推進企業無紙化辦公信息化建設的途徑探究

【摘 要】 隨著科技的不斷發展，現代社會越來越趨向于信息化。信息化讓現代企業辦公更加方便快捷，相比傳統的紙質辦公，具有節約紙張，更環保的優點。但當下仍存在許多企業存在使用傳統的紙質辦公的現象，因此為了推動企業無紙化辦公，和信息化辦公的建設，本文對無紙化辦公的優勢進行分析總結，并確立無紙化辦公的原則，進而對推動企業無紙化辦公信息化建設的途徑進行研究，為企業信息化建設及節能環保做出研究參考。

【關鍵詞】 企業 無紙化辦公 信息化建設 途徑

前言

無紙化辦公通常是指，在辦公中不使用紙張，而是使用其他無紙化方式辦公的工作方式。但這種辦公方式需要使用計算機等硬件設備和網絡相關設備協同工作才能夠實現。辦公人員使用局域網或其他網絡連接方式，在任意地點通過網絡進行協同工作，并使用網絡交流信息，不僅減少紙張的使用，還提高的辦公的效率。

一、企業無紙化辦公的優勢

1.改善辦公的工作效率

當下大多數企業采用無紙化辦公的主要目的都是提高企業辦公的工作效率，和將工作信息共享使員工一起參與協同辦公。但無紙化辦公方式出現的本來目的是，將復雜的企業辦公流程，簡化在計算機網絡上，通過使用個人電腦來工作內容進行解決，無紙化辦公的實現通常建立在局域網的網絡環境下，進而達到辦公信息共享和企業員工協同通過網絡辦公的目的。提高辦公效率的目的能夠實現的根本原因也是基于無紙化辦公的這個特性。而當下隨著經濟和企業的蓬勃發展，企業規模日漸壯大，這就導致在以往的傳統紙質辦公下，員工間只能通過使用紙質文檔的方式無法隨著企業規模的擴大繼續使用，員工間的交流難度加大，不利于企業辦公的工作效率的提升。而無紙化辦公的出現，拉近了大型企業中的員工間的距離，時其交流更加便利，這不僅提升了企業辦公工作效率，還提升企業的凝聚力。

2.對環保節能事業做出貢獻

隨著我國各行各業的高速發展，我國提出可持續性發展，以此來減少能源的消耗。而無紙化辦公不僅可以幫助企業提升辦公效率，還可以減少紙張及相關設備資源的使用，如打印機，裝訂器，文件夾等，這不僅為紙質資源的節約做出貢獻，還幫助企業減少相關費用的支出。因此無紙化辦公的使用在減少紙張的使用，資源環保方面具有很強的優勢。

二、推進企業無紙化辦公信息化建設的途徑

隨著我國經濟和企業的高速發展，我國各企業的辦公產生的信息量和工作人員需要處理的工作信息量不斷增加，傳統的辦公方式已經難以滿足大型企業的辦公需求。因此需要在企業內部推行新的辦公方式，來提高辦公效率。而無紙化辦公方式就可以滿足這個要求，所以推進企業無紙化辦公且作好信息化建設工作是企業提升辦公效率的必經途徑。

1.對企業內部資源進行優化

要想推進企業的信息化建設，需要對內部資源進行處理優化。對企業內部資源的整理需要在企業內部建立對應的信息化平臺，而后提供給企業內部人員對應的客戶端進行使用，企業內在工作時，不僅可以下載接收平臺提供的企業內的信息資源，同時還可以上傳相關工作信息，進而實現對企業內信息資源進行整合的目的。這樣既提高了企業信息的發送效率，讓員工們第一時間接收工作信息，完成工作調度，還減少了各個員工間的紙質文檔的傳閱，大大提高信息傳輸效率，并推動了企業無紙化辦公信息化的建設。

2.建立信息化辦公操作制度

要想推進企業無紙化辦公的信息化建設，還需要建立健全的辦公信息操作制度和體系。只有這樣才能幫助企業的無紙化辦公有需的進行，進而形成對應的規范，讓員工在足夠的時間的工作中，能夠慢慢去熟悉無紙化辦公的操作流程，并養成在信息化平臺使用無紙化辦公的習慣，最終達到員工徹底進入無紙化辦公狀態。

3.建立與外部溝通的有效方式

雖然上文提到在企業內部建立信息化平臺，但在企業與其他企業進行外部交流時可能會因業務流程等關系影響，無法使用該平臺或使用該平臺時差異較大。所以，企業在進行外部溝通的過程中，可以對溝通過程中使用的流程進行簡化，盡量將有效的方式提取出來，如報表及合同簽署信息，盡可能采用有效方式與其他企業溝通。此外加強信息化平臺的對外溝通的接口建設，并進一步減少紙質文檔的使用。

4.拓展并推進無紙化辦公技術

現代社會科學技術的發展日新月異，因此需要不斷更新拓展企業無紙化辦公下的信息化平臺及無紙化辦公技術，尤其在員工使用平臺的過程中，其細節操作及使用管理部分，并不斷深入研究辦公信息化的建設，進而為企業無紙化辦公進一步減少紙張等資源的使用?？蓪ζ髽I內使用的傳閱信息的紙質文檔進行規定，對于不需要特別使用紙質文檔的信息，盡量使用信息化平臺公布信息，通過企業內部顯示器或信息化平臺網絡通信的使用等，這樣可有效幫助企業推進無紙化辦公的信息化建設的進程。

結束語

當下社會經濟和企業不斷發展，企業規模的增加無疑帶來了辦公交流問題的困擾。但隨著科技的不斷發展，網絡通信技術使得人們的交流都可以通過網絡來實現，企業的發展也需要不斷的去適應當下社會的發展需求，因此對企業推進無紙化辦公信息化建設成為企業發展的必然選擇。本文對其建設途徑進行分析，可通過建設信息化平臺和建立相關管理體系來實現，為企業提供參考。

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作者簡介：張琳巖（1987年2月），性別：女，民族：漢族，籍貫：山東濟南，研究方向。