互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代高校檔案管理工作的對(duì)策探討

譚晶

摘 要：互聯(lián)網(wǎng)+是當(dāng)前知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代所形成的一種新經(jīng)濟(jì)形態(tài)，同時(shí)也是科學(xué)技術(shù)進(jìn)步與教育創(chuàng)新的必然結(jié)果。從互聯(lián)網(wǎng)+的結(jié)構(gòu)而言，互聯(lián)網(wǎng)思維屬于其核心，在現(xiàn)代思維的引領(lǐng)之下，促進(jìn)互聯(lián)網(wǎng)和傳統(tǒng)行業(yè)之間的結(jié)合，不斷創(chuàng)新社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展方式。作為高校教育管理工作的重要內(nèi)容，檔案管理工作在互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代也迎來了更大的創(chuàng)新和發(fā)展，現(xiàn)代信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用，在很大程度上簡(jiǎn)化了檔案管理工作流程，促進(jìn)了檔案管理效率的提升。本文結(jié)合筆者實(shí)際工作研究，探討了互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代高校檔案管理工作的有效對(duì)策。

關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng)+；高校檔案管理；對(duì)策

在“大眾創(chuàng)業(yè)、萬眾創(chuàng)新”的新時(shí)期下，高校檔案管理工作也必須要盡快轉(zhuǎn)變過去那種工作方式，進(jìn)一步探索研究現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用，促進(jìn)檔案管理活動(dòng)朝著更加科學(xué)化、智能化、信息化的方向發(fā)展。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，緊跟時(shí)代發(fā)展腳步，在不斷推進(jìn)檔案數(shù)字化、信息化建設(shè)的基礎(chǔ)上，深入探索互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代的檔案管理方法，更好的滿足當(dāng)前高校檔案管理工作的需求。

1 互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代高校檔案管理工作的特征

首先是檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)的虛擬性特征。在過去人工管理的時(shí)代，高校檔案管理任務(wù)繁重，過程相對(duì)繁瑣，管理效率不高，而在互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代，檔案管理工作能夠依靠信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，建立檔案信息化管理系統(tǒng)，從而對(duì)高校內(nèi)部檔案進(jìn)行跨地域、跨時(shí)空的有效管理，依靠虛擬化的檔案管理平臺(tái)，促進(jìn)了高校檔案信息化管理的實(shí)現(xiàn)。

其次是高校檔案管理的集成性特征。高校檔案管理工作可以說涉及到所有師生，關(guān)系到高校所開展的各項(xiàng)活動(dòng)，如教學(xué)教研、科研、后勤等，只有真正將不同部門的各項(xiàng)信息資料處理好，才能夠確保檔案管理工作的有序開展。在互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代，借助于信息技術(shù)手段，能夠?qū)⒏咝?nèi)部不同部門形成的文件材料、數(shù)據(jù)信息統(tǒng)一集中到檔案系統(tǒng)中進(jìn)行分類、整理、歸檔，從而極大的促進(jìn)了檔案管理工作效率的提升[1]。

最后是檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化的特征。即便是利用信息管理系統(tǒng)對(duì)高校檔案實(shí)施統(tǒng)一集成化管理，也必須要遵守各項(xiàng)規(guī)章制度來確保檔案資料與人員的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，當(dāng)信息管理系統(tǒng)應(yīng)用到高校檔案管理中之后，高校必須要更加強(qiáng)調(diào)管理活動(dòng)的規(guī)范化。隨著近年來高校檔案管理工作的持續(xù)改革創(chuàng)新，其管理制度也進(jìn)一步完善，檔案管理軟硬件設(shè)備設(shè)施更加齊全，這也為檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理打下了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

