新時期加強衛生院檔案管理的探討

謝湘萍

摘 要：新時期社會在不斷發展，同時也促進了我國衛生院的發展，衛生院檔案作為衛生院管理工作的重要組成部分，與衛生院的決策工作、未來發展息息相關。本文從衛生院檔案管理的作用、存在的問題進行分析，并提出加強衛生院檔案管理的對策，旨在促進醫院可持續發展。

關鍵詞：衛生院；檔案管理；作用；問題；對策

衛生院檔案記錄著衛生院發展歷程的同時，也為衛生院的決策工作提供了可靠數字依據的憑證。然而新時期中衛生院檔案管理工作中存在許多問題，嚴重阻礙了衛生院檔案管理的工作效率。因此新時期下，需要對檔案管理工作加以重視，尋找加強衛生院檔案管理的措施，保證檔案管理工作的有序進行。

1 衛生院檔案管理的作用

1.1 保存作用

檔案作為一種原始真實的歷史記錄，為人類保留了從文字產生之初的遠古時代一直到今天計算機網絡時代的漫長記憶，而且還將繼續延伸。衛生院檔案體現了衛生院的發展史，揭示了一定歷史背景下醫療活動的相關因素的發展狀況。衛生院檔案把這些歷史概貌真實地記錄下來，妥善保存，讓瞬間成為永恒，成為人們研究事物本質、尋找內在規律的可靠依據，為總結前人經驗準備了信息資料，為后人推動事業發展創造了條件，是衛生院發展史的一面鏡子，也是人類歷史文明綿延不斷的重要財富，因而需要長期乃至永久保存。

1.2 利用作用

檔案的價值就是檔案的利用價值。檔案工作是一項服務性工作，沒有利用者，檔案工作就失去了存在的意義。衛生院檔案管理工作是整個衛生院管理工作的重要組成部分，是衛生院管理與決策的重要載體和信息保證，衛生院檔案信息的積累、保管、開發利用都是衡量衛生院管理水平、服務質量、工作效率和經濟運作成效最直接有效的依據。衛生院可通過對檔案信息的收集、匯總和分析來加強對醫院各項工作的計劃、評估、檢查與監督，有利于衛生院管理決策的科學化、系統化及管理過程的反饋控制、動態調整與利用。

1.3 歷史研究作用

檔案學是一門科學，是一項科學性、專業性、知識性很強的工作。衛生院在臨床教學中形成的大量教學科研檔案，是衛生院廣大師生和教學管理人員在教學實踐和教學研究中所形成和積累的具有保存價值的研究文件材料，它真實地記錄了臨床教學活動的經驗與教訓，反映了衛生院臨床教學的主要職能和歷史面貌，對衛生院的教學與研究，包括教研手段和方法的改進、教研計劃的制定和實施等，都是不可缺少的珍貴資料。檔案具有的歷史研究價值將越來越突出，尤其是對醫療、預防、保健等具有行政、法律和依據效力。

1.4 證據作用

檔案是人類社會實踐活動的真實記錄，是歷史的連載，歷史的記憶。檔案具有歷史的真憑實據。近年來，隨著社會文明程度的提高和法律建設的深入，廣大患者法律意識的加強，衛生醫院檔案特別是病歷檔案就不再是單純的醫療活動記錄載體。在出現醫患矛盾，引起醫療糾紛時，病歷檔案就具備了憑證價值，成為涉案理賠和醫療費用報銷的基本憑據，成為司法鑒定、判決和處理糾紛的重要憑證依據。歷史證據的保管既不應當看作是一種奢侈，也不應當看作是滿足學術的需要，而應看作是國家的需要。

1.5 傳承作用

檔案是第一手資料，具有廣泛參考作用。醫學與健康服務是一項造福人民大眾的公益性福利事業。衛生院檔案信息屬于衛生院所有，具有社會共享性（其中涉及國家保密范圍及公民健康隱私的內容除外，衛生院在保管檔案的同時，還為疾病流行監測控制、衛生發展規劃、預防保健、醫療保險等提供有關數據資料，在社會重大搶險急救活動、地方病職業病防治中發揮了應有的信息支持、儲備與利用功能，為保障環境健康、安全提供參考依據。憑借檔案的傳播，歷史得以重現，傳統得以延續，知識得以繼承，我們才能踏著前人的足跡，不斷發展、進步，值得我們永遠傳承。

2 新時期衛生院檔案管理存在的問題

2.1 認識上形成一種偏見

在鄉鎮衛生院檔案管理工作中，普遍存在著文件材料歸檔不系統、連續性差、歸檔材料不完整等現象，嚴重阻礙了衛生院檔案管理工作的開展。至今仍有不少同志尤其是領導干部對檔案管理不重視，認為檔案工作可有可無，認識不到檔案工作在衛生院管理中的重要性和必要性。由于對檔案工作不了解，在認識上形成一種偏見。

