企業檔案信息化建設的實踐與思考

劉妍

摘要：隨著科學技術與信息技術的飛速發展與不斷完善，信息技術與信息在社會生產以及國民經濟中發揮著至關重要的影響與作用。信息是企業發展的動力源泉，檔案信息化建設在一定程度上直接影響著企業各項經營活動以及企業未來發展方式，如何保證檔案信息資源的完整性與真實性，有效利用信息資源是當前各大企業需要解決的重要課題。文章對檔案信息化建設的實踐進行探究。

關鍵詞：企業檔案；信息化建設；資源共享

中圖分類號：G270.7 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2018）012-0129-01

引言

檔案信息化是企業信息化建設的重要組成部分，信息化是企業可持續發展的必由之路，隨著信息資源的日益增加，檔案信息化建設的步伐也隨之加快。推進檔案信息化建設必須運用聯系與發展的遠光看待，積極推動，從多個角度與多個方面全面促進檔案信息化建設，實現信息資源共享，為人們提供更優質服務，從而促進企業的健康穩定發展。

一、檔案信息化建設過程中存在的問題分析

1.企業對檔案信息化建設重視程度不夠

現在的各個企業都只重視經濟效益，對企業來說，如何提高經濟效益是企業的重要工作內容，認為決定著企業的發展程度。所以，經常忽視對企業檔案管理的工作，企業領導在思想觀念上就容易忽視企業檔案信息化建設工作，只是把企業的經濟效益與社會效益放在首位，沒有考慮到企業檔案信息化建設對企業發展的影響，沒有意識到檔案信息化建設對企業經營管理經驗的傳承以及對科研工作的開展等多方面的重要性。領導機構對企業檔案信息化建設工作投入比較少，甚至忽視醫院檔案信息化建設工作，這就導致了管理人員對企業檔案信息化建設工作更加的不重視，總是以舊思想觀念來應對工作，不能與時俱進，檔案利用率低下，使得檔案館的設立沒有達到實際的目的。

2.缺乏相應的檔案管理人才

現在，很多企業檔案管理人員并不是專業的人員，現實生活中，很多不是檔案管理專業的人員也可以從事企業檔案信息化建設的工作，比如行政、師范類等專業的人員。而且這類人員的流動性非常大，文化水平與專技能有很大的差異。因為企業檔案信息化建設缺少專業的管理人員，所以就招入很多的兼職人員，由于大部分的兼職人員缺乏一定的專業素養，對企業檔案管理的重視程度不夠，沒有太多的時間與精力從事其企業檔案信息化管理工作，造成企業檔案信息化建設工作發展的比較緩慢。此外，從事企業檔案信息化建設相關人員沒有較強的法制意識，在管理工作中很難做到有法可依，經常出現違法違規操作現象，對企業經濟活動以及社會效益造成不同程度影響。

3.缺乏完善的檔案信息化建設制度

社會經濟與現代化科學技術的飛速發展，企業檔案信息化建設工作沒有跟上社會發展的腳步，隨著社會經濟的快速發展，其弊端與問題日益顯現出來。相關的工作人員不能明確界定歸檔的內容，企業經常是以自己的需要來收集與管理各類檔案，這樣的方式具有很大的隨意性與盲目性。很多有價值的經營管理檔案資料沒有得到充分的應用和足夠的重視，造成資源的浪費，無法保證企業檔案信息化建設工作開展的有效性。隨著企業經營活動的不斷變化，企業需要針對檔案信息化建設制定出一套規范化的管理標準與制度，否則無法適應新形勢下的企業發展需求，影響企業長期穩定發展。

二、檔案信息化建設的相應對策與建議

1.完善檔案信息化建設規范體系

現階段，我國各個企業對于檔案信息化建設的理論研究與實踐研究還不夠成熟，體系建設與規范制度還不完善，在某種程度上與先進國家相比較還存在較大差距。隨著國內外對檔案信息化建設的重視，各個企業也認識到檔案信息化建設的重要性與現實意義，進一步加快了檔案信息化建設。首先，需要制定一系列管理制度、規范與標準，為檔案信息化建設的有效開展奠定良好基礎。企業檔案管理部門需要根據企業自身發展特點，從企業自身實際情況出發，再結合國家標準或者行業標準，加快制定與出臺相關規范與制度。在制定之初需要綜合考慮檔案存在的具體特點，并盡量采用適用范圍廣泛的標準。

2.建設檔案信息數據庫

檔案信息化數據庫的建設是一項長期又復雜的工作，對相關人員的綜合能力與職業道德具有較高要求，主要是借助網絡平臺與信息技術，將企業檔案數據信息以數字化形式集合在數據庫中，最大程度保證信息數據的真實性與完整性，準確、規范以及高效的傳遞所需要的信息數據。

3.以人為本，面向用戶

檔案信息化建設的根本目的與宗旨就是提供更優質的服務，也就是說服務是檔案工作的主要職責。所以，檔案信息化建設需要堅持以人為本，堅持為企業領導層以及管理層提供數據支持，為企業各項經營活動提供正確指導。檔案信息化建設以多媒體技術、互聯網技術以及信息技術等為核心，對信息數據進行傳輸、加工、存儲以及處理等，以用戶需求為導向，最終實現數字化信息共享。

三、結語

檔案信息化建設是一項系統又復雜的工程，需要多方面機構與部分的配合與共同努力，堅持以人為本，為企業可持續發展提供服務。