2 高校檔案管理信息化建設(shè)的重要意義

首先，互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代下的高校檔案信息化管理能夠推動(dòng)數(shù)字校園的建設(shè)。作為高校教育管理工作中的重要內(nèi)容，檔案管理工作的有效開展可以準(zhǔn)確客觀的反映出高校不同階段的發(fā)展歷史，對(duì)于高校未來的建設(shè)發(fā)展具有非常重要的意義，也是高校對(duì)自身進(jìn)行考核評(píng)估的關(guān)鍵依據(jù)。數(shù)字校園的建設(shè)必須要依托檔案信息化管理，確保檔案資源得以更加高效的利用；其次，互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代下高校檔案信息化管理可以確保檔案材料的完整性和安全性。在互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代，高校各類檔案材料基本上已經(jīng)錄入到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化管理，如此一來不但有效降低了對(duì)紙質(zhì)檔案的依賴性，同時(shí)也能夠促進(jìn)檔案檢索利用效率的提升，讓重要的檔案材料得以永久保存；最后，互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代下高校檔案信息化管理可以提升檔案工作質(zhì)量和效率，檔案信息化建設(shè)可以確保目前的紙質(zhì)檔案材料得以更好的保存，在對(duì)檔案進(jìn)行存儲(chǔ)、查詢的過程中，只需要輸入相關(guān)信息，就可以第一時(shí)間調(diào)出檔案材料，既方便又高效。

3 互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代高校檔案管理工作的對(duì)策

3.1 積極轉(zhuǎn)變管理思維

在互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代，檔案管理人員必須要主動(dòng)樹立互聯(lián)網(wǎng)思維尤其是移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)思維，能夠真正把檔案管理工作和互聯(lián)網(wǎng)聯(lián)系起來，在信息技術(shù)日益發(fā)展普及的新時(shí)期，高校檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)與時(shí)俱進(jìn)，積極應(yīng)用網(wǎng)站、微信公眾號(hào)、微博平臺(tái)等渠道提供檔案服務(wù)，借助于互聯(lián)網(wǎng)實(shí)施遠(yuǎn)程指導(dǎo)、經(jīng)驗(yàn)交流等。依托于網(wǎng)絡(luò)，組織檔案管理工作志愿者參與開放檔案編目、關(guān)鍵詞著錄等工作，拓展檔案工作范圍，進(jìn)一步擴(kuò)大檔案人員隊(duì)伍?，F(xiàn)階段，對(duì)于檔案服務(wù)來說，即便和過去傳統(tǒng)的服務(wù)方式有了很大的創(chuàng)新與發(fā)展，但網(wǎng)絡(luò)思維創(chuàng)新能力還需要進(jìn)一步提升，依靠互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行檔案工作指導(dǎo)還需要進(jìn)一步深入，從而形成真正的網(wǎng)絡(luò)創(chuàng)新思維[2]。

3.2 推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)

現(xiàn)階段，部分高校檔案管理人員依舊還是采用傳統(tǒng)的管理理念和方法，對(duì)數(shù)字化、信息化檔案數(shù)據(jù)資源的收集、整理、歸納意識(shí)不足。從當(dāng)前的實(shí)際情況而言，數(shù)字化檔案已經(jīng)占據(jù)了很大的比重，如果檔案管理人員不重視對(duì)這部分檔案材料的歸檔管理，則會(huì)在很大程度上影響到高校檔案信息的完整性。因此在不斷強(qiáng)化數(shù)字化檔案資源歸檔的基礎(chǔ)上，檔案管理人員還應(yīng)當(dāng)深入探討研究各種新型檔案材料，根據(jù)具體特性實(shí)施分類，將其和傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案區(qū)別開來。與此同時(shí)，高校檔案管理部門應(yīng)當(dāng)利用互聯(lián)網(wǎng)主動(dòng)和其他高校檔案管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行溝通與合作，共同創(chuàng)建開放性的高校檔案資源平臺(tái)，促進(jìn)網(wǎng)絡(luò)與檔案的深度融合，進(jìn)一步強(qiáng)化互聯(lián)網(wǎng)+檔案建設(shè)，將高校開放檔案集中到更加廣闊的平臺(tái)上，從而充分發(fā)揮出檔案資源的利用價(jià)值。

