房產檔案信息化建設中的問題與對策研究

梁景強

【摘 要】本文根據作者的工作經驗，結合房產檔案信息化管理特點與重要性，就針對房產檔案信息化建設中的幾個問題提出幾點建議，僅供同行參考。

【關鍵詞】房產檔案；信息化；管理；系統

【Abstract】Based on the author's work experience and combining with the characteristics and importance of real estate archives information management， this article proposes several suggestions for the construction of real estate archives informatization.

【Key words】Real Estate Archives；Informatization；Management；Systems

1. 引言

（1）以前，我們一直使用傳統的人工方式來管理文件檔案，管理水平停留在紙質介質的基礎上，這種傳統的方式存在效率低下和查找時間長、共享信息差、差錯率明顯比較高和對庫房要求很大等缺陷。傳統手工處理方式已經過時，不能適應新時代的房產檔案管理方式發展的需要。

（2）隨著信息技術的發展及應用，以計算機為基礎的信息管理必然要取代傳統手工方式。信息化管理房產檔案已成為一種趨勢，同時也是提高房產檔案管理利用效率重要途徑之一。房產檔案信息化管理是現代檔案管理的必然趨勢，它不僅是權屬登記、房地產糾紛仲裁、房產交易、史跡考證、解決房產糾紛的重要依據。對于管理者和決策者來說，城市房地產管理發展也是至關重要的。

2. 房產檔案管理信息化的重要性

房產管理部門一般都保存了近代和現今的房產檔案資料，并擔負著收集、管理與提供房產信息的責任。長期以來，它為政府、為人民提供了準確而可靠的基礎資料。從業務上看，房產檔案信息管理具有量大、復雜、更新快、用途廣的特點；而傳統的房產檔案管理方法全部是依靠手工收集、整理加工，周期長、消耗大，紙質存儲，占據空間大，易磨損、檢索費力費時，無法進行深層次的日日臻完善，更無法滿足信息共享，已經不能適應時代的發展。通過網絡為支撐的計算機技術，可以極大地促進房地產檔案管理模式的重大改變，實現房地產檔案信息收集、整理、查詢、利用管理的現代化，提高檔案的管理水平和利用質量，更好地為為房地產經濟發展服務。在我國全面建設小康社會的戰略中，為城市建設和房產檔案管理信息化帶來了機遇，同時，房地產交易的逐漸火爆，使查閱房產檔案的需求也逐步的增多。就以某市房屋產權交易管理中心檔案館數據統計為例，近幾年，僅因房產權屬登記的檔案調閱量就平均每年近10萬條，這還不包括抵押登記、法律糾紛和房屋拆遷等其它原因的調閱。房產檔案最根本的作用就在于為物權確認提供依據，房地產登記的基礎來源于完整準確的房產登記檔案，每一宗交易行為的確認都離不開房產檔案的利用和管理，房產檔案有效地維護著房地產市場的健康發展。提升管理水平、提高工作質量和效率，是房產檔案管理系統的一個極其重要的環節。

3. 房產檔案信息化管理特點

隨著房產檔案信息化管理和現代化建設的深入，計算機網絡技術在房產檔案管理領域的普遍使用，大大提高了檔案管理的工作效率.也使房產檔案信息化管理明顯優越于其他的檔案管理，具有自己的特色。

3.1 檔案資料數字化和專業性。

房產檔案信息化的基礎管理就是將檔案實體與日常服務分離，檔案實體被作為原始的憑證入庫保存，以一次房產登記為宗，建立房產檔案數據庫，并與各種載體的檔案資料轉化為電子數字化形成的相應圖像進行無縫掛接。大量的信息被計算機處理和程序識別，用這些信息構成相關的信息化管理數據庫，建立房產檔案信息管理系統。實現對信息轉變為日常服務，主要利用存儲于計算機中的集圖、文、像于一體的多媒體信息。其專業性為房產管理部門負責房產登記工作，房產檔案是房產登記活動中形成的真實記錄，其房產權屬登記和交易管理工作是依照一定法規進行的，是其它任何部門都不能代替的，房產登記部門是產生房產檔案的專業部門。房產管理工作，面廣量大，政策性強，形成的檔案材料專業性強，在內容和形式上與一般公文有明顯的區別，以簿、圖、檔為主要內容的房產檔案在管理上也有自己專業的管理方法。

