基于管理職能角度的高職行政管理工作摭探

陳伯

摘 要：高職院校行政管理工作的水平直接影響學校的教學水平和發展方向，而行政管理工作又體現在管理職能的發揮上。文章從管理職能的角度研究高職院校行政管理工作存在的問題及原因，探討提高行政管理工作水平的有效路徑。要注重拓寬信息獲取渠道，加強信息化建設水平；鼓勵教職員工齊參與，提高決策的科學性；編制明晰的計劃，注重頂層設計，層層落實；推動組織變革，優化組織資源；分清輕重緩急，建立有效的控制系統。

關鍵詞：高職院校；行政管理；管理職能；工作水平

中圖分類號：G647 文獻標志碼：A 文章編號：1008-3561（2018）25-0006-02

高職院校擔負著為生產、管理、服務第一線培養應用型專門人才的重任，而行政管理工作在高職院校的教育教學、科學研究和學生管理等工作中發揮著基礎性的保障作用。高職院校行政管理沒有一個統一的概念，通常認為是指高職院校行政教輔部門對學校日常行政事務的管理。結合國內學者周三多對管理的解釋，本文給出一個定義：高職院校行政管理是指高職院校管理人員通過信息獲取、決策、計劃、組織、領導、控制和創新等職能的發揮，分配、協調院校包括人力資源在內的一切可以調用的資源，從而實現以職業需求為導向的職業教育目的。管理職能若未充分、科學、合理地行使，會導致管理效果出現偏差。本文主要從管理職能的角度研究高職院校行政管理工作存在的問題及對策。

一、高職院校行政管理工作存在的問題及原因

1.信息獲取技術水平低

在信息化時代，信息獲取渠道更寬、數量也更多，擁有在繁雜的海量信息中獲取有效信息的能力顯得尤為重要。相比本科院校，多數高職院校并未充分利用機會收集數據并對其進行分析，從而提取高質量的有效信息，因而在管理工作中經常依經驗而為。日常辦公仍依賴電話、紙質報告或面對面交流等傳統方式，辦公自動化系統基本沒有或利用率極其有限。信息獲取技術水平低，極大地制約高職院校行政管理水平的提高。

2.決策的合理性和科學性不足

由于歷史原因，高職院校的決策自主權較弱。而在有限的自主決策權方面，受傳統組織管理模式、信息的數量與質量以及領導能力、風格等主客觀因素的影響，高職院校的領導有時也難以形成科學、合理的決策，難以為創辦有特色、有競爭力的高職院校提供決策支持。

3.計劃能力不足，規范有序的工作難以為繼

哈羅德·孔茨（Harold Koontz）說：“計劃工作是一座橋梁，它把我們所處的這岸和我們要去的彼岸連接起來，以克服這一天塹。”計劃工作為管理工作指出了明確的道路，為組織、領導和控制等一系列管理工作提供了基礎。但在實際工作中，高職院校往往計劃能力不足，尤其是一些中層領導干部很少制訂完整且可行的計劃，未能明確做什么、為什么做、何時做、何地做、誰去做、怎樣做這六大計劃要素，使得很多工作靠上面催辦，難以形成規范有序的工作常態。

4.組織設計意識薄弱

首先，高職院校行政組織結構不太合理。傳統的科層制組織結構易產生官僚主義現象，影響無行政職務的科研及技能型人才的積極性。在職能部門及部門內崗位職責的設置上，有時界限不清，職責不明，常常導致師生員工為一件事跑多個部門，浪費大量的時間在煩瑣的程序上。其次，高職院校行政管理部門在配備、整合、利用人力資源方面不盡如人意。在招聘方面，方式方法過于傳統守舊，短時間的考察也只是注重學歷、基本表達等表層信息，忽視道德、工作態度、責任心等內在品質。在培訓方面，沒有做好“傳、幫、帶”，過于形式化，難以指導工作有序開展。在績效考評方面，仍流行吃“大鍋飯”，未能體現多勞多得的分配原則。最后，高職院校行政管理的組織文化有時存在“不求有功，但求無過”“做多錯多”的消極工作態度，互助合作的氛圍不濃。

5.領導職能發揮不充分

領導是指揮、協調和激勵部下為實現目標而努力的過程，這三方面作用的發揮有賴于領導者的素質水平。由于歷史原因，部分高職院校的行政管理人員入職門檻較低，專業化水平有限。領導職能發揮不充分，是高職院校行政領導方面出現指揮不明確、協調不充分、激勵不明顯問題的主要原因。

6.缺乏有效的控制系統

控制工作的主要內容，包括確立標準、衡量績效和糾正偏差。應該說，高職院校行政管理已經具備相對完善的控制體系，體現在高職院校行政管理工作擁有比較全面細致的各種制度、規定、規范、流程及指標等標準。但是，高職院校在控制執行力即衡量績效和糾正偏差方面存在不足。在衡量績效方面，受主觀影響較大，流于形式；在糾正偏差方面，由于行政管理工作大多難以量化且不直觀，除了直屬領導對具體事務型工作進行指導與控制之外，其他服務工作難以在事前進行識別并糾偏，只能在事后進行被動控制。

7.創新職能缺失

“唯一不變的就是變化”，只有在履行創新職能的基礎上，組織才有可能順應內外部環境的變化，與時俱進，可持續發展。然而，在高職院校行政管理工作中最缺乏的莫過于創新職能的發揮。部分工作人員在“經驗主義”的指導下日復一日地從事單調、機械的工作，當遇到新環境、新課題的挑戰時，往往與其產生摩擦，精力和時間浪費在內耗之中。創新職能的缺失，使高職院校行政管理工作的靈活性和應變力遭遇巨大的瓶頸。

