淺析信息網絡環境下的檔案管理問題

翟英姿

摘 要：隨著“大數據”時代的到來，網絡信息技術逐漸滲透到社會的各個方面。信息網絡化是一把“雙刃劍”，對檔案管理工作既是機遇也是挑戰。在信息網絡環境下，檔案信息的管理方式、方法都發生了很多變化，檔案的管理只有適應信息網絡化的發展，不斷改進檔案管理方法，才能使檔案管理在信息網絡環境下得到更長足的發展。計算機網絡技術的廣泛應用是機遇，其為檔案信息的管理提供很大便利，并且人們可以通過網絡客戶端自主查詢檔案信息，提高網絡檔案資源的利用率。在檔案管理中，檔案管理人員通過網絡環境和信息化提高檔案管理的效率，減少檔案管理人員的工作負擔。

關鍵詞：信息網絡環境；檔案管理；管理問題；有效措施

當下網絡信息技術快速發展，檔案管理也應逐步適應信息化發展進程。網絡檔案管理在信息網絡化過程中極具優越性，第一，利用網絡技術進行檔案管理時，在檔案信息的收集、利用和交流過程中應注重檔案信息的雙向性；第二，管理檔案需要各部門相互合作，同時加強與用戶之間的交流，以便更詳細地收集信息；第三，在信息網絡環境下，檔案管理不僅能夠給予用戶更加及時性、有效性的信息，也增強檔案管理工作的價值[1]。由于管理人員在信息網絡方面的實踐能力不足且信息網絡技術不完善等原因，目前在信息網絡環境下的檔案管理仍存在很多問題。充分利用信息化資源，條理的分析應用信息，探究信息網絡環境下的檔案管理的有效措施，解決網絡環境下的檔案管理問題。

一、信息網絡環境下檔案管理中存在的問題

（1）管理人員檔案管理意識薄弱且檔案利用率低

有效利用信息檔案的益處包括為各行各業的發展貢獻超高的經濟、社會效益，并且可以及時將社會發展的過程記錄下來，為建設社會主義和諧社會打下堅實的基礎。在當前的信息網絡環境下，管理人員在管理檔案時的意識薄弱，責任心不足，致使檔案處理工作效率低下，且錯誤頻出，很難使檔案管理方式適應當下信息網絡化發展，對管理工作的重視程度的不足也導致檔案信息的利用率極低，很難發揮出信息檔案的作用。管理人員檔案管理意識薄弱，降低了工作人員的積極性、主動性，難以提高工作水平。

（2）受過專業教育的檔案管理人才較少

新的信息網絡環境下對檔案管理人員提出新要求。我國檔案管理工作發展面臨的重要問題是沒有充足的人才資源。目前，各高校對這樣專業的設立極少，且受重視程度不高，講師的專業知識不足，難以培養高素質的檔案管理人才，且年輕的管理人員缺乏一定的工作經驗，對突發情況難以靈活處理。除此之外，管理年限長的工作人員更接受傳統的檔案管理模式，形成了固化模式，對信息網絡環境下檔案管理的新模式很難接受，也很難熟悉掌握新技術和新知識。因此，既受過專業培訓又工作經驗豐富的檔案管理人才很少，難以滿足當下社會的需求。

（3）對電子檔案的相關規章制度需要進一步完善

我國在檔案管理方面的起步比較晚，加之我國融入全球化進程的速度較慢，對檔案信息進行信息網絡技術的管理時間也較短，致使在制定電子檔案的相關規章制度方面不足。電子檔案缺乏相應的立法規定，目前的網絡環境并不安全，黑客、計算機病毒等攻擊都會使檔案信息遭到破壞，甚至消失，如果缺乏相關法律對電子檔案管理的保障，將會阻礙電子檔案的發展。另外，電子檔案缺乏正規的管理體系，且阻礙數據流通與共享，這些都是信息網絡環境下檔案管理工作的巨大隱患。保障信息安全是解決信息網絡環境中檔案管理存在問題的有效措施，檔案在信息化處理后，必會通過網絡技術手段共享信息，因此做好檔案信息的保護工作非常重要。在檔案管理工作信息安全保障方面，我國的投入不足，導致檔案信息安全得不到有效保障，難以開展檔案管理工作。

二、信息網絡環境下檔案管理的有效措施

（1）增強管理人員的檔案管理意識

目前在信息網絡環境下做好檔案管理工作的重要前提是增強管理人員的檔案管理意識。相關領導和決策部門應加強對檔案管理工作的重視，加深對檔案管理工作的認識，以身作則才能更好地促進信息網絡環境下檔案管理工作的發展。檔案管理工作更應重視各部門間的互相合作，使各部門履行好自身職責，提高檔案管理的工作效率。不斷強化工作人員的管理觀念，使其清醒的認識自身價值和努力方向，盡職盡責地履行職責，去除敷衍了事的懶怠思想。結合當下檔案管理工作的發展現狀，取其精華、去其糟粕，吸收別國優秀經驗，建立完善的檔案管理制度。

（2）加強檔案管理專業人才的培養

檔案管理工作的專業人才是信息網絡環境下進行良好的檔案管理的必要條件，目前提高檔案管理工作水平的有效措施必須要加強檔案管理專業人才的培養。第一，相關部門應對本部門的檔案管理人員進行專業培訓，使他們及時補充信息網絡技術的新知識，不斷增強自身的專業素養[2]。同時，也可以通過網絡課程對工作人員進行培訓，網絡課程的優點在于不會耽擱工作人員正常的工作時間。除此之外，在錄取檔案管理工作人員時，面試官要對其專業知識與管理能力認真考察，也應延長工作人員的實習期，增強他們的檔案管理經驗，也可以讓部門有經驗的前輩進行工作指導，以求提高檔案管理人員的專業素養和工作效率。

（3）制定并完善有關檔案管理的法律法規

當前信息網絡環境下要想解決檔案管理中存在的問題就要制定、完善相關的法律法規，為電子檔案信息的管理提供一個良好的社會環境。政府部門應當制定嚴格的法律法規，對不守法的黑客和制造、傳播計算機病毒的人給予嚴厲懲罰，對受害人造成的各項損失給予補償。制定規范的法律法規，形成嚴格的審查機制，妥善處理好網絡安全問題是解決檔案管理問題的有效措施。

三、結束語

當下檔案的數量日益增多、檔案內容不斷豐富以及檔案信息載體開始多樣化，這些都給予了檔案管理工作極大的負擔。在信息網絡環境下，檔案管理工作中存在的管理問題也日益增多，因此檔案管理工作的改革勢在必行，檔案管理工作人員應不斷增強工作經驗，適應工作新形式，結合信息網絡提供的便利與優勢，不斷地完善檔案管理工作，提高檔案管理水平。在資源共享、信息網絡化的今天，檔案管理工作一定要融合網絡化，結合實際情況制定符合本部門的檔案管理方式，同時，積極尋找有效措施解決檔案管理中存在的問題，促使信息網絡環境下的檔案管理工作有序開展。

參考文獻

[1]張曉鳳.網絡環境下高校圖書館用戶檔案服務模式淺析[J].山西檔案，2016，5（3）：76-78.

[2]郝偉斌，于紅焱.新技術環境下檔案網站發展面臨的問題及對策[J].檔案管理，2016，21（2）：41-42.

（作者單位：信陽市平橋區檔案局）