3.2 信息傳輸網絡化和動態性。

房產檔案信息化的核心是利用網絡進行信息交流傳遞，達到實現信息資源共享。借助計算機技術在網絡應用，可以使檔案一經產生就能馬上在網上綜合利用，省卻了傳統意義上那種收集、整理、移交、歸檔中不必要的時間浪費，確保信息價值最充分的利用。通過網絡將圖形庫管理、產權管理、檔案管理有機結合起來，所有業務環節都在計算機網絡里完成，有利于快捷方便地完成產籍登記、修改、統計、編目、查詢、打印等程序，顯著提高檔案管理工作的效率。房產檔案形成后，房產權屬情況并不是一成不變的，隨著房產的買賣、交換、贈與繼承、分割上、裁決等交易行為使房屋產權不斷發生變化和房屋的新建、翻建、改建、擴建等房產變更。因而，房地產檔案處于不斷變更和轉移之中，具有很強的動態性。只有全面真實地反映房屋變化，才具有其利用價值。

3.3 查詢應用智能化和圖檔結合。

充分利用計算機網絡技術和現代化設備，使房產檔案信息存儲都實現數字化管理，這樣可以使檔案信息網上智能化檢索，瀏覽快捷方便，效率高，節省了很多人力物力，可以隨時查閱所需要的房產信息，并可在必要時進行聯網傳輸，為物權確認提供重要依據，是房地產登記的全程工具。有效維護房地產權利人的合法權益，促進房地產市場健康發展，為加快城市建設提供信息服務。在房產檔案管理中形成了以簿、圖、檔為主要內容的產籍，房屋權屬情況并不是一成不變的，登記簿是房屋權利歸屬和內容的根據；圖包括分層分戶圖平面圖、分丘圖平面圖等反映權利狀態范圍，形象直觀；檔指狹義的房產登記文字材料，彌補了圖的不足，反映產權的來龍去脈，詳盡細致，真實可靠。如果圖離開檔案，就失去了它的權利歸屬含義；反之，檔離開圖，權利范圍則不明。只有圖檔結合，才能真正把權利反映清楚。

4. 房產檔案信息化建設中注意問題

4.1 房產檔案信息一定要遵循真實完整的原則。

管理檔案者可以通過掃描儀導入房產登記資料等圖形文件和對不同格式的數據進行編輯處理，通過專網提供檔案利用服務，并與房屋登記、市場管理、測繪等相關部門的信息系統實行聯網，進行數據交換或共享。房產檔案是整個房產物權管理過程的完整歷史記錄，記錄必須與實際相符，記載的權利人、權利范圍必須清楚。真實完整性是房產檔案的生命，也是發揮檔案現實效用的基礎和前提，每類原始登記材料產生都有一定的規律，按照一定順序排列，形成系列化，具有成套性。把工作中直接形成的文字材料、圖、表及各種帳、冊和原始憑證收集齊全，整理到位，使檔案信息的內容豐富、翔實、完整，使之在經過建立、利用后仍保持與原始狀態一樣，全面整體、準確、系統地反應房產自然狀況和權利狀態。

4.2 檔案信息系統需設置房產檔案變更、修改模塊。

房產權利和房地情況并不是固定不變的，具有極強的動態性，所以房產檔案也是就成了“活”檔案。物權管理要求簿、檔、圖與房產現狀始終保持一致，房產檔案必須作相應更改，檔案目錄隨檔案材料作動態注記。房屋產權變更轉移、滅失的原產權檔案數據可以利用汁算機進行修改和調整，形成產權變更數據目錄，從根本上確保房屋產權檔案數據庫的完整性和準確性。

4.3 建立個人住房信息系統。

房產檔案信息作為一種重要的信息資源，是國家檔案信息資源的重要組成部分，加強開發利用，對于落實科學發展觀，推動經濟社會全面發展，構建和諧社會具有重要的意義。建立覆蓋各市、縣在內的個人住房信息系統，逐步實現省轄市一個獨立的信息系統平臺、一個數據庫運行模式和全國范圍內信息的互聯互通。政府和在關部門通過利用房產檔案，以房產檔案為憑據，可以解決很多在城市建設中出現的問題，對國民經濟發展和生產力發展發揮舉足輕重的作用。

5. 結語

房產檔案管理與計算機系統的有效結合，以提供有效的檔案信息服務為宗旨，與城鄉建設和經濟發展相適應，與本市、縣（區）房屋登記與交易管理工作相協調，使社會各屆更好的利用房產檔案，為經濟建設搭建高效、安全的數字化和信息化平臺，這是房產檔案管理工作發展的必然趨勢。

[文章編號]1619-2737（2018）04-08-718