工人文化宮傳統檔案與電子檔案管理探究

李培強

摘 要：工人文化宮的檔案管理工作至關重要，在信息時代下，有必要探討一下工人文化宮傳統檔案與電子檔案管理之間的關系，工人文化宮應當適應時代的趨勢，明確電子檔案管理的必要性和重要性，逐步提升電子檔案管理水平，以此來做好檔案管理工作，充分發揮好工人文化宮檔案的重要作用。基于此，本文簡要分析工人文化宮傳統檔案與電子檔案管理的區別、聯系及對策，旨在為相關工人文化宮檔案管理工作提供參考。

關鍵詞：工人文化宮；傳統檔案；電子檔案；管理

一、引言

文化工作是中國特色社會主義建設的重要工作，工人文化宮是工會所屬的重要公益性群眾文化事業單位，是公共文化體系的關鍵組成部分，是精神文明建設的重要陣地，在我國文化事業的建設上有著舉足輕重的作用。工人文化宮檔案中承載著重要的社會文化資源，是文化教育的重要載體，由此，應當做好工人文化宮檔案管理工作。在電子信息技術飛速發展的背景下，電子檔案應運而生，電子檔案的管理是檔案管理發展的重要趨勢。

二、傳統檔案管理與電子檔案管理之間的區別與聯系

（1）管理理念方面

相較于傳統檔案管理來說，電子檔案管理在管理思想和管理理念方面有一定的轉變，例如前端控制思想等。在傳統檔案管理中，事先形成檔案資料然后再進行管理，而電子檔案管理中則可以將檔案生成和檔案管理工作同步進行。在管理意識方面，電子檔案管理可以減少資料的人為流失，因此遵循的是一種后保管意識。

（2）管理方法方面

從管理方法上來看，電子檔案管理是對傳統檔案管理的技術創新，從傳統的手工作業轉變為利用計算機和網路技術來進行管理。此外，管理模式也從單套制度轉變為雙套制度，不僅對工人文化宮原始的檔案資料進行管理，同時也可以電子檔案的方式在計算機中存儲，這使得工人文化宮的電子檔案管理在檢索、整理及利用方面要更加便捷。

（3）管理原理方面

從管理原理方面來看，電子檔案管理是對傳統檔案管理的繼承和發展，例如工人文化宮宗卷的分類，雖然在電子檔案管理方式下進行了一些細微調整，但總體原則并沒有發生變化。

三、電子檔案管理優勢分析

（1）電子檔案管理能夠有效節約占用的空間，工人文化宮檔案管理是一項系統性的工程，涉及到的內容非常之多，例如工會檔案、職工檔案、工人文化宮活動檔案等等。電子檔案整齊以磁盤、移動硬盤等為存儲介質，有著信息容納量大、傳輸速度快等優勢，而且能夠極大地節省檔案占用的空間。

（2）電子檔案管理能夠提高工作效率，工人文化宮檔案管理工作相對復雜，在電子檔案管理模式下，能夠充分利用計算機技術，管理人員只需通過簡單的操作就能夠查詢和利用檔案，打破了傳統手工編目、查詢的局限性，能夠大大減輕管理人員的工作量，讓文化館檔案管理人員從繁重的信息收集和編撰工作中解放出來，從而有效地提升工作效率，對于促進工人文化館檔案管理工作的進一步發展也有著積極的意義。

四、升工人文化宮電子檔案管理的對策

（1）做好電子文件的收集和積累工作

在傳統的檔案管理工作中，檔案收集是檔案管理的基礎所在，也是其他各項工作得以展開的根本保障，其對后續環節的影響很大，例如工會歷史檔案、工會業務檔案等的管理都是以檔案收集為基礎，基于此進行更好的開發和利用。而對于工人文化宮電子檔案管理來說，也應當以電子文件的收集為基礎，就像各種表格、PPT、圖片、音頻、視頻。例如對工人文化宮活動舉辦電子文件的收集，對工人文化宮歷史電子檔案的收集等，但需要注意的是，電子文件的收集方法、積累范圍及收集要求等相對于紙質文件來說有著明顯的差別，例如對于工人文化宮活動草稿文件來說，它是不具備正是文件的功能的，因此在收集的過程中可以不予保留。

（2）歸檔管理

對于工人文化宮電子文件歸檔來說，主要指的是對需要歸檔的電子文件進行整理，確定其檔案屬性，然后從存儲器上拷貝或刻錄到相關的存儲媒體上，以便長期保存。

工人文化宮電子文件歸檔應當根據不同的電子文件的不同產生條件來確定其歸檔方法，如果工人文化宮有相應的計算機網絡系統，則記錄歸檔表示或者轉數據庫即可完成歸檔工作，如果工人文化宮電子文件在存儲載體上進行傳遞，則需要進行輔助和認證工作，并與紙質文件結合歸檔。具體來說，工人文化宮電子檔案歸檔應該遵循以下兩個要求：

首先，應當以一年的時間為期限將工人文化宮電子文件刻錄到存儲載體上，例如光盤、U盤、移動硬盤等，以此來方便日后的查詢和利用。對于網路上的工人文化宮業務相關電子文件，例如開展的活動記錄、各級文化館的資源記錄、職工的培訓檔案等，為應對一些檢查或者突發事件，需要在網上進行一個備份工作，從網絡安全的角度來說，源文件和備份后的文件不能在同一服務器上存儲。

第二，從數量方面來看，為了保證工人文化宮電子文件的真實可靠，方便日后的利用，應當建立起兩個版本，并且兩個版本并行不悖，一個版本由工人文化宮檔案管理部門進行保管，另一個版本則由工人文化宮的業務部門保管，與此同時，歸檔的電子文件格式應當采用一些常用的便于操作的格式，例如文檔采用TXT、DOC等格式，圖片采用JPG等格式，音頻采用MP3、WMA等格式，視頻采用AVI、RMVB等格式，盡量避免采用PDF、CAJ、HTML等格式。

（3）完善電子檔案管理檢查審核制度

在工人文化宮電子檔案管理的過程中，應當積極完善相關的檢查審核制度，定期對工人文化宮文書及檔案部門進行一個管理和檢查，檢查工人文化宮檔案管理工作是否做到位，檢查檔案文件管理的完整性，是否符合歸檔的要求等，著手建立一個切實可行的獎懲機制，對工作到位、效果突出的予以嘉獎；對工作懈怠、成效甚微的加以懲罰，通過人為地施加外力來提高檔案管理人員的工作積極性和工作熱情，同時，亦能以此提升工人文化宮檔案管理工作的全面性和規范性。

五、結語

綜上所述，工人文化宮檔案管理工作有著一定的特殊性，其涉及到的內容比較多，不僅要管理工人文化宮的活動檔案，還要管理職工檔案和工會檔案，相較于傳統的檔案管理來說，電子檔案管理能夠提升工人文化宮檔案管理效率和質量，節約空間，因此工人文化宮檔案管理部門應當努力做好電子檔案的管理工作。

參考文獻

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（作者單位：高密市工人文化宮）