淺談高校審核評估中教學秘書的職業(yè)能力

郭曉雯

摘要：審核評估是高校建“標尺”立“自畫像”。在評估過程中，教學秘書不僅是教學信息的收集者，更是評估內涵的有效推動者，有著舉足輕重的作用。結合近幾年的工作經驗，本文從四個方面淺談高校審核評估中教學秘書的職業(yè)能力。

關鍵詞：審核評估；教學秘書；職業(yè)能力

中圖分類號：G712 文獻標志碼：A 文章編號：1674-9324（2018）45-0019-02

審核評估是在我國高等教育的新形勢下，總結已有評估經驗，借鑒國外先進評估思想的基礎上，提出的新型評估模式，其核心是對學校人才培養(yǎng)目標與培養(yǎng)效果的實現(xiàn)狀況進行評價，旨在推進人才培養(yǎng)多樣化，強調尊重學校辦學自主權，體現(xiàn)學校在人才培養(yǎng)質量中的主體地位。對于高校二級學院來說，教學秘書是教學管理工作中的重要成員，行政上由學院院長、分管副院長領導，在業(yè)務上接受教務部（處）的指導，是日常教學活動的組織者和管理者。在審核評估中，教學秘書有著非常重要的作用，不僅是教學信息的收集者，更是評估內涵的有效推動者。眾所周知，職業(yè)能力是人們從事其職業(yè)的多種能力的綜合。高校教學秘書的職業(yè)能力水平的高低對教學有著重要的影響，教學秘書需要明確工作職責，提高服務意識；要加強分工合作，堅持按制度辦事；要自覺學習，提高管理能力，提升辦事效率；要自覺履行職責，提高服務水平。結合近幾年的工作經驗，筆者從以下四個方面淺談高校審核評估中教學秘書的職業(yè)能力。

一、未雨綢繆，案頭材料重在平日積累

教學管理類的案頭材料多且雜，平日里如果沒有進行合理、科學、有序的歸類整理，遇到教學評估、專業(yè)認證、年終總結、教學成果獎申報等需要大量一手教學材料的時候就會措手不及，無從下手。日常工作本就煩瑣，如果按照通知要求需要在短時間內完成大量材料的匯總、編輯工作，會使得工作凌亂不堪，甚至身心俱疲，因此，我們要未雨綢繆，通過平日積累好案頭材料，做好分類，用起來方能游刃有余。

1.常規(guī)性案頭材料。伴隨著本科教學工作的推進和深化，校教學管理部門更加重視常規(guī)性工作的開展和落實。作為教務秘書，每天都時刻關注著教學管理部門發(fā)布的各項通知和發(fā)文，在做好基礎工作的前提下，按學期、事務類別、年份、參與對象等不同要素進行歸檔顯得非常重要。這不僅是對工作的總結和提升，而且通過匯總、對比和分析，能夠較為客觀地反映當前的教學狀態(tài)，同時可以提出更加合理性的改進意見。從微觀和宏觀、師資建設、教學資源分配及利用等諸多方面都會促進教學質量的提高。俗話說：好記性不如爛筆頭，在大數(shù)據(jù)的背景下，學會巧妙利用各類工具，系統(tǒng)、科學地匯總材料，搜集好案頭材料，定會達到事半功倍的效果。

2.總結性案頭材料。每一位教務管理者每學期都會遇到各類項目申報、中期檢查、結題、驗收等工作，如何在短時期內完成一份優(yōu)秀的申報書或總結報告，既考驗工作能力，又鍛煉個人能力。總結性的案頭材料需要從以下幾個方面進行準備：（1）文字材料：文件、規(guī)劃、方案、紀要、制度、工作計劃和總結、記錄、綜述等；（2）統(tǒng)計材料：統(tǒng)計表格、報表和名冊等；（3）聲像材料：照片、錄像帶、聲像、光盤等；（4）證書材料：榮譽證書、獲獎證書、錦旗、獎杯、獎牌、成果鑒定證書等；（5）實物材料：獲獎作品、科技作品、著作、教材、高級別論文期刊等；（6）匯編成冊的材料：主要有規(guī)劃（發(fā)展規(guī)劃、專業(yè)建設規(guī)劃、師資隊伍建設規(guī)劃等）、教學管理制度、行政管理制度、人才培養(yǎng)方案、課程教學大綱、課程表、名冊（教職工名冊、學生名冊等）、評建工作手冊、評建簡報、文件匯編等；（7）其他材料：能反映教學工作水平和人才培養(yǎng)質量的其他類型材料。

值得一提的是，凡匯編成冊的材料，一定嚴格把關，仔細校準，報學校批準后統(tǒng)一標準、規(guī)格印制。在材料的收集、整理中要堅持以下原則：（1）真實性原則；（2）準確性原則；（3）完整性原則；（4）標準性原則；（5）條理性原則；（6）簡明性原則。

