淺談高校二級學(xué)院教學(xué)管理檔案存在的問題與對策

白小柳　梁珂珂　楊樂

摘要：分析高校二級學(xué)院教學(xué)管理檔案現(xiàn)狀，針對存在的問題，提出了幾點(diǎn)解決辦法。

關(guān)鍵詞：二級學(xué)院；教學(xué)管理檔案；存在的問題；對策

一、教學(xué)管理與教學(xué)管理檔案相關(guān)概念

教學(xué)管理是運(yùn)用管理科學(xué)和教學(xué)論的原理與方法，充分發(fā)揮計(jì)劃、組織、協(xié)調(diào)、控制等管理職能，對教學(xué)過程各要素加以統(tǒng)籌，使之有序運(yùn)行，提高效能的過程。教育行政部門和學(xué)校共同承擔(dān)教學(xué)管理工作。教學(xué)管理涉及培養(yǎng)方案的制度與執(zhí)行、課程建設(shè)、教材建設(shè)、師資隊(duì)伍及教學(xué)團(tuán)隊(duì)建設(shè)、教學(xué)改革與研究、教學(xué)質(zhì)量與教學(xué)效果、教學(xué)管理制度等等一切與“教”、“學(xué)”相關(guān)的環(huán)節(jié)。

如上所述，所謂的教學(xué)管理檔案，也就是將在教學(xué)管理過程中產(chǎn)生的相關(guān)文件材料按照規(guī)定整理而成的檔案。教學(xué)管理檔案來源于教學(xué)活動中的各個環(huán)節(jié)，主要包括：歷年課表、試卷、成績；畢業(yè)論文、實(shí)習(xí)；教學(xué)大綱、專業(yè)介紹、培養(yǎng)方案；學(xué)生學(xué)科競賽、科研立項(xiàng)；教學(xué)檢查、評估材料；規(guī)章制度等。

教學(xué)管理檔案是教學(xué)管理過程中產(chǎn)生的真實(shí)記錄，反映教學(xué)管理工作的真實(shí)面貌，是一項(xiàng)能夠連接教學(xué)管理中的過去、現(xiàn)在和未來的重要工作，通過歷史發(fā)展的研究和探討，對于提高課堂教學(xué)質(zhì)量、改革教學(xué)內(nèi)容和教學(xué)方式方法、提高人才培養(yǎng)質(zhì)量、促進(jìn)學(xué)科發(fā)展有著重要的意義。

二、教學(xué)管理檔案的現(xiàn)狀

目前教學(xué)管理檔案普遍實(shí)行“集中+分散制”保管方式。長期以來，大家都很注重校級教學(xué)檔案的管理，對于重要的文件、材料都有嚴(yán)格的歸檔規(guī)定并進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，但對二級學(xué)院的教學(xué)管理檔案卻重視不夠。目前，二級學(xué)院除了將學(xué)生的學(xué)籍卡片和畢業(yè)生的成績單檔案移交校檔案館集中保管外，其他材料均由學(xué)院自主保管，除了學(xué)校各類評估需要調(diào)用或檢查外，基本無人過問。這樣就造成了檔案收集的內(nèi)容不完整、歸檔不規(guī)范、查找困難、利用率不高的現(xiàn)象，更無法實(shí)現(xiàn)資源共享，與大數(shù)據(jù)環(huán)境的要求格格不入的現(xiàn)狀：

1、檔案內(nèi)容不全面，不完整

二級學(xué)院的教學(xué)管理工作是很繁雜的，如果教學(xué)秘書沒有足夠的責(zé)任心和較強(qiáng)的檔案意識，在工作過程中隨時(shí)發(fā)現(xiàn)和收集有保存價(jià)值的資料，恐怕會有很多重要材料會被忽略，甚至丟失，等需要的時(shí)候不得不再去拼湊或者‘造假。

2、歸檔不規(guī)范，查找困難

教學(xué)管理環(huán)節(jié)多，內(nèi)容復(fù)雜。大部分教學(xué)秘書沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，沒能將收集的材料進(jìn)行科學(xué)分類、歸檔，而是簡單的裝訂保存，導(dǎo)致查詢困難。

3、無法實(shí)現(xiàn)最大化的資源共享，利用率低

目前的教學(xué)管理檔案主要是以傳統(tǒng)的手工紙質(zhì)檔案為主，缺乏信息化，對進(jìn)行橫向、縱向分析與研究帶來諸多困難，難以共享，利用率低。

三、加強(qiáng)教學(xué)管理檔案工作的對策

二級學(xué)院的教學(xué)管理本身就是為教學(xué)服務(wù)的，教學(xué)管理檔案來自于教學(xué)管理活動，理應(yīng)反哺于教學(xué)活動，為學(xué)科發(fā)展提供參考與借鑒。針對以上現(xiàn)狀，可以采取如下對策：

