“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代檔案管理的挑戰(zhàn)

雷彩榮

摘要：隨著我國(guó)信息技術(shù)的快速發(fā)展，當(dāng)前“互聯(lián)網(wǎng)+”行動(dòng)已經(jīng)普遍應(yīng)用于各個(gè)領(lǐng)域當(dāng)中。“互聯(lián)網(wǎng)+”理念的提出，有效提高了檔案管理工作效率，為了進(jìn)一步發(fā)揮檔案管理工作的作用，不但要大力開(kāi)發(fā)其中的數(shù)據(jù)資源，而且還需提高其利用率。

關(guān)鍵詞：“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代；檔案管理；解決對(duì)策

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案信息化建設(shè)逐漸完善起來(lái)。目前，我國(guó)各行業(yè)、各級(jí)部門(mén)已基本實(shí)現(xiàn)了檔案管理的信息化，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理逐漸轉(zhuǎn)為信息化管理，然而由于我國(guó)的檔案管理信息化建設(shè)過(guò)于依賴(lài)信息技術(shù)，還缺乏健全的安全管理保障體系以及信息安全監(jiān)督體系。因此，在檔案信息安全方面存在著較大的風(fēng)險(xiǎn)。只有結(jié)合先進(jìn)的信息技術(shù)、科學(xué)有效的管理以及完善的信息安全保障制度，才能建設(shè)有效的檔案信息安全體系。

一、基于“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案管理概念

“互聯(lián)網(wǎng)+”的核心理念是互聯(lián)網(wǎng)思維。“互聯(lián)網(wǎng)+”與檔案管理更多的是“互聯(lián)網(wǎng)+”對(duì)檔案管理思維、服務(wù)模式和基礎(chǔ)架構(gòu)的融合與創(chuàng)新。實(shí)際工作中，“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下檔案信息資源建設(shè)和科技檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新，將“互聯(lián)網(wǎng)+”應(yīng)用到實(shí)際的檔案管理業(yè)務(wù)范圍中，取得了較好的示范效果作用。

“互聯(lián)網(wǎng)+”理念下的檔案管理要求從互聯(lián)網(wǎng)角度變革思維與理念，強(qiáng)調(diào)以數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化形式，實(shí)現(xiàn)用戶的普遍獲取并借助新的媒體為用戶提供方便快捷的服務(wù)，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)化實(shí)現(xiàn)綜合服務(wù)創(chuàng)新，建立多元化、知識(shí)化的服務(wù)模式。

“互聯(lián)網(wǎng)+”理念對(duì)檔案管理組織模式的影響則是依靠互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)重新鍛造業(yè)務(wù)結(jié)構(gòu)、關(guān)系結(jié)構(gòu)和文化結(jié)構(gòu)等價(jià)值鏈，將企業(yè)檔案管理與企業(yè)公眾化、個(gè)性化需求相結(jié)合，構(gòu)建協(xié)同融合、智慧互聯(lián)的新的管理與服務(wù)模式，從而提升企業(yè)檔案管理的文化價(jià)值功能。

“互聯(lián)網(wǎng)+”為企業(yè)檔案管理帶來(lái)了新的信息技術(shù)，進(jìn)一步推動(dòng)了數(shù)字檔案、智慧檔案館、大數(shù)據(jù)知識(shí)服務(wù)平臺(tái)的發(fā)展，利用互聯(lián)網(wǎng)的信息技術(shù)開(kāi)展管理與服務(wù)，能夠構(gòu)建一個(gè)“開(kāi)放、平等、協(xié)作、分享”的多主體的企業(yè)檔案管理平臺(tái)。

二、基于“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案管理中存在的不利因素

1、不能及時(shí)轉(zhuǎn)變管理理念。雖然我國(guó)檔案管理工作已逐步認(rèn)識(shí)到檔案數(shù)據(jù)發(fā)掘的重要性，檔案管理信息化也得到了一定程度的發(fā)展，但檔案管理理念卻沒(méi)有及時(shí)更新，傳統(tǒng)檔案管理意識(shí)還對(duì)人們的思想有著重要影響，檔案管理工作不能及時(shí)實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新，傳統(tǒng)檔案管理模式占據(jù)著主導(dǎo)地位，還不能有效引入新型管理模式，導(dǎo)致檔案管理工作效率低下、工作質(zhì)量不能提高。

2、不能有效保障網(wǎng)絡(luò)安全。最近幾年，我國(guó)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)得到了快速發(fā)展，并普遍應(yīng)用于檔案管理工作中，大大提高了檔案管理效率，但同時(shí)檔案管理工作也遇到了許多新問(wèn)題，如檔案管理的安全性與保密性。進(jìn)入“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代以來(lái)，由于辦公自動(dòng)化水平不斷提高，經(jīng)常發(fā)生檔案泄密事件。我國(guó)很多單位不能有效應(yīng)對(duì)檔案信息泄露問(wèn)題，不能有效保證檔案信息安全。

