以數字化方式為依托開展物資專項審計

李臻　邱立志　張士濤　李萌　盧健成

[摘要]本文通過介紹應用數字化審計方式試點開展配電網建設工程物資采購管理專項審計的相關情況，指出信息化可使審計效率得到實質性提升，對解決傳統工程物資采購審計不足具有積極作用。

[關鍵詞]數字化 信息化 物資審計

字化審計是以被審計單位計算機信息系統和

底層數據庫原始數據為切入點，在對信息系統進行檢查測評的基礎上，通過對底層數據的采集、轉換、清理、驗證，形成審計中間表，運用查詢分析、多維分析、數據挖掘等多種技術方法構建模型進行數據分析，發現趨勢、異常和錯誤，把握總體、突出重點、精確延伸，從而收集審計證據，實現審計目標的審計方法。

一、數字化審計優勢

常規物資審計一般采用的是抽樣審計方法，選取具有代表性的數據獲得最多的審計信息，在現場審計時主要采用查閱法、對比分析法、實物盤點法，檢查工程物資管理制度建設及實施情況，檢查工程物資管理情況，深入物資倉儲庫房了解物資保管情況，延伸審計集體企業（施工單位），核實了解甲供物資轉乙供采購、物資管理情況及采購價格高低情況。這種傳統的手工操作方式存在工作量大、工作效率低、準確性差等問題。而采用數字化方式審計具有明顯的優勢：

一是數字化審計具有更高的真實性，它是直接通過對原始數據的提取、篩選和分析形成的審計記錄，更能提示初始問題。

二是采用數字化方式能夠先整體后局部，系統性地對全部數據進行排查，突出重點、抓大放小。

三是通過線上數據的總體把握，縮短審計時間，提高審計效率，完成在紙質和手工條件下審計人員想做而不可能做的事情。

四是數字化審計將事后審計提前到事中或事前，使持續審計得以開展。

五是在大數據戰略部署和信息化建設背景下，更好地響應了時代發展的需求，有利于實現數字化審計管理和質量控制，提高審計水平。

二、數字化方式在物資專項審計中的應用

應用數字化審計，可以快速發現問題，再經由審計人員綜合分析加以解決，有利于嚴格把控計劃申報、合同簽訂、收貨入庫、出庫領用、物資倉儲保管、崗位人員責任以及工程剩余物資回收、撤舊物資回收及處置利用、存放保管審計等物資采購環節，客觀全面揭示工程物資管理存在的問題、薄弱點和風險，提出整改建議，防止國有資產流失，為領導決策提供依據，并確保審計工作質量。

（一）物資采購申報階段的審計

按照審計思路，審計人員先從ERP系統中提取數據，查找物資采購申請相關信息，抽查一例采購申請，填報時間為2017年1月17日，然后調閱該項目初步設計概算批復文件，查詢發現該項目概算批復時間為2017年3月24日，項目批復時間在采購申請提出之后，可見該項目存在初步設計批復未下達就進行物資采購申報的情況，流程不合規。通過ERP業務系統查詢，及時、準確、自主地獲取被審計單位業務數據等第一手資料，確保獲取數據的真實性和完整性。

（二）物資采購合同簽訂階段的審計

審計人員直接進入經濟法律管理系統查詢該項目采購合同信息。經查詢，未找到該項目物資采購合同信息，經與建設管理部門人員溝通，得知此項目物資由G公司集中招標采購，其物資采購合同等相關資料統一由G公司負責簽訂、保管及歸檔，受職能權限的限制，審計組只能查詢到物資采購計劃及領用等信息。

（三）物資領用及剩余物資回收階段的審計

審計人員通過ERP系統查詢該項目物資領料數量。系統顯示，400kVA柱上變壓器成套設備220臺，200kVA柱上變壓器成套設備1臺，合計221臺。查閱工程結算審核報告顯示，400kVA柱上變壓器成套設備220臺，200kVA柱上變壓器成套設備1臺，合計221臺，與ERP系統一致。經與項目管理部門物資出庫領料單及物資退庫表核對，領用400kVA柱上變壓器成套設備228臺，200kVA柱上變壓器成套設備3臺，退庫400kVA柱上變壓器成套設備1臺，退庫200kVA柱上變壓器成套設備2臺，共計領用228臺，400kVA柱上變壓器成套設備比ERP系統及結算數據多7臺。

