電力工程檔案管理工作探討

張自立

【摘 要】隨著國家電力體制改革的深化和企業市場化的不斷推進，電力建設投資額度越來越大，記錄電力建設工程的檔案日趨復雜，專業性也更強；下文針對產生這些問題的原因的基礎上，提出提高人員認識、完善管理制度、全面開展培訓以及實施全過程檔案管理等改進措施。

【關鍵詞】電力工程；檔案管理；改進措施

【Abstract】With the deepening of the reform of the national power system and the continuous advancement of the marketization of enterprises， the amount of investment in power construction is getting larger and larger， and the files for recording electric power construction projects are becoming more complex and more professional； the following are based on the reasons for these problems. ， Put forward improvement measures such as improving personnel awareness， improving the management system， comprehensively carrying out training， and implementing the whole process of file management.

【Key words】Power Engineering；Archive Management；Improvement Measures

1. 概述

眾所周知，電力工程檔案是工程建設過程、工程實體狀況、工程建設質量的最真實、最全面、最原始的記錄，日益成為一項維護企業經濟效益、合法權益（工程變更、索賠動態依據）及反映企業歷史真實面貌重要的基礎工作，也是工程項目投產后運行、檢修、改建、擴建及技術改造等工作的重要依據。在工程建設過程中，及時收集技術檔案信息，準確鑒別工程文件材料，規范整理技術檔案，確保檔案的完整性和系統性，不僅是為當前在建工程中各項工作做好服務，也是為工程項目投產后開展各項工作做好服務。

2. 電力工程檔案管理存在問題

當前，電力檔案在管理工作中存在著自動化水平不高、收集整理不規范、管理和深度、幅度不夠等問題。

2.1 電力企業的檔案管理得不到高層應有的重視。

許多領導對電力檔案的管理認識不夠，認為這只是文本范疇，和市場占有率、供電可靠率、電壓質量等比起來簡直是微不足道。由于領導的不重視，導致電力企業在檔案管理方面投入甚少，出現檔案室設施不全，儲存條件和儲存手段落后的情況，無法為企業提供高質量、高效能的服務。

2.2 電力企業檔案管理缺乏專業部門和專業人員。

有些電力企業檔案管理人事檔案管理信息，僅是一個簡單的收集和分類、存儲，使企業檔案歸檔不一樣，很多該保存的資料沒有得到保存，而大量沒有價值的資料倒是被長期保存了起來，不僅不能推動企業經濟的發展，還會在一定程度上增加企業的經營成本。

2.3 電力企業的檔案管理的信息化建設滯后。

信息化是檔案管理工作的最終發展方向，也是提高檔案管理工作的有效途徑。但是從目前的情況來看，很多電力企業沒有把檔案信息化納入企業信息化的整體規劃當中，管理檔案的計算機配置相對落后，軟件、硬件設備都亟待更新，高素質的檔案信息化管理人才不足，檔案管理工作的信息化程度還是相對滯后的。

3. 改進電力工程檔案管理的主要措施

3.1 規范電力企業檔案管理機制。

加強制度建設，建立科學的企業檔案管理體系，完善檔案管理的規章制度，明確職能，將各個門類、不同載體的檔案統一管理，使檔案管理與部門工作同步考核、同步發展。

3.2 加強檔案工作的組織領導。

加強檔案工作機構，配備檔案專職人員，各業務部門和各專項工作配備兼職檔案人員，形成系統的檔案工作格局。在實際工作的開展中，爭取企業領導的重視，支持檔案管理工作。

3.3 培養和選配高素質檔案工作人員。

提高檔案管理人員的業務素質，充實熟悉計算機技術，掌握業務工作流程的復合型人才從事檔案工作，建立一支有理想、有道德、有知識、有素質的檔案干部隊伍，以適應新形勢下檔案工作的需要。

3.4 加強檔案管理數字化、信息化。

通過計算機技術及檔案管理軟件在檔案管理中的運用，系統地完成文件的登記、檢索、打印、統計等工作，使文件的形成、運行、轉換等各個環節與自動化辦公銜接起來，提高工作效率，加速公文信息運轉，實現辦公及文件歸檔、檢索自動化，業務檔案信息實現實時查詢、利用。

3.5 開展檔案人員全面業務培訓。

要對檔案人員進行定期的教育培訓，不斷地激發和調動檔案工作人員的積極性和自覺性，提高其工作能力。還可以通過招聘那些懂法律、會外語、精計算機的復合型人才，改變目前檔案管理部門所顯現的知識結構不合理，年齡結構老化的狀況。