二、提高高職院校行政管理工作水平的路徑

1.拓寬信息獲取渠道，加強信息化建設水平

一是高職院校行政部門應加強對本部門數據的收集、整理，以形成有效的信息供領導決策參考。例如可以建立專業化的數據庫，如人事系統建立師資、培訓、薪資等基本數據庫，學工系統建立學生基礎數據、學生活動、社團數據等數據庫，教務系統建立課程信息、教室信息、成績錄入系統等數據庫。這些數據庫相互獨立又相互關聯，形成統一的信息平臺，通過授權的方式實現信息共享，有利于解決信息不暢通導致的重復統計徒增工作量的問題。二是利用現代信息技術手段改革行政管理的方式方法。以推進辦公自動化為例，高職院校推行辦公自動化對提高行政管理工作的效率和質量，轉變工作作風和節約辦公費用具有十分重要的現實意義。通過實現辦公自動化，高職院校在提高工作效率的基礎上，可以強化決策的一致性，達到提高決策效能的目的。

2.教職員工齊參與，提高決策的科學性

在高校“去行政化”的背景下，高職院校的自主決策權將得到更多的釋放。要做出相對滿意的決策，除了拓寬信息獲取渠道之外，高職院校領導還要鼓勵教職員工齊參與，提高決策的科學性。要充分利用教職工代表大會、基層調研等機會，讓基層教職員工充分表達意見、建議，實現參與決策的意愿，由下而上的決策參與方式也有利于今后由上而下的決策推行。在決策的技術方面，高職院校也可以采用“德爾菲技術”集體決策方法，充分利用專家庫資源。

3.編制明晰的計劃，頂層設計，層層落實

高職院校領導層要編制明晰的計劃，明確5W1H，即what做什么（目標與內容）、why為什么（原因）、who誰去做（人員）、where何地做（地點）、when何時做（時間）、how怎樣做（方式、手段）。確定這六大要素并告知執行人，才能將決策落地，層層分解，層層落實。基層行政人員若只接收到領導“做什么”的指示，對其余五要素并不了解或只了解一部分，就容易造成信息不足，導致行為與領導意愿產生偏差。當然，計劃也不僅限于領導層，所有層次的管理者和工作者都應當制訂自己層面的計劃，以保證目標的實現。

4.推動組織變革，優化組織資源

首先，樹立為師生服務的理念，以此為思想導向指引組織設計的變革。要加強校務信息公開工作，讓權力運行在陽光下，公平、公開、公正，讓更多從事教學、科研的教師享有支配資源的權利，逐步提高學術權力，弱化行政權力。要根據高職院校的發展情況合理調整部門設置、崗位設置，設定明確的部門、崗位職責，因崗設人，精簡機構，使高職院校行政機構朝精簡高效方向發展。其次，提高人力資源管理水平。以招聘為例，應打破傳統考評方式，借鑒企業招聘方式，除了專業知識的考察之外，還要引入無領導小組討論、情境模擬等方法，深入考察被聘人員的師風師德等內在品質。對于行政管理人員培訓，除了學校層面統一的整體性培訓之外，各部門還應根據本部門職責、特點對部門工作人員進行更有針對性的業務培訓，切實提升行政人員的綜合素質。要確立真實可行的績效管理機制，將師生滿意納入考評指標，獎優罰劣，多勞多得，切實扭轉“多一事不如少一事”“有利爭著管、無利無人管”的工作之風。

5.提高領導者的素質，充分實現領導職能

領導者具有指揮、協調和激勵三方面的作用，需要頭腦清醒，胸懷大局，能夠高瞻遠矚，運籌帷幄，幫助組織成員認清形勢，指明目標和道路。首先，高職院校的領導者要通過各種學習、進修等方式提升自身綜合素養，根據院校的實際情況和外部環境因時因地制宜，采用合理的領導方式進行指揮和協調。其次，領導者應當構建多重激勵模式，對不同層次的行政管理人員采取不同方式的有效激勵措施。例如，青年教職工對工作富有熱情和追求，領導者可以通過尊重人才、參與式管理等方式激發其工作熱情，通過培訓、深造等方式幫助他們實現個人價值。年輕骨干是高職院校行政工作的主力軍，領導者可以采取物質獎勵與精神獎勵相結合的方式，創造升職空間，以維持他們工作的激情。

6.分清輕重緩急，建立有效的控制系統

高職行政管理工作按其緊急性與重要性，可以分為不緊急且不重要的事項、緊急但不重要的事項、不緊急但重要的事項、緊急且重要的事項四種情況，對四種情況的控制方法自然也不盡相同。對于不緊急且不重要的事項，可考慮將其剔除，以免占用人力和精力；對于緊急但不重要的事項，要按照相關流程快速處理，無須浪費過多時間；對于不緊急但重要的事項，要制訂詳盡的計劃，且進行適時、長期的控制，循序漸進，逐步落實，避免將其轉化為緊急且重要的事項；對于緊急且重要的事項，要集中精力處理，并進行重點控制。

三、結語

總而言之，高職院校行政管理工作的水平，直接影響學校的教學水平和發展方向。高職院校行政管理工作主要包括信息獲取、決策、計劃、組織、領導、控制工作，做好這些環節的工作離不開創新職能的發揮。要強化創新意識，在行政管理工作中切勿滋生“經驗主義”“教條主義”。從頂層的制度、機制設計到中層的管理工作乃至基層的做事方式方法都有賴于創新，以提高高職院校對內部、外部環境的應變能力，提高行政管理效率和服務質量。高職院校行政管理工作是一個具有綜合性、復雜性的課題，在實際工作中，不同院校可以根據上述思路對具體問題進行具體分析。

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