醫院后勤服務外包項目內部審計如何做

李松　于海濤

醫院后勤服務外包項目內部審計如何做

李松 于海濤

[摘要]本文從審計范圍的選取、審計方法的選擇和審計重點內容的確定等方面對醫院后勤服務外包項目審計進行了探討，以助力醫院進一步改進管理方法，提高管理水平。

[關鍵詞]醫院 后勤服務 服務外包 審計

服務外包是指經濟主體將原本由自身提供的非

核心業務剝離出來，交給專業服務提供商（即服務外包企業）來完成的經濟活動。服務外包企業在專業領域具有技術和規模上的優勢，可以提供更為優質高效的服務，降低經濟主體的運營成本，使其可以將更多資源投入到核心業務中。

作為經濟活動的雙方，醫院、服務外包企業合作的同時，都會有各自的利益考量，更好的服務與更低的成本之間存在著天然的矛盾。因此，醫院必須對后勤服務外包項目進行嚴格監管，控制項目風險，實現對后勤服務的全面有效管理。內部審計部門作為醫院監管工作的中堅力量，應該采取有效審計措施，在后勤服務外包項目監管領域發揮重要作用。

一、審計目的

后勤服務外包項目審計的根本目的是對外包項目資金的使用績效進行判定，具體可以分為三個方面。

（一）評價合同簽訂及履行情況

以招標采購為起點，對合同簽訂過程中的各個環節及合同內容進行審計，評價其合法性、合規性、合理性。通過分析總結審計證據，評價合同雙方是否按照合同約定履行各自義務，是否存在違約行為及違約風險。

（二）評價主管科室的管理情況

通過對管理制度、管理資料、管理方法等方面的審計，評價主管科室的管理制度是否健全、監管體系是否完善、管理職責是否履行到位。

（三）為醫院領導層提供相關決策信息

醫院領導層的管理決策離不開相關信息的支持。內部審計部門開展的后勤服務外包項目審計可以從獨立第三方的角度對外包項目進行全面客觀的評價，為領導層提供有效可靠的信息。

二、審計范圍

審計范圍的選取可采用兩種方式，一是選取一個會計年度的服務外包項目作為審計范圍，二是選取一個合同期的服務外包項目作為審計范圍，兩種方式各有利弊。

（一）以會計年度作為審計范圍

優點是資料的準備相對容易，如主管科室的管理記錄等，僅需按年度調閱即可。缺點是很多合同是在會計年度中間簽訂的，合同約定的服務期限并不是以會計年度作為起止點，因此如果選取一個會計年度作為審計范圍，需要調閱涉及此會計年度的全部合同，而且如果各份合同內容不一致，還會增加后續審計工作的難度。

（二）以合同期作為審計范圍

優點是合同的調閱會很方便，而且除非后期簽訂補充協議，否則合同內容不會改變，審計難度相對較低。缺點是需要調閱資料的范圍要適當擴大，如電梯等需要按年度進行強檢的設備，其強檢日期可能并不在同一合同期內，需要調取其他合同期內的資料進行補充。

三、審計方法

在選取具體審計方法時，應注意方法的有效性和效率性。

（一）有效性

選取的審計方法必須能取得有效的審計證據。例如，在病區消毒擦拭工作中，保潔員配置消毒液濃度是否達標是影響工作效果的重要因素，僅通過審閱保潔工作記錄無法對消毒液濃度作出準確判斷，這就需要使用檢測試紙進行現場檢測等其他方法，以取得真實有效的審計證據。