通過系統數據與被審計單位提供的書面數據對比分析，發現該項目存在領料單數量與ERP系統數量不一致的問題。經與項目管理部門核實，該項目實際安裝221臺變壓器，物資出庫領料單超出ERP系統物資領料的7臺400kVA變壓器為該施工單位承攬其他項目所需物資設備，與本項目一同領出，存在施工單位物資管理混亂，項目管理部門對物資出庫領料審核把關不嚴等問題。

借助ERP系統自主完成數據提取、報表分析等工作，查找出審計疑點，縮短了現場審計時間，提高了審計工作的效率和效果。

（四）廢舊物資管理階段的審計

審計人員通過ERP系統查詢2017年竣工決算項目信息。經查詢，未找到該項目廢舊物資管理臺賬。經與建設管理部門溝通，得知該項目廢舊物資暫存放于施工單位，未對廢舊物資進行退庫處置，未建立系統臺賬。

通過數字化方式查詢系統原始數據，結合被審計單位提供的數據進行對比，發現項目物資采購管理存在的問題：一是物資管理制度執行力度不高。物資系統臺賬與現場資料數據不對應，建設單位管理人員沒有按照管理制度嚴格把控；二是廢舊物資處置不及時，沒有建立廢舊物資臺賬，對廢舊物資管理重視不夠。廢舊物資作為資產管理的終端環節，雖然產生的經濟效益較為間接，但也不容忽視。

三、數字化方式在物資專項審計中的成效

（一）子系統得以整合

采用數字化方式進行物資專項審計，使得公司內各分散的子系統有效整合在統一管理模式下，按照工程項目時間節點，有效推進項目物資審計進度，前期階段統一組織，統一工作實施方案，按照審計階段，統一審計處理、統一工作匯報，實行工作報告制，突顯了一體化組織模式的特征。發現審計疑點后進行核實查證，成立專案審計小組，對數據集中采集、處理和分析，由以前的事后審計逐漸轉變為事中審計與事前審計相結合、遠程線上審計與現場審計相結合，拓展了審計深度。

（二）普遍性問題得以歸納

傳統審計方法需要大量的紙質文件進行支撐，而數字化系統能夠對數據進行全面覆蓋，快速地分析出普遍性問題，并運用新型審計模式總體分析、發現疑點、分散核查、精確定位、系統研究和歸納整理，能夠更好地提升物資專項審計工作效能和水平。

（三）審計覆蓋面得以擴展

采用數字化審計后，充分利用數據承載的大量信息進行審計，豐富了審計內容，擴展了審計覆蓋面。同時，能夠從微觀角度通過數據化手段發現一些體制機制問題，解決在執行物資管理制度時存在不清楚制度、未按制度執行等問題，充分顯示了總攬全局、明確重點、聚焦問題的數據分析能力。

（四）審計效率得以提升

通過采用數字化審計，線上系統與現場實際相結合，使得審計人員能夠準確地發現疑點，突出重點、精確延伸，針對疑點作出快速有效的線下核實求證，提高了審計工作效率，降低了審計成本。

通過將數字化方式引入配電網工程物資專項審計，在明顯提高物資專項審計效率和質量的同時，還能夠大幅降低項目參建各方的迎審工作量，審計結果亦獲得了各方的一致認可。以數字化方式為依托的物資專項審計是未來審計信息化發展的重要方向，隨著數字化方式的進一步推廣和相關規范的逐步完善，其在工程項目精細化管理、資產全壽命周期管理中必將發揮巨大作用，對物資專項審計發揮的作用也將越來越顯著。

（作者單位：國網北京房山供電公司，郵政編碼：102401，電子郵箱：27349947@qq.com）

主要參考文獻

程平，張雅.大數據時代基于云會計的審計實施框架構建[J].會計之友， 2015（24）

中國海洋石油總公司.打破信息“孤島”深化業務系統應用 創新信息化環境下審計方法和技術體系[J].中國內部審計， 2017（2）

中國南方電網公司審計部.基于大數據的智能化審計模式[J].中國內部審計， 2017（2）