論無紙化辦公為檔案工作帶來的利與弊

張琳

摘要：近年來，隨著科學技術的不斷發展，很多辦公的方式都已經開始向無紙化辦公方向轉變，檔案管理工作也是如此，無紙化辦公的出現給檔案管理工作帶來很大的便利，與此同時也出現了一些問題，要想使得無紙化辦公更好地促進檔案管理事業的發展，就要解決好實際工作中的問題。筆者通過對無紙化辦公的利弊進行介紹，提出幾點解決的措施，僅供參考。

關鍵詞：無紙化辦公；檔案管理；利；弊

由于長期在辦公室工作，每次遇到階段總結，上級檢查忙著整理材料時，與同事時常開玩笑，你今天又砍了多少顆樹？也時常感嘆紙張的浪費、文件的繁瑣和檢索的困難。一年又一年的紙質檔案也占據了不少的辦公室的空間，相當于當下大量的現代化辦公設備、發達的通訊網絡而言，傳統式的紙質文件材料使用、運轉實在是人力、物力的巨大浪費，同時也造成了環境的污染破壞?？茖W發展、可持續發展、節能減排、提高效率的理念已在人們腦海中得到認可，我們更需要做的是把這一思想理念付諸實踐—我們需要無紙化辦公。無紙化辦公在辦公效率與質量的提升方面的確起到了極大促進作用。俗話說“有利必有弊”。雖然無紙化辦公對檔案工作的開展帶來了諸多正面影響，但同樣也存在一些負面影響，對檔案工作的開展帶來了諸多困難。下面我就談談無紙化辦公為檔案工作所帶來的利與弊。

一、無紙化辦公為檔案管理工作帶來的利好

第一，改變了檔案的媒介方式與傳遞方式。首先，從媒介方式來看，在無紙化辦公環境下，磁盤、網絡數據流、移動存儲等載體將取代傳統檔案管理模式下的紙張、膠片，這樣的轉變無疑將對檔案管理工作的所有環節帶來影響。其次，從傳遞方式上來看，在無紙化辦公環境下，計算機網絡技術將取代傳統的人工傳遞，通過對現代計算機網絡技術的利用能夠跨越時間與空間的限制，實現對檔案信息的實施檢索與傳遞，將進一步推動檔案管理的自動化發展。第二，改變了檔案文件的建立方式與存儲方式。在傳統“單機版”的檔案系統下，檔案文件的建立主要是依靠鍵盤輸入，而無紙化辦公環境下的建立方式將更具多樣性，如攝像、掃描等。與此同時，存儲的方式也將由磁盤存儲備份、單機硬盤備份轉變為服務器集中存儲或云存儲的方式，這樣的存儲勢必將更具完整性、安全性，在檔案的查閱上也更加簡便、快捷。第三，促進檔案管理網絡化發展。以往，在利用計算機對檔案進行管理時，基本上都是在信息的二次利用上，而要想讓檔案二次信息的存儲與利用轉變成為一次信息的存儲與利用就必須將“單機版”的管理系統轉變成為“網絡版”。顯然，無紙化辦公即能夠實現這一點，通過對單機版信息的提取來構造網絡版系統，最終實現信息的共享。

二、無紙化辦公為檔案管理工作帶來的弊端

第一，文件底稿的收集缺乏完整性。在無紙化辦公環境下，檔案資料起草的原始文稿都是在計算機上直接完成的，這就使得檔案的原始文件無法產生紙質稿；而對于電子文稿大都只保存最后的定稿，這樣對于領導的修改痕跡，無法在電子文件中得到體現。第二、無紙化檔案信息無法保證可讀性。我國傳統的檔案管理方式都是對紙質的檔案進行管理，無紙化的檔案管理都是對電子信息進行管理，這種管理方式極大地方便了工作人員的工作，但是由于技術問題的限制，會因為一些硬件設施的損壞，使得檔案信息丟失，或者是暫時不可查看的現象，就會嚴重影響工作的正常開展。第三，難以判斷檔案是否具有原始性。原始記錄性是檔案的本質屬性，如當事人的親筆手稿、領導者的親筆簽署等，都表現出真實的原始性，也正是檔案的原始記錄性，才使得檔案有別于圖書、情報、資料等其他信息，也就是說只有檔案是原始的檔案，在法律上才會承認其真實有效，如果在這期間出現了改動的現象，檔案也就失去了法律效力，不具備任何價值。這也正是無紙化檔案面臨的一大挑戰。在辦公自動化系統中，一切都是在電腦上完成，它便于修改，便于復制的特性，使得最能體現檔案原始記錄性的內容與形式特征不復存在，也就談不上具有法律憑證的作用。第四，網絡傳輸的不安全性。隨著黑客攻擊、竊取手段的不斷提高，網絡的不安全性也隨之增加，機關檔案涉及國家秘密、商業秘密和個人隱私等，一旦保密信息被泄露，將造成不可預估的損失。

三、當前應采取的對策

第一，我們要探索并完善紙質檔案與電子檔案并行的管理機制。就長期保存來說，紙質文件明顯優于電子文件。但就反復的檢索與利用而言，電子文件則具備了較大的優勢。因此，為了進一步增強檔案管理工作的實效性，我們理應將紙質檔案與電子檔案這兩種載體文件在一定階段內進行并存，簡單來說就是在電子文件存入到光盤或硬盤之后，再通過打印輸出紙質文件后才完成保存處理。這里需要注意的是，由于電子文件具有虛擬性特征，缺少了傳統管理中的驗證環節，所以我們理應做好定期定時的備份工作，預防信息丟失的問題出現。

第二，使檔案管理向立體化方向發展。以前的檔案管理是呈直線狀態的，隨著人們對利用服務工作的重視，使利用工作和其它基礎工作構成一個平面。這種平面結構只反映紙質檔案的情況，隨著電子文件的介入，檔案種類在增加，其基礎工作和利用工作也都具有各自的個性。因此，在原有平面結構基礎上，又增加了一項檔案信息載體內容，就構成三維空間，形成了立體化的管理結構。

第三，檔案人員知識結構的變革迫在眉睫。我國檔案人員要適應信息技術和檔案事業的發展必須采取積極措施抓好知識更新，引進、消化、適應信息技術的成果，使檔案人員擁有廣博的知識，以適應信息技術發展的需要。

綜上所述，紙質檔案擁有電子檔案所沒有的優勢特點，所以在未來無紙化辦公的世界里紙質檔案仍占有不可替代的地位。但是在當今信息化社會，紙質檔案與電子檔案在當前以及今后很長一段時期將互為補充，取長補短，長期并存。紙質檔案和電子檔案的載體不具有繼承性和相互否定性，二者發揮各自所長相輔相成，為社會發揮其巨大的作用。

參考文獻

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