淺談高校二級學院教學管理檔案存在的問題與對策

白小柳　梁珂珂　楊樂

摘要：分析高校二級學院教學管理檔案現狀，針對存在的問題，提出了幾點解決辦法。

關鍵詞：二級學院；教學管理檔案；存在的問題；對策

一、教學管理與教學管理檔案相關概念

教學管理是運用管理科學和教學論的原理與方法，充分發揮計劃、組織、協調、控制等管理職能，對教學過程各要素加以統籌，使之有序運行，提高效能的過程。教育行政部門和學校共同承擔教學管理工作。教學管理涉及培養方案的制度與執行、課程建設、教材建設、師資隊伍及教學團隊建設、教學改革與研究、教學質量與教學效果、教學管理制度等等一切與“教”、“學”相關的環節。

如上所述，所謂的教學管理檔案，也就是將在教學管理過程中產生的相關文件材料按照規定整理而成的檔案。教學管理檔案來源于教學活動中的各個環節，主要包括：歷年課表、試卷、成績；畢業論文、實習；教學大綱、專業介紹、培養方案；學生學科競賽、科研立項；教學檢查、評估材料；規章制度等。

教學管理檔案是教學管理過程中產生的真實記錄，反映教學管理工作的真實面貌，是一項能夠連接教學管理中的過去、現在和未來的重要工作，通過歷史發展的研究和探討，對于提高課堂教學質量、改革教學內容和教學方式方法、提高人才培養質量、促進學科發展有著重要的意義。

二、教學管理檔案的現狀

目前教學管理檔案普遍實行“集中+分散制”保管方式。長期以來，大家都很注重校級教學檔案的管理，對于重要的文件、材料都有嚴格的歸檔規定并進行集中統一管理，但對二級學院的教學管理檔案卻重視不夠。目前，二級學院除了將學生的學籍卡片和畢業生的成績單檔案移交校檔案館集中保管外，其他材料均由學院自主保管，除了學校各類評估需要調用或檢查外，基本無人過問。這樣就造成了檔案收集的內容不完整、歸檔不規范、查找困難、利用率不高的現象，更無法實現資源共享，與大數據環境的要求格格不入的現狀：

1、檔案內容不全面，不完整

二級學院的教學管理工作是很繁雜的，如果教學秘書沒有足夠的責任心和較強的檔案意識，在工作過程中隨時發現和收集有保存價值的資料，恐怕會有很多重要材料會被忽略，甚至丟失，等需要的時候不得不再去拼湊或者‘造假。

2、歸檔不規范，查找困難

教學管理環節多，內容復雜。大部分教學秘書沒有經過專業培訓，沒能將收集的材料進行科學分類、歸檔，而是簡單的裝訂保存，導致查詢困難。

3、無法實現最大化的資源共享，利用率低

目前的教學管理檔案主要是以傳統的手工紙質檔案為主，缺乏信息化，對進行橫向、縱向分析與研究帶來諸多困難，難以共享，利用率低。

三、加強教學管理檔案工作的對策

二級學院的教學管理本身就是為教學服務的，教學管理檔案來自于教學管理活動，理應反哺于教學活動，為學科發展提供參考與借鑒。針對以上現狀，可以采取如下對策：

1、增強檔案意識，提高檔案管理水平

學校各級領導和工作人員要提高對教學管理檔案的重要性的認識，認識到教學管理檔案對于提高教學管理水平和學校綜合實力的重要意義。學校檔案部門和教學管理部門應舉辦有關的講座和培訓，使所有的教學管理人員進一步增強檔案意識，掌握檔案管理的專業知識，在日常教學管理過程中做好檔案的收集、整理、歸檔、保存工作，確保教學管理檔案的內容全面、完整。

2、建立和健全檔案管理制度

學校檔案部門和教學管理部門相互協作，根據本校自身特色以及教學管理工作流程建立合理有效的二級學院教學管理檔案收集整理歸檔制度。做到專人負責、職責清楚；把檔案工作納入年度考核范圍；明確日常收集教學管理檔案的范圍、方法；加強監督和管理，除了定期的檢查，更需要日常工作中不定期的抽查和監督。只有明確清晰的檔案管理制度，才能保證檔案工作的進行。

3、合理分類、排序

關于教學管理檔案的分類，不同的院校應根據各自院校的教學特點以及教學管理工作流程進行不同的劃分。武漢大學堅持實行狀態評估，形成了常態，大家都深知其中套路，對評估指標和要求已是爛熟于心，就算是教育部的合格評估與審核評估指標，也是萬變不離其宗。因此，只要將平時收集的材料進行科學合理的分類，再按照“主題+年度+件號”的排序方式進行排序即可。另外，根據教學管理檔案內容的不同，歸檔時間也應有所不同：涉及課堂教學、學生學習過程的。

4、紙質+電子雙套制保存

一方面，新形成的文件不僅要保存紙質文件，還要留存有電子版本；另一方面，將已經有的檔案信息數字化，盡把易損的、使用頻繁的檔案資料轉化為電子信息數據，以確保檔案的完整性，提升檔案的多次使用率。加強教學檔案的數字化存儲管理，盡可能地將所有教學檔案信息轉為數字形式，再儲存到硬盤或計算機設備中，提高教學管理檔案的管理水平。通過教學檔案管理的信息化建設，提高教學檔案的信息化程度，方便教職工在線檢索、查閱教學檔案，提高查閱教學檔案的便利程度。

5、建立教學管理信息化平臺

相信絕大多數高校都擁有自己的教務管理系統，但能融合開發的綜合系統并不多，而且面向全校的共性需求，對二級學院并不適用。如何開發一個綜合教師教學、科研、評價、人才培養效果等等的信息管理系統平臺，實現檔案信息資源的共享，對檔案數據進行有效的整合和管理，提高檔案的管理水平和利用效率，為各類評估提供依據、為教師職稱申報、績效考核提供數據、為學科發展或者其他項目申報提供參考，已成為迫在眉睫的事情。利用計算機互聯網技術，開發檔案管理系統進行管理利用檔案，一方面避免了以往手工查詢檔案容易出現差錯減少漏檢率；另一方面，也防止一些利用頻繁的檔案因翻閱次數過多造成破損。

作為一名高校教學管理人員，深深體會到教學管理檔案的重要性。只有加強教學管理檔案制度建設，提高工作人員檔案意識以及專業素養，多與兄弟院校交流，學習先進經驗，同時結合實際，不斷改進和探索新的管理模式，促進檔案管理的專業化，才能讓收集歸檔的檔案資源更好的服務教學、科研和人才培養，盡快實現雙一流的建設目標。

參考文獻：

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[3] 劉麗.加強基層黨校教學檔案管理的思考[J].蘭臺內外，2017.02：72.

作者簡介：

1.白小柳：1967.6—，廣西賓陽，武漢大學信息管理學院，本科辦主任，情報學碩士學位。

2.梁珂珂，武漢大學信息管理學院，2017級檔案學專業研究生。

3.楊樂，武漢大學信息管理學院，教學秘書。