中心的適用條件

財務共享服務中心的構建需要考慮當地的經濟環境、社會平均成本、配套設施、信息化水平、政策法規、人力資源、交通及通訊、文化等因素。目前，Q大學主要分為主城區、新區校區、某縣校區。主城校區靠近市中心繁華地段，當地交通便利、經濟水平高、配套設施齊全，但地價成本高；某縣校區雖然地價較之便宜，建設成本低，但是當地經濟水平發展水平、工資水平不高，難以吸引、留住技術人才；而新區校區，經濟發展勢頭足，眾多優惠政策利于引進高科技人才，地鐵等的修建使得當地交通相對便利，地價成本雖較之縣校區略高但相對主城區校區還是低，當地高校眾多，文化學術氛圍濃厚，綜合考慮，在新區校區建設財務共享服務中心最為合適。

（二）財務共享服務中心的整體服務架構

1.制度設置。構建財務共享服務中心就是打破了各個系統原有的平衡機制，重新整合內部資源，將各校區的報銷業務分離出來集中統一到一個共享平臺，進行業務流程的重組及數據信息的歸集，這就需要建立一套與財務共享服務中心職能相銜接并能管理約束各個校區所有財政部門的規章制度，對具體的業務流程、會計核算、共享服務中心各處室及崗位的職責、財務人員的培訓及績效考核等進行細化規定，實現規章制度的標準化、統一化、規范化。

2.組織機構。具體來說，需要對現有的學校財務的組織結構進行重組，考慮到財務共享服務中心的特點及其業務流程的需要，可以采用趨向于扁平化的組織結構，減少管理層次，增大覆蓋的管理范圍，把各個校區作為一個統一整體，將其中部分同質化、事務性的重復單一的工作收集到財務共享服務中心來做，按內容的不同劃分為多個工作模塊，如下圖所示，有應收組、應付組、資金組、費用組、總賬組及綜合管理組，而與各校區具體密切相關的會計管理工作則交由各校區財務處來完成，將財務人員從繁瑣的事務性財務工作中解放出來，更好地實現向管理會計工作的轉型。

3.人員配備。根據財務共享服務中心的業務需求，對各崗位進行合理地劃分，將工作人員主要劃分為綜合性人員和業務性人員。綜合性人員的職責主要是對財務共享服務中心的發展戰略、運營方向、總體決策等進行整體把握，具體包括總體政策制度的研究、系統的維護開發、流程規劃設計、質量監控、績效管理，等等；業務人員主要是從事標準統一、重復性高的日常業務處理工作。

綜合性人員最好由高校高層管理人員與財務共享服務中心原有核心技術人員組成；而業務性人員優先考慮高校現有的財務崗位人員，根據崗位的需求、員工的意愿和工作經驗及自身能力進行選任，同時通過多種渠道對外招聘人才，為高校發展注入新鮮血液；對現有及新聘人員統一進行任職培訓，特別要注重對系統的實際操作培訓。

對共享服務中心人員的績效考核上，可以結合崗位需求及服務水平協議制定一套績效評價機制，設定關鍵績效指標，同時采取淘汰制、聘任制、輪崗制及雙向晉升渠道（管理及業務晉升渠道），對工作人員進行激勵。

（三）財務共享服務中心的系統設計

1.構建方式的選取。財務共享服務中心平臺的構建，需要強大的網絡系統以及相關信息系統，實現各系統的業務對接及集成和數據共享，同時這個過程也需要專業的技術運營人員來操作指導。若自行建立財務共享中心，建立及日常運營一個龐大的網絡信息系統需要花費大量的人力、物力、財力，給高校的財政造成負擔，未必能很好地發揮財務共享服務中心的作用，而租用財務共享平臺，借助專業團隊優勢，可以將更多的時間、精力集中到財務共享服務中心在高校財務管理的實際應用中，節省了運營維護及人力成本，提高效率，因此，后者構建方式對高校來說更為可取。

2.具體的系統設計。財務共享服務中心是在信息技術支持下進行的管理變革，建立起完善成熟的信息技術平臺，是共享服務中心成功的基礎及先決條件。以Q大學為例，財務共享服務中心網絡報銷系統的構建，以“綜合報賬管理平臺+流程審批管理平臺+數據傳輸共享平臺”為主線，連接ERP系統、影像管理系統、銀企直聯系統、商旅管理系統等，搭建了一套完整的報銷業務及財務數據流轉的信息化系統。其中，ERP系統主要是指財務管理系統，包括應收賬款模塊、應付賬款模塊、資產管理模塊、總賬模塊；影像管理系統主要包括掃描模塊、傳輸模塊、存儲模塊等，實現了票據實物的無紙化影像傳輸、網上審核及數據檔案的存儲；銀企直聯系統是指高校內部資金管理系統與各大銀行網銀系統實現的有效對接，完成對銀行資金的實時管理、查詢及轉賬等業務操作；商旅管理系統是指高校的共享服務平臺與一些知名度高的旅游門戶網站合作，如攜程、去哪兒等，為師生出差提供車票預訂、酒店預訂、滴滴打車及在線咨詢等“一站式”商旅服務。

（四）財務共享服務中心的報銷業務流程設計

在高校建設財務共享服務中心以后，報銷的流程順序基本上沒有太大變化，但票據實物影像化傳遞及網上審批，報銷不再受時間及地點的限制，節省了報銷時間，提高了報銷效率，統一規范化的報銷流程也避免了審批環節的遺漏。具體的報銷流程設計如下：

1.填寫網絡報銷申請單。若是學校師生需要出差，需要提前登陸網絡報銷系統，填寫出差申請單，將出差目的、時間、地點、預算等進行詳細描述，申請單通過系統自動上傳給主管領導及負責人審批，若審批不過將申請打回，若審批通過，因系統對接商旅管理系統，可自動為出差員工提供車票、住宿等預訂信息供選擇，出差預訂時間到期后，系統將通過電子郵件自動通知出差人及時填寫報銷申請單。若其他費用的報銷，可直接登錄網絡報銷系統填寫報銷審批單，系統自動顯示當前可報銷余額，若申請報銷額超出可報銷余額，申請單自動退回提示修改。

2.票據的收集及掃描。在填寫報銷申請單后，由師生將原始票據拍照或者掃描進行上傳進入系統，影像數據通過影像管理系統進行自動識別、分組上傳，觸動報銷審批程序，財務共享中心審核崗位人員應當在2個工作日內進行審核，報銷人可通過網絡報銷系統實施跟蹤查詢報銷進度及結果。

3.領導及部門負責人的審批簽字。按照系統設定的審批流程及報銷時間先后，自動將報銷審批單及票據影像發送至上級領導及部門負責人審批簽字，并同時發送電子郵件提示審批。審批不過自動退回，電子郵件提示報銷人修改；若審批通過自動進入下一審批環節。

4.單據審核及數據錄入。經層層領導審批通過后，報銷審批單及影像數據自動上傳至務共享服務中心，由中心業務處理人員通過顯示屏對審批單及單據圖像進行比對審核，審核有誤自動退回并提示報銷人修改，審核無誤后錄入數據自動生成憑證。

5.銀行支付。賬務處理完成后，網絡報銷系統自動對接銀企直聯系統，通過網銀完成付款，并對報銷人及時發出查詢通知。

四、結論

通過實行財務共享中心模式，Q大學能夠實現各校區信息系統之間的互聯互通和數據共享，有利于優化業務流程、簡化審批手續，實現會計處理的標準化、規范化，避免崗位重置及資源的浪費，既節約人力、物力成本，又節省報銷時間，達到了提高高校報銷效率、滿足廣大師生報銷需求的效果。