利用辦公自動化，做好工程檔案管理工作

陳莉

摘要：伴隨著電信事業(yè)的高速發(fā)展，基建工程項(xiàng)目建設(shè)也得到了很大發(fā)展，工程檔案管理也隨之發(fā)展起來。利用辦公自動化，加強(qiáng)工程檔案管理工作，實(shí)行電子文件工作和檔案工作管理一體化，為發(fā)展和諧社會和經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供檔案服務(wù)，提升企業(yè)管理水平和基建工程建設(shè)水平。

關(guān)鍵詞：加強(qiáng)；辦公自動化；工程檔案管理

工程檔案管理是基建工程管理的重要組成部分。因此，如何利用辦公自動化，加強(qiáng)基建工程檔案資料管理工作是提高基建工程科學(xué)管理水平并使其更好地為通信建設(shè)服務(wù)的一項(xiàng)重要課題。

一、工程檔案的作用

本文所稱的工程檔案是指從建設(shè)工程項(xiàng)目立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工到竣工整個過程中直接形成的，具有保存價值的文字、圖紙、圖像、聲像等各種載體的文件材料，包括工程項(xiàng)目前期文件、設(shè)計(jì)文件、施工技術(shù)文件、監(jiān)理文件、設(shè)備文件、竣工驗(yàn)收文件等內(nèi)容。

（一）通信工程檔案是通信工程管理的重要環(huán)節(jié)

工程檔案記錄了工程建設(shè)的全過程，真實(shí)反映了工程項(xiàng)目管理過程和工程實(shí)體的現(xiàn)實(shí)面貌，工程檔案具有比工程實(shí)體本身更長久的壽命，規(guī)范、準(zhǔn)確的工程檔案是工程進(jìn)行檢修、管理、改擴(kuò)建的憑證和依據(jù)，如我公司夷陵路老辦公樓工程擴(kuò)改建、開發(fā)區(qū)電信大樓維修時經(jīng)常需查閱工程竣工圖等資料。

（二）通信工程檔案是提高通信工程管理水平的重要依托

宜昌分公司建立健全了工程檔案各項(xiàng)管理制度，將工程檔案管理納入建設(shè)管理工作計(jì)劃，納入網(wǎng)絡(luò)建設(shè)部項(xiàng)目經(jīng)理的崗位責(zé)任制，將工程檔案管理工作與工程建設(shè)同步安排，以保證工程文件材料齊全完整、準(zhǔn)確系統(tǒng)、安全保管和有效利用。通信工程檔案的規(guī)范管理，提升了通信工程管理水平，為通信網(wǎng)絡(luò)發(fā)展、內(nèi)控、審計(jì)等工作提供了有效支撐。

二、辦公自動化與工程檔案管理的聯(lián)系

隨著辦公自動化進(jìn)程的加快，計(jì)算機(jī)技術(shù)越來越多地應(yīng)用檔案管理，全省電信辦公網(wǎng)和檔案管理系統(tǒng)有機(jī)銜接，辦公網(wǎng)文件點(diǎn)擊“歸檔”后自動進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)，查找工程檔案管理性文件（概預(yù)算批復(fù)、驗(yàn)收紀(jì)要、竣工決算、審計(jì)文件等）通過搜索關(guān)鍵字，能很便捷地查找到，為做好工程檔案管理奠定了良好的基礎(chǔ)。

三、工程檔案管理存在的問題

（一）檔案意識不強(qiáng)，缺乏整體聯(lián)動

部分檔案人員對工程檔案重要性的思想認(rèn)識不夠，對工程檔案工作的宣傳力度不強(qiáng)；工程建設(shè)項(xiàng)目經(jīng)理工作繁雜，使檔案資料收集不全；工程各參建單位檔案整理水平參差不齊，存在竣工圖未蓋竣工章、缺乏人員簽字、施竣工資料不齊全等情況。工程檔案管理涉及面廣，需要建設(shè)部門、檔案室、設(shè)計(jì)、施工、審計(jì)、財(cái)務(wù)等單位共同參與，由于整體聯(lián)動性欠缺，還存在工程檔案的收集、整理、歸檔不及時、不規(guī)范現(xiàn)象。

（二）責(zé)任主體不明，缺乏制度保障

工程檔案管理責(zé)任制落實(shí)不夠，個別縣公司工程管理部門項(xiàng)目經(jīng)理兼職過多，沒有及時收集工程檔案，檔案人員沒有認(rèn)真履行崗位責(zé)任制，未去督辦工程檔案的收集、移交工作。收集后的檔案又因工作繁忙，未能進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)，動態(tài)錄入，及時提供利用，使工程檔案管理不能適應(yīng)本單位和工程建設(shè)快速發(fā)展的需要，影響了工程檔案管理的工作效率和經(jīng)濟(jì)效益

