電力企業文書檔案現代化管理策略探討

趙金玉

摘要：檔案管理隨著信息化技術的發展和普及，實現了傳統的紙質檔案向電子化檔案管理的轉變，不僅延長了檔案的存在壽命，也提高了工作效率和準確性。電力企業是我國經濟的重要組成部分，關系到人們的日常生活和工作關系社會的穩定和經濟的發展，因此電力企業應該合理的運用計算機信息技術，加大對文書檔案的現代化管理。但在新舊經濟體制融合并不徹底的情況下，檔案管理工作還存有不足之處，制約著電力企業的發展。在此，文章通過闡述檔案現代化管理的重要性，分析目前的管理現狀，并提出了一些對應策略。

關鍵詞：檔案現代化管理；重要性；現狀；策略

隨著現代企業制度的廣泛確立，企業對檔案的管理也提出了更高的要求和標準。而企業文書檔案是企業在各項管理活動中直接形成的具有一定保存價值的信息記錄。包括了工作記錄、人員資料、業務往來信息數據等人事和財務方面的事項，表現形式大多是圖片、表格、文字、錄像或音頻等。對其進行現代化管理將這些檔案資料進行整理、排列、儲存、傳達、查閱、開發和利用，讓這些資料通過網絡載體從形式上向數字化和信息化轉化，即能夠提高檔案資料的利用率，也能為用戶提供更為便利的服務。

一、電力企業文書檔案現代化管理的重要性

檔案管理是一項綜合性和全局性的管理活動，掌握的是整個企業的經營生產狀況，所以各環節、各部門都需要極高的銜接性，實施文書檔案管理，可以緊跟時代對電力資源和信息的管理要求，而發揮出更加優良的服務職能，同時還保持了檔案的真實性，也為后期的查閱和參考提供了方便。另外，電力企業在發展中逐漸提高了對專業知識和技能的要求，而文書管理又與企業的中心活動任務是緊密聯系在一起的，因此加強文書檔案的現代化建設可以用更加完善的制度來推動和保障中心任務的發展，符合了電力企業的發展需求，從而提高整體的管理水平。

二、電力企業文書檔案管理現狀

（一）文書與檔案管理脫節。受傳統經濟體制的束縛，各個部門的管理內容一般在企業中都是相互獨立，尤其是檔案管理部門，將文書管理活動作為唯一的工作內容，而忽視了其他環節之間的關聯性。若是電力企業某個環節出現了信息錯誤問題、電力系統運行出現了異常，則無法提供有效的解決辦法，無法制定出有效的決策部署，不利于企業自身的發展和市場的開拓。另外，部門之間的獨立，也會導致檔案信息資源得不到共享，企業上至領導、下至員工都認為檔案涉及企業機密，是不與公開的，只能是專門人員進行保管，由此在企業發展計劃、人員聘用、薪資待遇等與職企自身利益相關的問題和制度上則無法實現透明和公開，無端會引起企業內部矛盾。

（二）利用率低。首先，企業雖然引進了大量的現代化的辦公設備，但運用率不是很高，大多數企業還是沿用著傳統的管理方式，不僅增加工作難度，也耗費了大量的人力、財力，工作效率還沒有達到理想的程度，檔案的堆積嚴重；其次，由于缺乏正確的認識，在檔案管理的各個環節上沒有相關的管理體系和工作考核制度進行管制和約束，無法及時應對檔案的防潮、防盜工作，從而使企業的檔案信息無法完整的進行收集，容易造成檔案資料的不完整、泄漏和丟失，說明現代化設備沒有得到充分發揮。

三、電力企業文書檔案現代化管理策略

（一）合理利用網絡平臺，建立信息開放服務中心，對資源信息開發利用，實現信息資源的安全共享。通過各類媒體終端，創造全方位的服務工作，單位也要及時監管網絡環境的健康性，避免不利信息的傳播，和本單位信息的被竊取外流現象；其次從全局出發，結合競爭和服務并存意識，出具一定的工作制度和文件，以規范服務行為和思想，將服務模式納入到績效考核中，以便綜合評價，從而為服務人員提供了一定的激勵和約束。

（二）加強管理隊伍建設。加大對檔案工作的支持力，加強對從業人員的培訓，擴大員工的對外交流和學習平臺，轉變從業人員的思想。另外對人員的培訓也要從不同角度來進行。定期進行專業的知識和技能的培訓，以適應更新速度較快的科學技術，提高從業人員對分析、判斷、實踐和應急能力。同時公司科技人員，在設置安全保密系統方面，能夠進一步研發，嚴格監管計算機發布的內容，從而能夠有效的避免計算機被入侵的現象，確保信息資源的安全性，從整體上提升檔案隊伍的管理水平。

（三）提高數字化管理。在管理工作中利用網絡光纖與硬盤的連接陣列，提升數字化檔案管理的系統性，同時增加系統內部的儲存量。其次，對磁盤陣列產品的結構和硬件的組合要按照嚴格的標準進行操作，而磁盤陣列需要多元化的保護程序都為數字化檔案管理提供了系統保障，增加了檔案的安全性。再次，要提升檔案的使用性。由于磁盤陣列本身具備了對系統的維護功能，使得數字化檔案的管理可以實現在線升級功能，讓管理更見便利、安全、有效。

四、結語

經濟全球化給我國經濟帶來了更為廣闊的發展空間，現代化建設也已然成為了經濟結構中的重要活動內容。加之檔案文書管理在整個管理活動中處于關鍵地位，更應該從制度、模式和人員方面加強管理，促進現代化管理模式的發展。

參考文獻：

[1]王霞玲.分析電力企業文書檔案現代化管理[J].科技與企業，2014.

[2]黃挺婷.電力企業文書檔案現代化管理探究[J].職工法律天地，2016.

[3]蔡興海.淺談電力企業文書檔案現代化管理探究[J].辦公室業務，2014.