3.3 加強(qiáng)現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用

首先，必須進(jìn)一步強(qiáng)化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在高校檔案管理工作中的應(yīng)用，需要以更加完善的基礎(chǔ)設(shè)施作為基礎(chǔ)，比如說現(xiàn)代計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀等設(shè)備，目前來說高校應(yīng)當(dāng)為檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)提供充足的資金，從而符合高校檔案管理工作發(fā)展的需求；其次，目前互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在高校中已經(jīng)得到了較為普遍的應(yīng)用，然而關(guān)鍵在于必須要盡快搭建一個(gè)基于互聯(lián)網(wǎng)的檔案信息系統(tǒng)，在這一系統(tǒng)中不但能夠讓檔案人員依托于互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行資料管理，同時(shí)能夠?qū)τ诓煌瑱?quán)限的用戶身份為其給予相匹配的查閱權(quán)限，從而提升檔案服務(wù)效率和質(zhì)量；最后，應(yīng)當(dāng)做好對(duì)高校檔案管理人員的培訓(xùn)，互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代讓高校檔案管理工作發(fā)生了較大的變革，對(duì)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)能力也提出了新的要求，高校應(yīng)當(dāng)定期組織開展培訓(xùn)活動(dòng)，制定完善的考核評(píng)價(jià)機(jī)制和獎(jiǎng)懲制度，進(jìn)一步激發(fā)檔案管理人員的學(xué)習(xí)熱情和工作積極性，打造一支專業(yè)化的檔案管理隊(duì)伍[3]。

3.4 做好檔案信息安全防范

在互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代下，高校檔案管理必須要做好對(duì)檔案安全的防范管理工作。對(duì)于數(shù)字檔案保存時(shí)間能夠依靠技術(shù)手段來解決，高校檔案安全管理的關(guān)鍵在于確保檔案信息不會(huì)泄露或損毀。由于互聯(lián)網(wǎng)+檔案的管理模式，檔案服務(wù)與利用的便捷性和檔案安全之間產(chǎn)生了一定矛盾，所以必須要對(duì)檔案使用者實(shí)施身份認(rèn)證與權(quán)限設(shè)置的“雙保險(xiǎn)”，唯有確保檔案使用者身份準(zhǔn)確同時(shí)明確其權(quán)限，才可以確保檔案信息不會(huì)遭到泄露。隨著未來高校檔案信息資源平臺(tái)的日益完善，可通過和公民身份證系統(tǒng)之間的對(duì)接，從而對(duì)檔案使用者進(jìn)行實(shí)名查詢，結(jié)合檔案使用者的身份信息對(duì)其實(shí)際權(quán)限予以分類，控制用戶賬號(hào)能夠訪問哪些目錄和文件，避免出現(xiàn)惡意拷貝、修改或損壞檔案材料的情況，確保高校數(shù)字檔案資源不會(huì)被非法使用。

4 結(jié)語

綜上所述，在互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代下，高校檔案管理信息化建設(shè)可以說是檔案管理人員必須要充分重視的一項(xiàng)工作任務(wù)，同時(shí)也是數(shù)字校園建設(shè)的重要內(nèi)容。借助于進(jìn)一步深入探索創(chuàng)新檔案管理工作方式，推動(dòng)高校檔案管理工作朝著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和規(guī)范化的范你高興發(fā)展，才能夠更好的為高校的持續(xù)健康發(fā)展服務(wù)，充分發(fā)揮出檔案管理工作的價(jià)值與功能。

參考文獻(xiàn)

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[2]甘萍.信息時(shí)代高校檔案管理的創(chuàng)新路徑[J].蘭臺(tái)世界，2018（04）：58-60.

[3]何慶.數(shù)字化時(shí)代推動(dòng)高校檔案管理信息化建設(shè)的路徑[J].電子技術(shù)與軟件工程，2018（06）：232.