3.6 實施工程項目全過程檔案管理。

3.6.1 從工程源頭介入檔案管理。

（1）堅持從檔案材料形成的“源頭”抓住，做提前控制。工程項目成立后，建設單位的工程檔案管理部門管理檔案披露，披露內容的項目和竣工驗收資料的收集、整理、歸檔范圍及要求。

（2）工程項目開工后，建設單位項目管理和檔案管理部門對設計、施工、監理等參建單位進行檔案交底，檔案交底的內容主要是建設過程中文件材料的形成、積累、整理、歸檔的要求。

（3）各參建單位要以“建一流工程、創一流檔案”為目標，認真分解檔案工作目標任務。要根據規程規范要求，做好技術文件材料的形成、積累，并注重形成質量，技術文件材料的形成與工程建設同時計劃、同時布置、同時檢查、同時考核，保證其真實可靠。

3.6.2 認真做好工程中期檔案控制。

（1）工程開工后，檔案管理部門要加強現場的檢查和指導力度，全程參與，確保工程檔案各個管理環節始終受控在控。檔案管理部門要檢查項目管理部門和各參建單位的工程技術文件的收集、整理情況，對不符合歸檔要求的文件提出意見，督促整改完成，形成閉環。

（2）項目開工后，檔案管理部門應加強現場的檢查和監督，充分參與，以保證項目文件每個管理環節始終控制在控制。檔案管理部門檢查的項目管理的部門和單位參與的建設工程技術檔案的收集、整理，對不符合歸檔要求的文件提出意見，督促整改完成，形成閉環。

（3）在業務指導上，檔案專職人員應勤跑工地，跟蹤了解項目信息，隨時檢查指導。在具體工作中，要主動參與各項重要建設活動和工程的竣工驗收，把工作做到現場，超前控制，把問題解決在檔案提交之前。遇到檔案資料收集確有難度的，要積極向本單位主管領導匯報，并及時與施工建設等相關單位溝通，爭取對方理解、支持和配合。

3.6.3 嚴格實施工程后期檔案檢查。

（1）項目管理部門和各參建單位在階段性工作完成后，要按照《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（ GB/T11822 - 2000） 的要求對本單位（ 部門） 涉及到的項目文件進行整理、立卷，編寫移交目錄清單。檔案管理部門應加強督查，歸檔文件應完整、準確、系統，應真實記錄和反映項目建設過程和竣工時的實際情況，圖物相符、技術數據可靠、簽字手續完備。檢查驗收發現不符合規范要求的，堅決退回整改。

（2）在檔案接收方面，要充分利用行政程序把關，建立工程檔案初驗認可制和檔案驗收合格報送移交制，保證工程檔案的規范化、標準化，保證不出現擅自修改、偽造或事后補做的現象。參與工程建設的施工、安裝、監理、調試等單位應在竣工驗收后一個月內，向項目管理部門移交。設計單位在可研、初步設計、施工圖設計、竣工圖編制等階段性工作完成后即歸檔，竣工圖歸檔時間不得超過竣工驗收后二個半月。竣工驗收后兩個半月內項目管理部門將項目的全部檔案向本單位檔案部門整體移交歸檔，在移交紙質檔案的同時，還應移交相應的電子文件、工程重要活動的音像材料。

（3）電力工程檔案歸檔范圍包括，建設項目前期文件、施工文件、監理文件及竣工驗收文件。招投標文件由公司委托的招標代理單位歸檔，招標公司出具中標通知書給建設單位歸檔。項目管理和檔案管理部門對各參建單位提交的竣工資料進行驗收，保證歸檔文件的完整、準確。確認符合歸檔條件后，辦理交接手續。

4. 結束語

電力工程檔案管理是一項長期性與復雜性共存的工作，需要以工程建設單位為主導、電力系統各相關單位通力配合才能達到滿意效果。相信在今后不斷實踐的基礎上，針對電力工程檔案管理中不斷出現的新問題，不斷改進管理的方式方法，合理安排人力、物力，深入開展工程項目管理的全過程控制，一定會使電力工程檔案管理水平邁上一個新臺階。

參考文獻

[1] 趙昕.論電力企業檔案管理中存在的問題及解決措施[J].陜西檔案.2012.

[2] 孫志梅.電力檔案管理工作中存在的問題及對策[J].中國電力教.2010.

[文章編號]1619-2737（2018）04-20-810