二、活學活用，輔助工具貴在分門別類

高校教務管理工作內容廣泛，涉及面廣，如果能有一個大型教務管理系統(tǒng)來處理日常事務，不僅能提高效率，而且有利于數(shù)據(jù)的保存。但是，隨著數(shù)據(jù)量的增加，勢必會導致系統(tǒng)運行效率慢，延長工作時間，降低了工作效率。如果有多個小的教務管理系統(tǒng)來分門別類地處理不同事務，如排課系統(tǒng)、教材系統(tǒng)、成績系統(tǒng)、畢業(yè)論文（設計）系統(tǒng)、實習實踐系統(tǒng)、數(shù)據(jù)采集系統(tǒng)、簽到系統(tǒng)等，就能夠做到歸屬清晰，處理事務高效。但是，隨之而來的問題是，每個系統(tǒng)都需要口令、眾多用戶名和密碼、運行程序等，對于新的教務教師來說，每個系統(tǒng)都需要學習，耗時較長，上手較慢。現(xiàn)如今，很多高校的教務管理系統(tǒng)都是將相近功能的系統(tǒng)合并成為一個較大型的系統(tǒng)，不僅數(shù)據(jù)遷移方便，而且人機界面簡單，上手也較快。以蘇州大學教務管理者使用的系統(tǒng)為例，如正方管理系統(tǒng)（包含排課、教材、考試、成績、教學計劃、畢業(yè)資格審核、畢業(yè)設計等多個方面）、教學互評管理系統(tǒng)、畢業(yè)設計（論文）網(wǎng)絡管理系統(tǒng)、教學互動與評價系統(tǒng)、學生事務在線預約系統(tǒng)、教材管理系統(tǒng)等。

三、總結反思，事務性工作貴在熟能生巧

教務秘書是教學院長的得力助手，如何做好本職工作，做到承上啟下，準確傳遞信息，是每個教務管理者的基本素養(yǎng)。結合近幾年的工作經驗，筆者淺談幾點想法：（1）排課與排考如同下棋，需要科學、合理的排兵布陣。（2）閱卷要求、評分細則、課程成績單、質量分析表等材料歸檔要做到整齊、完整和有據(jù)可查。（3）教材、講義和報告冊的使用需要規(guī)范，能夠體現(xiàn)與時俱進，也要注重基礎知識的準確傳播，切不可輕易給學生使用不成熟的教材或講義。（4）畢業(yè)設計（論文）環(huán)節(jié)需要全程跟蹤，嚴格把控開題、中期檢查和畢業(yè)答辯的各個環(huán)節(jié)，注重平時的考察，加強對校外畢業(yè)設計的過程化考核。（5）在符合專業(yè)要求的前提下，畢業(yè)實習內容講求百花齊放，集中實習和分散實習形式應多樣，對于學院來說，選擇合適的實習基地頗為重要，通過實習基地的實習實踐來提高師生的工程技能和職業(yè)技能。（6）學科競賽在于培育，組建一支戰(zhàn)斗力強的團隊，提供有力的軟、硬件設施，以賽促教、以賽促學，注重及時收集各類競賽資料服務師生。（7）加強教師各類培訓工作，革新知識體系，完善教育教學理論，在學習、探討中汲取新知識。（8）教改工程貴在頂層設計，重在實施實踐，從點到線再到面逐一開展各項工作，搭好框架，不斷積累，總結創(chuàng)新，爭取在教學成果獎上有所突破。（9）在“互聯(lián)網(wǎng)+”、大數(shù)據(jù)的背景下，MOOC課、在線開放課程、微課、“雨課堂”等特色課程如雨后春筍般出現(xiàn)，學院應結合師資情況，合理規(guī)劃、開發(fā)和建設特色課程。（10）不斷推進國際化進程工作，隨著短期、中長期、長期交流項目的逐漸增多，師生需要開拓視野，充分利用好各類平臺創(chuàng)造機會進行交流學習，取其精華，去其糟粕。

四、與時俱進，新媒體平臺廣泛宣傳報道

新媒體是新的技術支撐體系下出現(xiàn)的媒體形態(tài)，如數(shù)字雜志、數(shù)字報紙、數(shù)字廣播、手機短信、移動電視、網(wǎng)絡、桌面視窗、數(shù)字電視、數(shù)字電影、觸摸媒體、手機網(wǎng)絡等。相對于報紙、戶外、廣播、電視四大傳統(tǒng)意義上的媒體，新媒體被形象地稱為“第五媒體”。

教務秘書在工作中會遇到一個共性問題：會做不會說，會說不會寫。在當下網(wǎng)絡如此發(fā)達，智能手機如此暢銷的年代，能夠與時俱進，利用好新媒體顯得尤為重要。例如：制作淺顯易懂的選課視頻、換修學分短片、各類本科生科研能力提升項目申報短視頻等，動畫效果生動，觀眾記憶深刻，易于操作和傳承，解放了教務秘書的大量文字和口頭詮釋、答復工作，何樂而不為呢？同時，給教務秘書帶來了更多的挑戰(zhàn)，既能文又能武，只有將這文和武發(fā)揮地淋漓盡致，方可將本科教務管理工作開展的有聲有色。

五、結語

“三百六十行，行行出狀元”，本科教學工作一直是各高校工作的核心，每一位教務秘書應以此為榮為耀，全身心地投入工作中去，有責任心、持之以恒地完成各項工作，成為該領域的技術專家，更好地服務師生。與此同時，學校應打通教務管理者的晉升通道，獎懲分明，科學、職業(yè)地建設出一批高水平、高素養(yǎng)的教務管理者為本科教育事業(yè)奮斗終生。

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