關于建設廣播電視臺數字檔案室的幾點思考

沈茜

摘 要：數字檔案室建設是信息時代下傳統檔案室發展的必然結果。廣播電視臺除了傳統類型檔案管理以外，還包括采編播等各環節形成的媒體資源檔案，具有較強的專業性。本文首先闡述廣播電視臺數字檔案室建設的必要性，然后對建設廣播電視臺數字檔案室提出可行的方法。

關鍵詞：廣播電視臺；數字檔案室；思考

1 建設廣播電視臺數字檔案室的必要性

1.1 建設數字檔案室是順應社會發展的趨勢

隨著信息時代高速發展，物聯網、云計算、大數據、人工智能等新興技術對檔案管理工作既是機遇又是挑戰。一方面，信息爆炸產生了海量數據，廣播電視臺除了傳統的文書、科技、會計等檔案外，每天都會產生巨量的媒體信息資源，從大量數據中篩選真正有價值的內容作為檔案存儲利用，才能在避免資源浪費的前提下更好的發揮檔案的價值和作用；另一方面，數字檔案室能夠以其先進的技術手段更科學地管理各類檔案，有效避免檔案因存儲載體物理性損毀、設備技術過時、突發自然災害等產生的各類風險。

1.2 建設數字檔案室是響應國家政策的號召

2014，國家檔案局頒布《數字檔案室建設指南》，提出“建設符合國家和社會信息化發展要求的數字檔案室，以推動全國檔案信息化工作全面、健康、均衡發展”；2016年國家檔案局印發《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》，提出“加強機關單位檔案形成管理”，“宣傳貫徹《數字檔案室建設指南》”。全國各省市一直以來積極響應國家號召，大力開展數字檔案室試點工作。可以說，數字檔案室是信息時代傳統檔案室的發展方向，是把我國建成檔案強國的一項迫切任務和重要內容。

1.3 建設數字檔案室是廣電臺自身發展的需求

目前，大部分廣播電視臺正處于傳統媒體與新興媒體融合的階段，檔案管理工作的主要矛盾轉化為日益增長的媒資檔案和傳統落后的檔案管理體制機制之間的矛盾，因此廣播電視臺迫切需要向建設數字檔案室轉型升級。一方面，數字檔案室以其專用的服務器和在線存儲設備，能夠支持海量數據存儲和高速檢索；另一方面，通過數字檔案室應用系統對檔案的編目和統計分析，能夠對廣播電視臺各類檔案進行深度挖掘與整合分析，通過二次開發產生更高的價值。

2 建設廣播電視臺數字檔案室的方法

2.1 重視頂層設計，滿足發展需求

為實現廣播電視臺數字檔案室科學而合理的建設，首先要重視頂層設計，做好規劃。一要充分研究國家檔案局、省檔案局關于數字檔案室建設的政策文件，認真對照國家檔案局《數字檔案室建設指南》、省檔案局《數字檔案室建設評價辦法》，做好數字檔案室基礎設施建設、應用系統建設、數字檔案資源建設、保障體系建設。二要結合廣播電視臺的專業特點，正確把握和自覺遵循廣播電視專業檔案固有的特點和規律。成立由單位分管檔案工作的負責同志牽頭，單位檔案主管部門、宣傳業務部門、信息技術部門等相關部門為成員的調研小組，必要時征求檔案行業主管行政部門的指導和兄弟單位的意見建議，對廣播電視臺現階段檔案管理水平，以及今后廣播電視臺在傳統媒體與新興媒體融合、機構改革等過程中檔案管理工作的發展趨勢和需求進行大調研，以期數字檔案室建設既能符合當前實際情況，又能滿足未來廣播電視臺檔案“存量數字化、增量電子化”的戰略發展需要。