上述問題的存在，造成收集不齊全、歸檔不及時、整理不規(guī)范等情況存在，影響了檔案的有效利用。

四、工程檔案管理的對策

（一）增強(qiáng)檔案意識，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，樹立科學(xué)理念

積極宣傳《檔案法》，提高對工程檔案重要性的認(rèn)識；加強(qiáng)培訓(xùn)，通過舉辦培訓(xùn)班、視頻講座、座談會等形式，提高檔案人員辦公網(wǎng)和檔案業(yè)務(wù)技能，適應(yīng)新形勢下對檔案工作的要求；開展檔案利用效果的宣傳，使借閱者了解到檔案工作的重要性，從而積極支持和配合檔案人員的工作。

（二）明確責(zé)任主體，健全制度體系

明確專（兼）職檔案人員的工作職責(zé)，細(xì)化工程檔案收集、鑒定、整理立卷、保管、利用等各項(xiàng)制度并真正落實(shí)到項(xiàng)目經(jīng)理和檔案人員的工作中，保證工程檔案收集齊全、整理規(guī)范、歸檔及時、保管安全。

抓好工程檔案的源頭關(guān)，從建設(shè)項(xiàng)目申請立項(xiàng)時，即有專人負(fù)責(zé)工程文件的收集、整理、審查工作。建立工程合同制約束機(jī)制，在簽訂合同時，明確需移交的工程檔案材料數(shù)量、套數(shù)、歸檔時間和質(zhì)量要求等事項(xiàng)，不提交齊全完整的工程檔案不予付款，有效的控制工程檔案的質(zhì)量。采取工程檔案工作“三納入”、“四同步”措施，即工程檔案工作納入工程計(jì)劃中，納入工程規(guī)章制度中，納入崗位責(zé)任制中；工程檔案工作與工程立項(xiàng)同步，與工程建設(shè)進(jìn)度同步，與工程工作檢查同步，與工程竣工驗(yàn)收同步。從而保證了工程質(zhì)量。

做好工程檔案驗(yàn)收工作。嚴(yán)格按照《建設(shè)項(xiàng)目（工程）檔案驗(yàn)收辦法》，加強(qiáng)工程檔案資料的日常收集和管理，工程管理部門在工程竣工驗(yàn)收后3個月內(nèi)將工程全部文件材料歸檔，向檔案室移交時，編制工程檔案移交清單，雙方履行完備的清點(diǎn)、簽字等交接手續(xù)，移交清單一式兩份，雙方各執(zhí)一份以備查。

（三）充分利用辦公自動化，創(chuàng)新管理方式，積極主動出擊，確保歸檔到位

創(chuàng)新工程檔案管理方式，從“被動接”向“主動收”轉(zhuǎn)變，解決工程檔案收集難。

每年下發(fā)“應(yīng)歸檔工程項(xiàng)目表”。通過辦公網(wǎng)收集計(jì)劃財(cái)務(wù)部下達(dá)的全年工程項(xiàng)目竣工決算文件，經(jīng)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)部審核，將現(xiàn)業(yè)及各縣分公司全年需歸檔項(xiàng)目予以分解下達(dá)，并落實(shí)責(zé)任人，并規(guī)定移交時間，對逾期未完成任務(wù)的單位，進(jìn)行通報并按績效考核辦法進(jìn)行考核。考核責(zé)任制的落實(shí)，促進(jìn)了全市工程收集工作的整體提升。

收集、整理工程檔案的目的，是要提高檔案的利用價值，檔案室主動聯(lián)系網(wǎng)建部門，及時提供工程檔案管理的最新資料，指導(dǎo)他們利用全省電信檔案管理系統(tǒng)查詢工程檔案。對建設(shè)部門移交的工程資料，抓緊時間整理歸檔，為他們利用服好務(wù)，使項(xiàng)目經(jīng)理真正了解到檔案的重要性，檔案系統(tǒng)的便捷性，以及檔案人員良好的職業(yè)道德，從而樹立了自覺移交檔案的意識，使公司工程檔案步入規(guī)范化管理軌道。

總之，工程檔案管理工作是企業(yè)基建工程項(xiàng)目管理的重要組成部分之一，是一項(xiàng)對歷史負(fù)責(zé)，為現(xiàn)實(shí)服務(wù)，替未來著想的工作。在信息化時代，緊密聯(lián)系改革與發(fā)展的新要求，做到領(lǐng)導(dǎo)重視、全員關(guān)注、檔案人員切實(shí)履責(zé)，齊抓共管做好工程檔案管理工作，為提升企業(yè)管理水平和工程建設(shè)水平作出貢獻(xiàn)。