2.2 檔案意識淡薄

檔案工作歷來都被稱作是默默無聞的工作，它與從事決策部門相比，確實是不太起眼的崗位。由于歷史原因，絕大多數從事鄉鎮衛生院檔案工作的人員，所學專業與所從事的工作不一致，許多人對檔案的知識了解不夠，對檔案信息的認識程度不夠。有些人認為檔案就是用過的資料，與工作關系不大，沒有必要過分地抓，甚至有的鄉鎮衛生院領導從不過問檔案管理情況。各種原因導致鄉鎮衛生院檔案工作者對檔案管理的責任心不強，致使日常許多重要的檔案材料欠缺。大多數檔案工作者認為檔案工作只不過是管理承辦過的文件而已，不了解檔案工件的內容、性質與任務，更不了解檔案事業的發展其有社會化、系統化和專業化的特點，認為只要立卷、歸檔、鑒定、保管等一系列環節完成后，基本上就萬事大吉了[1]。在工作中，習慣于等待收的服務方式，對遇到新情況、新問題心中無數，不善于捕捉社會新信息，難以開創檔案工作的新局面。

3 加強衛生院檔案管理的對策

3.1 設立專門檔案機構

檔案管理是衛生院管理工作中一個重要組成部分，衛生院檔案管理要改變各自為政的固有觀念，設立專門檔案機構，變成檔案管理的職能部門，配備由專職、兼職檔案工作人員組成的檔案隊伍，克服檔案分散管理的弊端，保證檔案的完整與齊全，使衛生院的歷史能在檔案中得到全面涵蓋。針對醫療、護理、醫技和科研四類檔案成立檔案質量專家督導小組，每月提出整改意見，并對檔案工作的優劣進行獎懲，對存在的問題及時提出整改意見。領導重視是做好檔案管理工作的重要保證，是檔案實現科學管理的前提。院領導要把檔案管理納入衛生院發展和管理的統籌規劃，與衛生院業務建設同步規劃、同步發展；要大力宣傳衛生院檔案管理的意義，加強檔案法律法規學習，使全院干部職工充分認識檔案的重要性，認識檔案與衛生院日常工作的密切關系，更好地支持檔案管理工作[2]。

3.2 提高開發檔案信息資源的意識

檔案管理者要提高開發檔案信息資源的意識，并積極付緒行動，要在平時加強各類檔案的編研工作，對檔案進行系統加工整理，從點滴做起，從基石做起，主動為領導服務，主動為醫教研服務。鄉鎮衛生院開展檔案管理工作的重要保證，直接關系到衛生院檔案工作的成效，同時也在一定程度上反映了鄉鎮衛生院的管理水平。為了便于檔案管理、有利于檔案綜合利用，從促進資源共享的角度出發，基層衛生院應設立全院綜合檔案室，配備專職檔案員，并成立基層衛生院檔案綜合管理領導小組和監督小組，監督指導全院檔案工作的資料收集、立卷歸檔、開展利用等工作。在鄉鎮衛生院備科室配備兼職檔案員，負責本科室檔案資料的收集整理，并定期向鄉鎮衛生院綜合檔案室移交。檔案工作人員的職責就是維護檔案的完整與安全，做到不壞、不丟、不散、不亂。不壞是指對檔案保管的完好無損，不致因各種不利因素而使檔案損壞。不丟指要保證檔案絕對安全，不致因工作疏忽而使其遺失或被竊。不散是指檔案保管相對集中，不致因檔案的分散保管而使檔案管理不便。不亂，就是要求檔案保管整齊規范，有據可循、有目可查。檔案工作人員在工作之余必須加強理論學習，提高檔案方面的理論修養，充分認識檔案的價值，增強檔案管理工作的責任心和法制觀念[3]。

3.3 提供規范化管理服務

檔案是一種重要的信息資源，是衛生院歷史發展的真實記錄。開發檔案信息資源是檔案工作為鄉鎮衛生院服務的重要途徑，是檔案工作自我完善的必要內容。鄉鎮衛生院的檔案部門及檔案工作人員必須轉變觀念，適應醫療衛生工作的發展要求，與時俱進，不斷改進工作方式方法，開闊視野，拓展工作內涵，大力開發檔案信息資源，為衛生院規范化管理提供服務，用有效的檔案資源為決策者提供更全面、多方位的客觀信息資料，真正發揮檔案工作的效能。科學有序管理好衛生院檔案，掌握檔案管理的科學方法，將會對醫療事業的發展有著十分重要的作用。

3.4 樹立衛生院檔案管理工作的典型

鄉鎮衛生院數量多、發展歷史長，要提高檔案管理水平不是一日之功。衛生主管部門、檔案行政部門聯合起來，樹立衛生院檔案管理工作的典型，開展宣傳表彰、交流經驗，以點帶面地做好鄉鎮衛生院的檔案工作。

4 結語

新時期，我們要認真分析衛生院檔案管理中存在的問題，才能更好地做好衛生院檔案管理工作。衛生院檔案管理中普遍存在認識上形成一種偏見、檔案意識淡薄等問題，因此，必須設立專門檔案機構，提高開發檔案信息資源的意識，提供規范化管理服務，才能適應新時期時代的發展，不斷提高醫院管理水平，為居民提供高效優質的衛生保健服務，促進醫院可持續發展。

參考文獻

[1]陳成. 加強衛生院檔案管理努力實現檔案管理規范化[J]. 黑龍江史志， 2014（13）.

[2]孫明娟. 基層衛生院檔案管理存在的問題與對策措施[J]. 卷宗， 2017（36）.

[3]賈莉莉. 衛生院檔案管理工作的重要性及完善措施[J]. 現代企業文化， 2017（8）：111-111.