信息化建設下的人社檔案管理初探

袁雙盛

[摘要]人社局在推動經濟社會快速發展的過程中扮演十分重要的角色，對社會保障體系的完善和社會的安定團結具有積極促進作用。本文通過分析加強人社局檔案管理工作信息化建設的必要性和緊迫性，在結合當前檔案管理工作開展現狀的基礎上，提出切實可行的措施來加快人社局檔案管理工作信息化建設的速度。

[關鍵詞]信息化建設；人社局；檔案管理工作

在互聯網時代的今天，重視人社局檔案管理工作信息化建設，有利于推動民生檔案工作的進程，擴大百姓檔案資源管理體系的覆蓋范圍，為充分發揮檔案管理工作的各項職能奠定基礎。人社局檔案管理部門應提高現代化檔案管理設備和管理系統的應用范圍和使用頻率，加快紙質檔案向電子檔案的轉變，積極探索出更加合適的檔案管理工作模式，實現檔案管理工作安全系數和工作效率的共同提高。

一、加強人社局檔案管理工作信息化建設的重要性

（一）加強人社局檔案管理工作信息化建設符合檔案管理機構內部管理改革的基本要求

人社局檔案管理工作信息化體系的完善，可以減輕檔案管理工作人員的工作量和工作壓力，減少檔案管理工作的人力物力支出，簡化檔案管理工作的流程，提高檔案查詢管理的效率。原有的檔案管理工作模式對檔案管理工作人員的需求量較大，信息化的檔案管理模式則可以減少檔案管理工作對檔案管理人員的需求量，降低了檔案管理的人員成本。

（二）加強人社局檔案管理工作信息化建設促進檔案管理工作流程的統一化和規范化

檔案管理工作主要包括信息采集、整理、完善、保管以及調取等等，檔案管理工作各環節是環環相扣，每一個環節出現問題都會影響其他環節工作的開展，原有檔案管理工作模式中，幾乎所有的檔案管理工作都需要檔案管理人員手動完成，對檔案管理人員的耐心細心以及檔案管理人員之間的配合默契度要求較高，稍有差池，就會造成檔案信息的錯誤。利用具有索引功能的檔案管理系統，可以準確無誤、快捷高效的獲取索要提取的各種檔案信息，節省檔案管理人員的時間和精力。

（三）加強人社局檔案管理工作信息化建設有助于促進檔案管理工作的一體化進程

加強人社局檔案信息化系統與其他業務系統的聯系，實現系統之間的無縫隙對接，為人社局其他工作的開展提供更加完整全面的信息，避免因信息溝通不及時等造成工作無法開展。

（四）加強人社局檔案管理工作信息化建設有利于提高檔案管理工作的安全性能

所有的檔案信息都可以通過人社局檔案信息化系統進行查詢，促進了檔案信息的共享，提高了檔案信息資源的有效利用率，減少了紙質檔案因多次提取造成損壞，有效避免了檔案信息的丟失。

二、加快人社局檔案管理信息化建設的策略

（一）轉變人社局檔案管理工作相關人員對檔案管理工作的錯誤認知

部分人社局檔案管理人員還沒有正確認識到檔案管理工作對經濟社會和諧發展的促進作用，因此，人社局檔案管理人員要堅持與時俱進、不斷發展的觀點，轉變對檔案管理工作的錯誤認知，意識到促進檔案管理工作信息化建設是勢在必行的事情，主動配合檔案管理信息化建設的各項工作，全力以赴的消除各種阻礙檔案管理信息化建設的因素，在人社局內部和全社會形成檔案管理工作十分重要的觀念，有利于增強檔案管理人員的榮譽感和自豪感，從而提高檔案管理人員工作的積極性和主動性。

（二）轉變檔案管理人員的工作理念，全面深入的了解檔案管理工作的核心內容。

檔案管理工作并不是單純的保管檔案資料，而是將各種檔案資料價值最大化，深度挖掘檔案信息潛在的價值。人社局檔案管理部門可以通過開展員工座談會、檔案管理知識競賽以及內部宣傳欄等途徑來加強檔案管理的宣傳力度，加深人們對檔案管理工作的了解程度，推動檔案管理人員工作理念的轉變。

（三）進一步完善檔案信息化管理體系

人社局檔案信息化管理體系是否完善直接影響甚至決定檔案信息化建設的成果。人社局應明確檔案管理部門的工作職責和工作內容，強化檔案管理部門各項職能，明確檔案信息化管理體系與原有檔案管理體系的差異和區別，促進檔案管理機制的不斷完善。人社局應適當的提高檔案管理工作在人社局整體工作體系內的地位，適當的增加經濟投入和技術投入，靈活運用云計算和大數據技術，及時更新淘汰落后的管理系統，為檔案信息化管理體系的完善提供資金和技術支持。

（四）加強檔案管理隊伍建設

檔案管理部門應提高檔案管理人員的培訓力度，提高檔案管理人員培訓的針對性和全面性，定期對檔案管理人員進行檔案管理技巧、互聯網技術以及創新等方面的培訓，引導檔案管理人員逐漸形成主動學習和自主學習的良好習慣，有利于提高檔案管理人員的專業水平和學習實踐能力，強化檔案管理人員的責任意識和法律意識，增強對外界各種誘惑的抵抗力，避免他人檔案信息泄露等情況的發生。

三、小結

人社局檔案管理工作對我國政治經濟以及社會的發展都具有十分重要的影響，檔案管理部門可以通過完善檔案管理人員培訓機制、構建檔案信息化管理體系等方式來提升檔案管理工作的信息化水平，從而推動檔案管理工作的深入持續發展。