1、增強(qiáng)檔案意識，提高檔案管理水平

學(xué)校各級領(lǐng)導(dǎo)和工作人員要提高對教學(xué)管理檔案的重要性的認(rèn)識，認(rèn)識到教學(xué)管理檔案對于提高教學(xué)管理水平和學(xué)校綜合實(shí)力的重要意義。學(xué)校檔案部門和教學(xué)管理部門應(yīng)舉辦有關(guān)的講座和培訓(xùn)，使所有的教學(xué)管理人員進(jìn)一步增強(qiáng)檔案意識，掌握檔案管理的專業(yè)知識，在日常教學(xué)管理過程中做好檔案的收集、整理、歸檔、保存工作，確保教學(xué)管理檔案的內(nèi)容全面、完整。

2、建立和健全檔案管理制度

學(xué)校檔案部門和教學(xué)管理部門相互協(xié)作，根據(jù)本校自身特色以及教學(xué)管理工作流程建立合理有效的二級學(xué)院教學(xué)管理檔案收集整理歸檔制度。做到專人負(fù)責(zé)、職責(zé)清楚；把檔案工作納入年度考核范圍；明確日常收集教學(xué)管理檔案的范圍、方法；加強(qiáng)監(jiān)督和管理，除了定期的檢查，更需要日常工作中不定期的抽查和監(jiān)督。只有明確清晰的檔案管理制度，才能保證檔案工作的進(jìn)行。

3、合理分類、排序

關(guān)于教學(xué)管理檔案的分類，不同的院校應(yīng)根據(jù)各自院校的教學(xué)特點(diǎn)以及教學(xué)管理工作流程進(jìn)行不同的劃分。武漢大學(xué)堅(jiān)持實(shí)行狀態(tài)評估，形成了常態(tài)，大家都深知其中套路，對評估指標(biāo)和要求已是爛熟于心，就算是教育部的合格評估與審核評估指標(biāo)，也是萬變不離其宗。因此，只要將平時(shí)收集的材料進(jìn)行科學(xué)合理的分類，再按照“主題+年度+件號”的排序方式進(jìn)行排序即可。另外，根據(jù)教學(xué)管理檔案內(nèi)容的不同，歸檔時(shí)間也應(yīng)有所不同：涉及課堂教學(xué)、學(xué)生學(xué)習(xí)過程的。

4、紙質(zhì)+電子雙套制保存

一方面，新形成的文件不僅要保存紙質(zhì)文件，還要留存有電子版本；另一方面，將已經(jīng)有的檔案信息數(shù)字化，盡把易損的、使用頻繁的檔案資料轉(zhuǎn)化為電子信息數(shù)據(jù)，以確保檔案的完整性，提升檔案的多次使用率。加強(qiáng)教學(xué)檔案的數(shù)字化存儲管理，盡可能地將所有教學(xué)檔案信息轉(zhuǎn)為數(shù)字形式，再儲存到硬盤或計(jì)算機(jī)設(shè)備中，提高教學(xué)管理檔案的管理水平。通過教學(xué)檔案管理的信息化建設(shè)，提高教學(xué)檔案的信息化程度，方便教職工在線檢索、查閱教學(xué)檔案，提高查閱教學(xué)檔案的便利程度。

5、建立教學(xué)管理信息化平臺

相信絕大多數(shù)高校都擁有自己的教務(wù)管理系統(tǒng)，但能融合開發(fā)的綜合系統(tǒng)并不多，而且面向全校的共性需求，對二級學(xué)院并不適用。如何開發(fā)一個綜合教師教學(xué)、科研、評價(jià)、人才培養(yǎng)效果等等的信息管理系統(tǒng)平臺，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行有效的整合和管理，提高檔案的管理水平和利用效率，為各類評估提供依據(jù)、為教師職稱申報(bào)、績效考核提供數(shù)據(jù)、為學(xué)科發(fā)展或者其他項(xiàng)目申報(bào)提供參考，已成為迫在眉睫的事情。利用計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，開發(fā)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行管理利用檔案，一方面避免了以往手工查詢檔案容易出現(xiàn)差錯減少漏檢率；另一方面，也防止一些利用頻繁的檔案因翻閱次數(shù)過多造成破損。

作為一名高校教學(xué)管理人員，深深體會到教學(xué)管理檔案的重要性。只有加強(qiáng)教學(xué)管理檔案制度建設(shè)，提高工作人員檔案意識以及專業(yè)素養(yǎng)，多與兄弟院校交流，學(xué)習(xí)先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，同時(shí)結(jié)合實(shí)際，不斷改進(jìn)和探索新的管理模式，促進(jìn)檔案管理的專業(yè)化，才能讓收集歸檔的檔案資源更好的服務(wù)教學(xué)、科研和人才培養(yǎng)，盡快實(shí)現(xiàn)雙一流的建設(shè)目標(biāo)。

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[3] 劉麗.加強(qiáng)基層黨校教學(xué)檔案管理的思考[J].蘭臺內(nèi)外，2017.02：72.

作者簡介：

1.白小柳：1967.6—，廣西賓陽，武漢大學(xué)信息管理學(xué)院，本科辦主任，情報(bào)學(xué)碩士學(xué)位。

2.梁珂珂，武漢大學(xué)信息管理學(xué)院，2017級檔案學(xué)專業(yè)研究生。

3.楊樂，武漢大學(xué)信息管理學(xué)院，教學(xué)秘書。