互聯網時代檔案管理思考

任愛榮

摘 要：檔案管理亦稱檔案工作，是檔案館（室）直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務的各項業務工作的總稱，包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的活動。檔案管理范圍十分廣泛，“互聯網+”之前的傳統檔案管理，大多依靠紙質檔案，有一定的局限性，效率較低，信息容易丟失。大數據時代已經到來，互聯網技術的重要性已經毋庸置疑，本文分析了“互聯網+”檔案管理的優劣，淺談現代檔案管理工作如何真正適應互聯網技術的大爆炸。

關鍵詞：互聯網；檔案管理；信息化

1 檔案管理的基本概念

1.1 檔案

檔案是指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

1.2 檔案的形式

檔案的形式是指文種形式、載體形式、信息記錄和表達形式。從轉化為檔案的文種來看，有公文、圖紙、書信、電報、戶籍、帳冊、契約、合同、證書、書稿、日記、筆記等。從檔案的載體形式來看，有甲骨、青銅、紙張、紙草、羊皮、膠片、磁帶、磁盤等。從信息表達方式來看，主要有三種基本的表達方式，即文字、圖像、聲音。

1.3 檔案管理工作

檔案工作可以從兩個方面來解讀，首先從廣義上說是指檔案館工作、檔案室工作、檔案事業管理工作、檔案教育、檔案科學研究和出版工作等。從狹義上說是指檔案室和檔案館所從事檔案業務工作，即用科學原則和方法管理檔案，為黨和國家各項事業服務的工作。而檔案管理工作是建立檔案實體秩序，使所保存的檔案有序化、條理化，為整個檔案管理工作創建秩序化的管理對象基礎的工作。檔案管理工作主要包括收集、整理、鑒定、保管、統計、提供利用、檢索和編研。

2 互聯網發展狀況

作為21世紀信息技術的產物，我國互聯網的發展速度已超出預期，基于此各行各業發生了翻天覆地的變化，互聯網已成為生產建設、經濟貿易、科技創新、公共服務、文化娛樂及生活的新平臺，誰利用并更好的掌握互聯網技術，誰就能在競爭中占據主動權。

據相關網絡信息報道，截止2015年12月，中國網民規模達6.88億，中國域名總數為3102萬個，互聯網普及率為50.3%。具體表現為：企業方面，企業“互聯網+”應用基礎更加堅實，越來越重視基礎網絡安全防護建設，每家企業都將互聯網納入企業戰略規劃，并積極開拓移動互聯網營銷業務及互聯網供應鏈改造。個人日常生活方面，多數中國人幾乎無時無刻不在使用互聯網，網民規模增速有所提升，無線網絡覆蓋明顯提升，在線教育、網絡醫療、網絡約車、網絡支付已成規模，互聯網更好的服務于個人生活。

3 傳統檔案管理面臨的挑戰

3.1 檔案管理體制不完善。

我國企事業單位計劃經濟時期的檔案管理體制，雖然得到了一定的成效，但是隨著經濟體制的不斷改革，無論在理念上，還是管理模式上都呈現落后的態勢，已經與當前社會發展要求不相適應，使得企事業單位檔案管理中出現了一些問題。在此種管理體制下，很多資源都不能發揮其價值，導致了嚴重的資源浪費。而且這種管理方式重點依靠管理人員的經驗，沒有重視科學系統的檔案管理。

3.2 檔案管理工作中缺乏專業管理人員。

在很多企事業單位中，并沒有專業的人員進行檔案管理，一般都是由其他崗位工作者進行兼顧。這種情況下，很多工作者由于大部分精力用在本職工作中，不能全身心地進行檔案管理，使得檔案管理工作質量大大降低。

3.3 檔案信息沒有實現共享共用。

檔案管理信息化是大數據互聯網時代的發展趨勢，這也是目前檔案管理中的遇到的主要問題，必須受到各部門的重視。但是，在實際管理中，每個單位或者部門都有自己的檔案管理體制和管理方法，在運作方式和信息化程度上都有很大的不同，不能實現企業之間、部門之間的信息互通和共享，在很大程度上限制了檔案信息作用的發揮和實現。正常來說，檔案信息具有保密性，每個單位都存在自己單位內部，不對外提供信息資源借閱，使得檔案信息的應用受到局限，使用效率低下。

4 應用互聯網進行檔案管理的必要性

檔案管理信息化要求我們能夠充分利用現代計算機技術、互聯網技術、多媒體技術對檔案信息進行收集、整理，并進一步處理、分析和開發，力圖由簡單管理模式向社會服務模式轉變。應該具有四個條件：一是配備開放式電腦查詢檢索系統，向利用者提供快捷、方便的檔案信息服務；二是建立檔案信息庫，隨時能夠了解數據使用者對數據的需求，準確判斷數據使用者權限，編輯完整系統的檔案信息，從而提高檔案利用率；三是緊緊圍繞中心工作，多角度、多層次、多形式地開展利用宣傳活動；四是加快局域網絡建設，為利用者提供快捷方便的服務方式。

互聯網大背景下檔案管理改革趨勢顯得十分重要，具體表現在如下三個方面。

4.1 信息資源的整合力度強。

傳統的檔案管理主要是通過單一體系的管理，由檔案館或者是具體部門的檔案室負責管理檔案資料，各個部門、各個檔案館之間缺乏有效的聯系，從而導致檔案信息資料的共享在某種程度上受到了阻塞，難以滿足現代社會人們對信息資料的需求。在現實生活中，也經常會遇到為了查找一個資料經過多個部門審批的現象。在互聯網及信息技術的引導下，通過進行數字化傳播，結合各個檔案館或各個部門內的信息資源進行整合，以信息技術為平臺，互聯網技術輔助，搭建信息化檔案管理系統，進行資源共享，從而能夠最大限度的加強檔案信息資源的整合力度，進而更好滿足廣大群眾的需求。

4.2 提高檔案管理的工作效率。

檔案管理是一個需要細致認真、進行大量繁雜程序的工作。在傳統的檔案管理下，是由人工進行錄入相關數據、進行存放和整理的，這在一定程度上會導致一些誤差，并且效率十分低下。通過引入互聯網及信息技術，可以簡化相關流程，使檔案管理以數字化的形式更好地呈現，同時也能更好的控制檔案資料權限，從而在保證資料安全的前提下使人們在查找檔案的時候更加方便和快捷，從而提高工作效率。并且程序的簡化，可以節約相應的管理成本。

5 結語

人類社會正朝著一個發展進步的方向前行，在此進程中，信息網絡化的飛速發展與普及一是大勢所趨，互聯網時代，隨著信息技術發展，檔案管理工作挑戰與機遇并存。我國“十二五”期間，已經將檔案管理的信息化發展列為主要工作內容予以重點推進，為此，為了使得檔案管理工作更加科學、規范，并確保其安全性和有效性，需要吸取傳統檔案管理的經驗及優勢，提高信息化檔案管理技術及效率，同時利用信息技術的優勢來更好地滿足群眾對于檔案管理的需求，但是由于有些條件的限制，信息化的檔案管理不能取代傳統的檔案管理，需要合理借鑒傳統的檔案管理的優勢，結合現代信息技術，提升檔案管理的技巧。因此，在檔案管理上，要充分利用傳統的檔案管理的優勢，積極吸收現代信息化技術，提升檔案管理的技巧。

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