3、檔案管理工作不能實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。當(dāng)前開(kāi)展檔案管理工作首先要實(shí)現(xiàn)信息化與標(biāo)準(zhǔn)化，但進(jìn)入“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代以來(lái)，檔案管理工作不能及時(shí)實(shí)現(xiàn)信息化與標(biāo)準(zhǔn)化，在信息系統(tǒng)建設(shè)與網(wǎng)絡(luò)建設(shè)方面還存在較大差距，檔案管理工作還不能實(shí)現(xiàn)有效共享與規(guī)范性發(fā)展與“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的要求不適應(yīng)，我國(guó)檔案自動(dòng)化水平還有待進(jìn)一步提高。

三、互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代檔案管理存在的信息安全問(wèn)題

1、信息技術(shù)不均衡不完善。一般的檔案管理信息系統(tǒng)的功能都較為簡(jiǎn)便，在信息安全方面采用的技術(shù)也較為基礎(chǔ)，主要有：數(shù)字認(rèn)證、證書(shū)簽名認(rèn)證、密鑰認(rèn)證、防火墻、加密技術(shù)以及訪問(wèn)權(quán)限管理，在這些技術(shù)防火墻和加密技術(shù)又是最常被使用的。加密技術(shù)是指檔案管理部門(mén)通過(guò)特定的加密指令，對(duì)受保護(hù)資料進(jìn)行隱藏，同時(shí)禁止未授權(quán)的訪問(wèn)者下載和閱讀資料，從而起到了保護(hù)信息安全的作用，而防火墻技術(shù)則可以自由靈活地管理端口，禁止身份不明的 IP 地址訪問(wèn)，阻止非法入侵，從而保障檔案信息安全。在一定時(shí)期內(nèi)，上述技術(shù)對(duì)檔案信息安全十分重要，但隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)的信息安全技術(shù)已相對(duì)滯后，檔案泄露、丟失等信息安全事故屢見(jiàn)不鮮，特別是當(dāng)面臨破壞性強(qiáng)、規(guī)模大、傳染性強(qiáng)的惡意攻擊時(shí)傳統(tǒng)技術(shù)就更顯無(wú)力，2017 年 5 月比特幣病毒爆發(fā)，學(xué)校成為“受災(zāi)重地”，大量檔案被惡意加密導(dǎo)致無(wú)法正常使用。此類(lèi)蠕蟲(chóng)病毒以及跨站腳本病毒對(duì)檔案管理工作造成了重大威脅，這就給檔案管理部門(mén)的信息安全保障工作提出了更高的要求。

2、缺乏信息安全意識(shí)及規(guī)范的信息安全制度。我國(guó)關(guān)于保障檔案信息安全的制度還不完善，在過(guò)去主要依靠 《計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)保密管理暫行條例》 和 《計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)安全保護(hù)條例》 來(lái)規(guī)范檔案信息安全，但是針對(duì)互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)管理的法律還不夠完善，缺乏相應(yīng)的規(guī)范。各檔案管理部門(mén)在進(jìn)行檔案管理時(shí)缺乏頂層設(shè)計(jì)的引導(dǎo)，同時(shí)又由于互聯(lián)網(wǎng)的飛速發(fā)展使得檔案信息安全的環(huán)境異常復(fù)雜，檔案管理部門(mén)在制定信息安全相關(guān)制度時(shí)就缺乏技術(shù)以及法律上的支持，導(dǎo)致了相關(guān)制度一方面無(wú)法對(duì)信息安全工作起到行之有效的規(guī)范，另一方面也無(wú)法適應(yīng)日益復(fù)雜的檔案管理需求。此外，我國(guó)對(duì)于信息安全意識(shí)的普及力度還不夠，部分檔案管理人員缺乏信息安全意識(shí)，這主要體現(xiàn)在：不注重個(gè)人信息的保護(hù)，檔案管理人員個(gè)人信息的泄露容易導(dǎo)致檔案訪問(wèn)權(quán)限的改變，進(jìn)而可能引起檔案信息的丟失和損壞；檔案信息管理規(guī)定執(zhí)行不嚴(yán)謹(jǐn)，檔案管理人員對(duì)管理?xiàng)l例不夠重視，執(zhí)行不嚴(yán)謹(jǐn)，如下班時(shí)不按規(guī)定關(guān)機(jī)、離開(kāi)工作崗位時(shí)不鎖屏加密等等，這些行為都會(huì)給檔案信息安全埋下隱患。

四、結(jié)論

“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下的企業(yè)檔案管理要積極導(dǎo)入“互聯(lián)網(wǎng)+”思維，改變企業(yè)檔案管理與服務(wù)發(fā)展觀念，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)打造智慧檔案館、開(kāi)放的大數(shù)據(jù)知識(shí)服務(wù)檔案館；同時(shí)，要關(guān)注用戶需求的變化，重構(gòu)管理服務(wù)價(jià)值鏈，不斷提升高端咨詢+綜合服務(wù)能力，創(chuàng)新管理服務(wù)新模式，最終形成“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”新模式。

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