超發貨單銷售在用友ERP中的業務處理

□（鄭州升達經貿管理學院河南鄭州451191）

銷售是企業取得生產經營成果的必經過程，是企業經營活動的中心。用友ERP-U8 系統支持普通銷售、委托代銷、分期收款、直運業務、零售等業務類型，以及銷售退貨等逆向業務。普通銷售根據“發貨———開票”的先后處理順序可以分為先發貨后開票業務和開票直接發貨業務，而企業95%以上的常規業務基本上都采用“先發貨，后收款”的賒銷業務模式。本文以普通銷售業務為切入點，結合案例，重點分析用友ERP-U8 V10.1 超發貨單出庫業務的操作流程及注意事項。

一、用友ERP-U8 V10.1超發貨單出庫業務流程

超發貨單出庫業務是普通采購業務中的特例之一，即發貨單上的數量小于出庫單上的數量的銷售業務。本文以亮康眼鏡公司為例進行分析。2018年6月20日，銷售批發部員工夏于與光明公司簽訂銷售合同，出售男士高端太陽鏡60副，無稅單價420元，增值稅稅率為16%，且當日發貨。開具發票時，客戶要求再多買2副，財務部門根據客戶要求開具了62副男士高端太陽鏡的增值稅專用發票一張，而后客戶從大運倉庫領出62副男士高端太陽鏡。業務部門將銷售發票交給財務部門，財務部門結轉此業務的收入及成本。然而發貨單上的數量是60副，銷售發票和銷售出庫單上的數量均是62副。由于發貨單上的數量與銷售出庫單上的數量不相等，所以此業務中的銷售出庫單不能根據審核后的發貨單或復核后的發票自動生成。在用友ERP-U8 V10.1軟件中的操作步驟如下：

（一）取消“銷售生成出庫單”

在企業應用平臺的“業務工作”選項卡中，執行“供應鏈→銷售管理→設置→銷售選項”命令，取消“銷售生成出庫單”選項。

（二）銷售部門員工與光明公司簽訂銷售合同，填寫并審核銷售訂單

在企業應用平臺的“業務工作”選項卡中，執行“供應鏈→銷售管理→銷售訂貨→銷售訂單”操作，在銷售訂單頁面，執行“增加→填寫信息→保存→審核”操作。如果在操作過程中發現存貨編碼中沒有男士高端太陽鏡，那么原因一般出在存貨檔案屬性選擇上。銷售訂單如圖1所示。

圖1 銷售訂單

圖2 發貨單

（三）銷售部門參照銷售訂單填制并審核發貨單

在企業應用平臺的“業務工作”選項卡中，執行“供應鏈→銷售管理→銷售發貨→發貨單”操作，在發貨單頁面，執行“增加→生單（參照訂單）→保存→審核”操作。發貨單如上頁圖2所示。

（四）填寫并復核銷售專用發票

在企業應用平臺的“業務工作”選項卡中，執行“供應鏈→銷售管理→銷售開票→銷售專用發票”命令，在銷售發票頁面，執行“增加→生單（參照發貨單）→修改表體數量為62副→保存→復核”操作。在此項操作過程中發現單據無法保存，彈出 “發票上貨物的累計開票數量已大于發貨數量！”的對話框。結合圖1，可以看出發票上的存貨數量（62副）大于發貨單上的存貨數量（60副），要解決此問題，需要在銷售選項中進行設置，執行 “銷售管理→設置→銷售選項”操作，勾選“允許超發貨量開票”選項。

（五）銷售部門通知倉管部門發貨，倉管部門審核出庫單

在企業應用平臺的“業務工作”選項卡中，執行“供應鏈→庫存管理→出庫業務→銷售出庫單”命令，在出庫單頁面，執行 “生單（銷售生單）→修改表體數量為62副→保存→審核”操作。在銷售生單頁面，勾選右上角的“根據累計出庫數更新發貨單”選項，此項操作可在出庫單保存后同時更新發貨單上的存貨數量。但是，銷售出庫單仍然無法保存，彈出如圖3所示對話框。

圖3 出庫單數量問題

1.在庫存系統勾選“允許超發貨單出庫”選項。從圖3中可以看出，出庫單若想保存成功，需要允許系統超數量出庫。故在庫存系統設置中勾選“允許超發貨單出庫”選項。但是修改后依然出現圖3問題。

2.在存貨檔案設置“出庫超額上限”為5%。問題中提示“［00001］是否序列號管理？”說明應該到存貨檔案中去尋找答案，修改存貨檔案并設置超額出庫上限為5%。但是，通過上述設置后依然不能保存出庫單，出現如圖4所示問題。

圖4 出庫單問題

圖5 存貨檔案

圖6 應收憑證

圖7 結轉成本

3.在存貨檔案設置“發貨允超上限”為5%。從圖4可以看出，單據無法保存的原因出在存貨本身可發貨數量上，所以需要對存貨的發貨上限進行設置。打開“存貨檔案→控制”選項卡，把“發貨允超上限”設置為5%，如圖5所示。修改完成后，保存銷售出庫單，同時，發貨單上的數量自動更新為62副。

（六）根據復核過的銷售專用發票生成應收憑證

1.審核發票。打開應收管理系統，選擇“應收單據處理→應收單據審核→審核發票”。

2.應收制單。打開應收管理系統，雙擊 “制單處理”，選擇發票制單，生成并編輯銷售專用發票的應收轉賬憑證，如第96頁圖6所示。

（七）結轉成本

1.銷售出庫記賬。打開存貨核算系統，依次單擊“業務核算→正常單據記賬”，選中本業務生成的銷售發票，然后單擊記賬。

2.生成憑證。打開存貨核算系統，依次單擊“財務核算→生成憑證”，單擊選擇按鈕，選擇銷售發票，生成轉賬憑證，如第96頁圖7所示。

二、總結

超發貨單銷售業務中的發貨單數量小于出庫單數量，從上述操作流程中可以看出，該業務的操作過程并不難，但需要系統設置的內容較多，分別需要對銷售系統的發票、存貨系統的出庫單以及存貨檔案進行設置，并且三者缺一不可。故超發貨單出庫業務的學習重點在于各個模塊的設置。