（二）效率性

選取的審計方法要能夠高效地獲取審計證據。例如，在PVC地面養護工作中，每次養護需要進行噴蠟拋光，如果審計人員采取現場觀察的方法對整個打蠟過程的規范性進行評估，勢必耗費大量時間，工作效率極低。這種情況下，可以采用比較分析法和檢查法相結合的方式，按養護操作規范計算出每桶地板蠟所能拋光的區域面積，再取得一定時期內保潔員領用的地板蠟數量，二者的乘積即為領用的地板蠟所能拋光的總面積，然后與養護記錄中記載的養護面積進行比較分析，判斷養護次數或養護質量與合同約定是否相符。此外，審計人員可以在養護過后現場檢查PVC地板光澤度，以此確定養護工作的質量。兩種方法結合運用，相互補充，在保證審計結果準確性的同時，極大地提高工作效率。

四、審計重點內容

（一）管理制度審計

通過審閱后勤服務外包項目管理制度、外包服務合同，結合相應法律法規等資料，對外包項目進行充分了解，在此基礎上，分析管理制度的合理性，確定審計關鍵點。需要注意的是，有些外包項目由于涉及公眾安全等問題，有關部門發布了相應的法律法規對行業進行規范。這些法律法規不僅是準繩，更是紅線，管理制度的制定必須以此為基礎，保證各項要求得到嚴格執行。例如，醫療廢物處置制度，在滿足日常運轉的同時，還應遵守《醫療廢物管理條例》等法律法規在交接手續、轉運工具、消毒防護、資料保存等方面的規定。通過對管理制度的審計，審計人員可以初步了解審計環境。若管理制度合理完善，資料齊備規范，則表明審計環境較好，反之審計環境較差。

（二）采購流程審計

醫院采購物資或服務必須遵守《中華人民共和國政府采購法》《中華人民共和國招投標法》等相關法律法規。在選擇服務外包企業時，須按相關規定采取公開招標或其他政府采購方式。審計部門需要對采購方式和采購流程進行審計。重點關注招標采購流程是否合法、企業是否具備相關資質、定標過程是否存在舞弊等。

（三）服務外包合同審計

服務外包合同審計主要包括對合同要素的審計和對合同內容的審計兩個方面。

1.合同要素。主要審查合同各要素是否齊全，與招投標文件的規定是否相符，如服務內容、價款、結算方式、違約責任、合同解除條件等。

2.合同內容。第一，合同內容的制定要以實現管理目標為目的，對相關工作的具體執行標準在合同中應加以體現，否則對服務外包企業缺乏約束，實際工作中可能出現偷工減料的現象。第二，合同內容是否存在對醫院不利的因素。如糾紛解決辦法中對起訴法院的約定，最好選擇醫院所在地人民法院，而不要選擇服務外包企業所在地法院。第三，合同附件與主合同是否一致。在有附件的合同中，應審核合同附件與主合同是否相符。由于許多服務外包合同長期與同一企業簽訂，在合同擬定過程中往往只注意對主合同進行修改，而忽視對合同附件相應內容的修改，可能出現附件內容與主合同不符的情況。第四，對于審計過程中發現的存有異議的條款，可以請醫院法律部門予以協助。

（四）醫院主管科室管理情況審計

醫院主管科室對后勤服務外包項目的管理情況是審計的關鍵點，是審計合同執行情況的基礎。通過對管理情況的審計，審計人員可以對項目的監管情況有深入了解，從而對監管資料的可信度作出判斷。如果管理科室監管工作細致有效，其提供的監管資料就有較高的參考價值。

1.主管科室人員配置。確定主管科室分管外包項目的人員數量，結合監管范圍大小、工作復雜程度等因素，分析人員配置是否能夠滿足監管要求。

2.監管工作實施情況。（1）審閱相關監管資料，參照管理制度、合同內容和相關法律法規，對主管科室的監管工作進行初步評價。（2）實地參與管理科室的監管工作，既可以深入了解主管科室的監管情況，也可以了解外包企業的合同執行情況，從而提高工作效率。（3）審查主管科室對監管過程中發現的問題有無相應的反饋和解決機制。

