智能溝通平臺的應用

黃瑞東　黃河　許愛易　黃嘉民

摘要：在項目建設過程中，施工總承包單位與業主監理及各分包單位均需保持頻繁且緊密的溝通，因此，溝通的有效、及時與否很大程度影響項目施工的進行。傳統方式往往存在效率低、流程繁瑣、速度慢的弊端，因此建立各方互通智能溝通平臺的設想將可作為一次重要嘗試。

關鍵詞：項目建設；溝通；管理；智能平臺

一.背景：

筆者在日常涉及到需與業主等各方對接的工作中總結并列舉以下幾項受傳統溝通方式影響較大的工作。

1 方案等資料報審

作為施工總承包，在建設過程中，需要將方案等各種施工相關資料報審業主及監理，貫穿整個工程，無節制的打印，導致大量紙張被消耗，期間還因各種原因導致出現錯打、多打等現象造成不必要的浪費，在提倡綠色可持續發展的時代，這顯然違背環保理念。同時，資料的報審過程相對繁瑣，現實情況是，資料報審過程為：施工單位技術人員→施工單位資料員→業主/監理資料員→負責人，在這一過程中，資料員常常有大量資料需要在同一時間與對接單位進行交接，在每一個環節都可能出現錯報、漏報或者資料丟失的情況，因此對每位人員都增加對資料管理的工作量。除此之外，受人員因素影響較大，在涉及到需要相關管理人員進行簽字審批時，一旦因管理人員在該時刻無法在場進行簽字，也導致了方案和資料的拖滯。

2 技術確認單

在現場施工中，不可避免出現無法按施工圖紙正常施工及做法不明確等情況，那么此時需要由施工單位發起技術確認單，向業主或設計單位進行做法確認。實際情況常常是，該類單子往往需要經由多人交接進行確認，單子在各經手人處停滯時間的疊加，整體推遲了單子的回復時間，降低了回復速度和效率，從而導致現場對應施工的停滯不前或質量問題。

3質量安全整改單

作為施工總承包，在對現場進行施工安全及質量進行管理中，對于存在的安全質量問題需及時通知相關單位進行整改，情況嚴重者需采取停工處理。對于安全問題，更早地解決意味著更小可能的意外發生，這也是企業對工作人員生命安全負有的基本責任。對于質量問題，及時的解決將保證施工各項的順利進行。因此，這一過程必須保證時效性，而實際情況卻常常是整改單常常未能在問題發現后第一時間送達至相關單位手中，同時后續整改也常遲遲未能及時回復，時間收到拖延后，一旦工作人員未能做到對每一項整改實時跟進，導致部分問題被置之腦后。除此之外，過程中單子發生丟失，將同樣使得部分整改不到位或未整改，原本的質量問題未能得到有效解決，對后續的驗收及施工均造成了不同程度的影響。

綜上所述，降低效率原因如下：

在涉及到需與業主及其他單位的對接工作中，一旦文件需要經由多人進行交接，那么各人員自身因素都可能造成事情進展速度緩慢，影響問題解決的時效性。從客觀因素考慮，紙質版資料的打印常受設備影響。

從環保效益、時間效益、經濟效益和人員辦公效率角度出發，智能溝通平臺能夠很好的解決上述存在的問題都可得到合理的解決。

二.優點

1.加快信息傳送效率

施工單位編制完成的文件可在第一時間發送至部門領導進行審批審核，確認無誤后，利用平臺數字化簽署系統加入署名及章印，即可馬上發送至平臺上業主方和監理方的負責人，省去人力報送和層層審批蓋章的環節，同時，當文件等資料需進行修改，也可通過平臺立即反饋給編制人，以達到及時修改，及時報審的效果。施工方案的盡早過審，意味著能夠更早的進行交底，從而推進現場施工。

對于現場發現的質量安全問題同樣能夠在第一時間告知相關單位，并在平臺上設置整改進度和時間，以實時跟進整改進程，若整改未在規定時間內完成，則可進行對該單位進行處罰，并在平臺留存記錄。

2.提升了資料整理及檢索能力

在進行內外收發文的工作過程中，會產生大量的資料文件需要進行整理和存檔，同時，工作中常常需要對已有的文件進行查閱等等，往往造成資料整理變得混亂、更有可能出現資料的損壞或丟失。而通過智能平臺，可實現對資料加密管理，分類存儲，有效排序，既保證了資料的完整也方便了各部門對資料的檢索和查閱。極大的減輕資料管理人員的工作負擔，也節省了各方人員的時間，提升了工作效率。

3.加快了工程進度

各單位間工作效率高低與否很大程度決定了項目整體工期的長短，如果能夠在每一處流程都能夠節省一些不必要的環節，將使合作更為密切、便捷和高效，能夠極大提升各方人員的積極性，這樣的積極作用將很好體現在施工現場的工作中。做法的快速確認、快速審核到快速的落地，層層遞進，加快了進程。安全問題的及時發現、及時整改極大保障現場作業人員的生命安全，質量的高效把控提升工程的整體品質和驗收合格率，為項目創優申報工作奠定了基礎。

4.明確責任歸屬提升管理

資料完整、過程清晰、溝通高效，能夠有效將責任落實，提升各單位對自身的工作要求。管理者可通過

5.符合綠色環保理念

使用無紙化辦公方式將減少資源的消耗，因為其最顯著的特點就是在互聯網平臺上進行電子文件的傳送，不僅量減紙質文件的印刷，同時也縮減紙質文件傳遞過程中所需的人力、物力及財力。紙質文件需求的減少，意味將縮減對木材的消耗，減少對環境的污染，最終達到節能減排，響應了黨中央關于創建節約型社會的號召。

三.待解決問題

1.完善技術

對于互聯網辦公平臺建設已具備一定基礎，但仍在存在很多操作問題，因此，為了能夠真正實現滿足實際工作需求的辦公平臺，需要聘請相關技術人員對項目辦公平臺進行針對性設計。

2.完善制度

目前多數工程資料的過審及竣工驗收報備仍需要采用紙質版及實體章印，因此，需要有關政府部門出臺相關法規，授予電子版資料法律效益，采用先進技術增強對電子文件的管理和保護。

3.安全保護

對資料的保護，一方面必須保證資料的防外泄，因此需要有較強的防盜系統。另一方面，需要保證文件的完整性和不可修改性，以確保文件的真實有效。

四.結語

信息化辦公已為現代人員帶來大量的便捷，順應信息化時代的趨勢也是歷史必然，智能化辦公能夠極大提升工作效率，而作為對工作工期要求高的建設行業，采用信息化辦公，更是能夠在多方面對工程質量、安全及工期產生積極影響。此外更能實現綠色建造，保護環境的重大意義。

作者簡介：

黃瑞東，男，1996年2月出生，中建二局第一建筑工程有限公司坪山高新區綜合服務中心項目技術員.