2.2 嚴守標準規范，建設規章制度

一是嚴格遵守各項檔案國家標準和行業標準，如《電子信息系統機房設計規范》（GB 50174-2008）、《信息安全技術信息系統安全等級保護基本要求》（GB/T 22239-2008）、《版式電子文件長期保存格式需求》（DA/T 47-2009）《紙質檔案數字化規范（DA/T 31）》等。二是結合單位實際建設各類規章制度，使數字檔案室建設各方面有章可循。比如及時修訂《檔案分類、歸檔范圍和保管期限表》并報檔案行業主管部門審定，特別是針對專業檔案的歸檔范圍和保管期限做出準確界定；制定廣播電視臺各門類傳統載體檔案和電子檔案的收集歸檔制度、傳統檔案數字化整理規范、廣播電視專業檔案著錄標引規則、檔案保密制度、檔案數字化項目外包制度、檔案災備制度、檔案查找利用制度等。在廣播電視臺傳統檔案室向數字檔案室過渡的過程中，做到四個“相結合”，即文書工作、檔案工作與廣播電視業務工作相結合，手工文檔管理與計算機網絡文檔管理相結合，OA在線辦公平臺、媒資管理系統與數字檔案室管理系統相結合，政務外網、政務內網與單位內部局域網相結合，建立與之配套的操作規范，有助于檔案工作人員依法治檔、依規管檔，有助于廣大干部職工進一步檢索和利用檔案，實現檔案的作用與價值。

2.3 加強資源收集，突出行業特色

資源建設是數字檔案室建設的根本，數字檔案室建設要重點突出“內容為王”。除了傳統類型檔案以外，廣播電視臺作為新聞宣傳媒體單位著重需要收集以下幾方面專業檔案：一是國家各級領導人、外國友人、知名人士講話的文字稿、照片、錄音帶、錄像帶；二是重要欄目（節目）的文字稿、錄音帶、錄像帶、節目單；三是獨立拍攝或與其他單位合拍的紀錄片、專題片等；四是采訪、拍攝、編輯、錄制的具有保存價值的文字稿、照片、錄音帶、錄像帶；五是在宣傳活動中形成的具有重要保存價值的文字稿、照片、錄音帶、錄像帶；六是依托廣播電視臺官網、官微、手機電腦客戶端、網絡直播等平臺產生的具有保存價值的各類電子文件等。加強檔案資源收集，要明確負責收集歸檔的責任人和歸檔時間節點，建好數字檔案室目錄數據庫、元數據庫、圖像數據庫、原文數據庫，并對所有數字檔案資源做好備份工作。

2.4 做好隊伍建設，強化培訓指導

一是配齊數字檔案室管理隊伍。數字檔案室至少配備2名專（兼）職檔案管理員，負責數字檔案室檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計、檢索、編纂、利用等相關工作；檔案部門聯合信息技術部門配備數字檔案室管理系統的系統管理員、安全管理員和安全審計員，應用系統“三員”授權明確，安全審計員不得與其他二員為同一人，負責數字檔案室系統運營維護和安全審計工作。二是加強數字檔案室建設培訓指導工作。定期對專（兼）職檔案管理員、數字檔案室應用系統“三員”、媒資管理相關業務人員開展業務培訓班，講解新形勢下建設數字檔案室的必然要求、傳統載體檔案數字化、電子檔案管理、數字檔案室建設等相關內容。一方面從宏觀政策上幫助他們加深對檔案和檔案工作的理解和認識，提高檔案意識；另一方面強化對檔案員操作技能的指導，比如如何完成在線歸檔、媒體素材的切分歸類著錄標引、檔案的統計分析等，全面提升其業務能力。

3 結語

廣播電視臺作為黨和人民的喉舌，必須自覺承擔起舉旗幟、聚民心、育新人、興文化、展形象的使命任務，檔案工作作為廣播電視臺辦公室“三服務”工作的重要組成部分，承擔著為黨管檔、為國守史、為民服務的職責，具有鮮明的政治性。廣播電視臺一定要進一步推動數字檔案室的建設，讓數字檔案室在廣播電視臺做好新形勢下宣傳思想文化工作中發揮積極作用。

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