3.主管科室自身工作完成情況。審計過程中要注意法律法規對醫院的相關要求，如電梯維保業務中，《特種設備安全監察條例》要求定期對電梯進行檢驗；醫療廢物處置業務中，《醫療廢物管理條例》要求對醫療廢物與生活垃圾進行分裝，此類工作與服務外包項目緊密相關，關系到醫院與外包企業的責任界定，但并不屬于外包企業的工作范疇。對于這類工作審計時要予以關注，審查主管科室是否完成了相關工作。

（五）合同執行情況審計

在進行合同執行情況審計時，應嚴格按照合同約定進行審查。實際工作中，如果審計環境較好，可以醫院主管科室的外包服務管理報告作為參考，并采取復算、核對、比較分析等方法進行復核。對管理報告中未涉及的審計項目，可以采取相應的審計方法進一步獲取審計證據。如果審計環境較差，主管科室提供材料的參考價值較低，就需要審計人員采取措施，進行更加詳盡的審計，其中服務人員數量與年齡結構、服務質量、付款情況等應為關注重點。

1.人員審計。包括人員數量和年齡結構兩個方面。人員數量是否充足，關系到服務外包項目的工作質量，而且合同金額往往與人員數量直接相關。人員年齡結構是否合理，對工作效率有很大影響。以保潔項目為例，由于保潔人員數量眾多，且許多崗位無法脫崗，因此難以集中進行人數清點。在審計過程中，可以調取保潔公司人員名冊，根據合同約定的崗位人員數量，在主管科室人員陪同下抽取部分崗位進行突擊檢查，同時核對人員身份，再結合員工休息制度，對人員數量進行復核。對于年齡結構，可以根據人員名冊中的身份信息進行分析。

2.服務質量審計。服務質量應以合同約定為標準，采取現場調查、實地走訪相關科室、計算分析材料消耗量和作業時間、進行滿意度調查等方式，對服務外包項目的工作量和工作效果進行全面審查。對于合同期內簽訂的補充合同要予以重點關注，審查其載明的內容在實際工作中是否落實到位。

3.付款情況審計。通過調取原始付款憑證，審查付款金額、付款方式、付款時間、開票單位等要素與合同是否一致，付款審批手續是否合規。

五、審計過程中應注意的問題

（一）要堅持客觀公正的原則

有的醫院為引入競爭機制，會將同一類型的后勤服務外包給不同的企業。在審計過程中，主管科室對各個服務外包企業的評價只能作為參考，實際情況需要通過審計證據來證實。審計人員必須處于中立地位，保持清醒頭腦，做到審計結論客觀公正，不被外來意見左右。

（二）要與主管科室保持良好的溝通

“內行看門道，外行看熱鬧”。想要圓滿完成審計任務，審計人員就要把自己由外行變成內行，這一過程需要審計人員自身的努力，也需要主管科室的支持。主管科室人員對服務外包項目有著豐富的工作經驗，對業務細節的講解可以為審計人員節約大量自己摸索的時間，同時也可以為審計人員提供有價值的審計線索。

（三）要善于借助外部力量

如電梯運行、醫療廢物處置等工作，政府主管部門會進行定期或不定期檢查，審計人員可以充分利用相應的檢查結果，提高審計效率，節省審計時間。

（四）要進行全過程跟蹤審計

全過程跟蹤審計在工程審計領域已得到廣泛應用，在進行后勤服務外包項目審計時也可以加以借鑒。實際工作中，審計部門可以從服務外包工作的論證開始審計，對各環節及時跟進，把相關審計工作前置，由事后審計向事前審計、事中審計轉化，這樣既可隨時掌握外包項目進展情況，及時取得時效性更強的審計證據，又能及早發現問題、提出審計建議，更好地發揮內部審計的監督保障作用。

（作者單位：煙臺毓璜頂醫院，郵政編碼：264000，電子郵箱：yhtmaggie@163.com）

主要參考文獻

陸瑜萍.醫院后勤外包業務內部審計探討[J].財經界（學術版）， 2017（1）

申奎.醫院后勤服務外包風險及對策研究[J].現代醫藥衛生， 2014（20）