高中檔案管理工作有效實施策略

李蔚蔚

摘 要：做好高中檔案管理工作能夠為提高高中辦公室業務效果帶來幫助，同時也能夠為推動高中管理工作水平提高帶來支持。文章先對高中檔案管理工作的特點進行簡要分析，之后對高中檔案管理工作實施策略予以探討。

關鍵詞：高中；檔案管理；策略

檔案管理是一項基礎性辦公室工作，其在高中學校當中有著重要地位。然而，從當前的高中學校發展模式來看，其更多的將重心放在教育事業方面，所以對于包括檔案管理在內的辦公室工作在學校發展地位、價值上會被忽視，這既不利于學校的發展，也不利于學校教育價值的發揮。為了能夠給學校創造一個更好的發展空間，讓其能夠有更多的時間和精力為高中教育事業做出貢獻，做好高中檔案管理工作勢在必行。

一、高中檔案管理工作特點

1.種類繁多，使用頻繁

檔案種類繁多是高中檔案的重要特點。從檔案類型角度來看，學校檔案包括學校發展檔案、教職員工人事檔案、學生信息檔案等。這些檔案類型不同，相互之間關聯性不大，因此必須要做到絕對分類管理。相對而言，學校發展檔案、教職員工人事檔案的穩定性較高，應用率較低。但學生信息檔案是每年都必須要進行更新的，因為新生的檔案遷入、畢業生的檔案遷走是每年雷打不動的，所以檔案管理人員需要在學生檔案方面投入更多的精力和時間，以確保每一個學生的檔案都能夠做到準確、完整。

2.關系復雜，業務繁瑣

在高中檔案當中，無論是教職員工的檔案還是學生的檔案，都有著關系復雜、業務繁瑣的特點。因為教師作為我國特殊性人力資源，其在學校、當地教育局等都有個人信息檔案，如果出現人事調離情況，檔案管理人員必須要在完成校內檔案遷出的基礎上，到當地教育局申請檔案遷出和更改等業務。而在學生檔案方面，因為高中面臨高考，所以當學生畢業后需要進行檔案遷出后，其也必須要進過一系列的手續才能夠完成檔案遷出。雖然，目前在學生檔案方面已經可以實現信息化管理，但從實用性和安全性角度來看，學生檔案對他們至關重要，所以傳統檔案管理模式仍占有主要地位。

二、高中檔案管理工作實施策略

1.強化檔案管理意識，落實工作地位

想要提高高中檔案管理工作質量，強化檔案管理意識，落實檔案管理工作地位是基礎措施。這里所強調的檔案管理意識強化，不僅包括檔案管理人員，還包括學校當中所有的教職員工，甚至是學生，因為只當學校中所有人都產生檔案管理意識，檔案管理工作才能夠被重視，其才能夠更好的發揮出作用和價值。在這一環節工作中，學校管理者需要強化價值員工的檔案意識，每年對教職員工信息與檔案內容進行復核，確保檔案信息的及時更新，與教職員工的實際情況保證一致。在學生方面，需要教師在新生檔案遷入和畢業生檔案遷出階段，對檔案管理工作予以格外關注，并對學生予以說教，以確保學生能夠產生檔案意識，從而利用、保護好他們的檔案，避免檔案丟失，為學生的求學帶來不利影響。

2.創新信息檔案管理，提高管理效率

提高學校檔案管理工作水平，就必須要創新檔案管理模式。信息化檔案管理模式是目前較為普遍的檔案管理模式，其能夠為檔案管理工作效率帶來一定程度上的方便。但隨著信息化事業的發展，典型的PC終端檔案管理已經無法滿足社會需求，在這種情況下，以移動終端為基礎的檔案管理模式應該得以實現。在實際工作中，包括教職員工、學生在內的所有檔案在學校中的人員，都可以借助移動終端來實現對自己檔案的調閱和應用，但所有檔案無法利用終端進行截圖，打印則會在檔案上顯示出檔案的性質，例如檔案歸屬、時效期以及學校的印章，以避免檔案被惡意利用。從目前來看，檔案管理在移動終端的應用方面僅以服務為主，相對于管理而言仍是傳統管理和PC終端管理效果更好，因此采取多元合一的檔案管理辦法很有必要。

3.加強檔案管理學習，提高專業能力

檔案管理人員作為從事檔案管理工作的責任人，其必須要不斷的提高自身的專業素質和水平，才能夠保證自己的檔案管理工作水平有效性，因此定期進行專業學習，提高自己的檔案管理水平意義重大。從當前的高中檔案管理工作模式來看，存在辦公室人員身兼多職的情況，在這種情況下，作為檔案管理人員的我們，更應該拿出我們的責任心，去做好檔案管理工作，因為我們深知檔案對于教師、學生的影響。為此，我們需要加強自我學習，不斷的充實自己，讓自己能夠在檔案管理水平上有所提高，從而更好的完成學校檔案管理工作。

三、總結

綜上所述，做好高中檔案管理工作的實施策略研究，不僅可以提高學校檔案管理工作水平，還能夠為學校教育事業發展帶來支持。在實際工作中，檔案管理人員要深刻認識到檔案管理工作對于高中學校日常管理的重要性，結合學校日常工作模式的特點，展開具有針對性的檔案管理模式設計，以確保學校當中各類檔案的合理管理和應用，在提高檔案管理工作效率的同時，為學校教育事業的發展提供良好的內部動力支持。

參考文獻

[1]徐愛玲.智能化發展在高中檔案管理中的應用[J].辦公室業務，2016（18）：187+178.

[2]章雷芬.關于高中檔案管理工作有效實施的研究[J].科學大眾（科學教育），2015（07）：48.