實現辦公室行政管理精細化的思路與對策探討

左仁勃

【摘 要】 當前市場競爭愈加激烈，企業在增加外部競爭優勢的同時，更要強化內部管理，從而提高綜合實力。本文針對辦公室行政管理精細化進行了探討，介紹了精細化管理的基本思路，分析了實現辦公室行政管理精細化的優化對策，以供參考。

【關鍵詞】 行政管理 辦公室 精細化管理 基本思路

優化對策

引 言

企業的持續化經營生產離不開內部管理的長效驅動，而實現辦公室行政管理精細化更為企業的內部管理運行提供了強大的優勢保障，為企業的長足發展貢獻力量。

1 辦公室行政精細化管理的基本思路

1.1 將管理工作量化、細化

當前辦公室行政管理存在很多模糊不清的問題，管理者只憑借以往經驗進行組織管理工作，并沒有充分發揮主觀能動性，選取量化、細化的管理手段，造成員工工作存在遲滯性，無法發揮實際效用，往往導致整個企業的工作狀態不佳。而辦公室行政精細化管理徹底改變了以往經驗主義、片面性的管理模式，將管理工作進行充分合理的量化與細化，增強了辦公室行政管理的有效性。具體來說，精細化管理就是以某個具體的工作任務為基準，結合工作任務的自身邏輯特性，將其細化為若干個獨立的部分，為高層管理者的決策與分配提供更加直觀的參考，便于更好的掌握具體步驟與其中的細節。

1.2 建立流程化管理理念

隨著信息化科技的發展，流水線作業模式被廣泛運用到企業的生產活動中，提升了整體工作效率。而辦公室行政精細化管理也可以借鑒這種模式，建立流程化的管理理念，先將每一項工作任務進行細化分解，安排專人負責完成，再根據工作完成進度與發展情況將其按順序進行組合對接，形成流程化的工作管理模式。其中一個關鍵要素便是保證流程化管理遵循標準，行政管理人員要將日常的工作任務安排予以系統化的統計整理，根據其實際完成要求設置統一的標準規范，保證工作任務在流程化、標準化模式下保質保量完成。

1.3 樹立協同化、經濟化意識

由于現代辦公室行政管理并非只由單獨的管理人員負責便可以完成的，需要整個企業內部各個部門、崗位與成員的協調配合，分別完成各環節所需的任務安排，最終匯總到一起達成總體目標。就拿文件的簽收來講，從接手文件再到辦理環節，最后進行存檔，每一個步驟都是相互協調、配合的。所以在各個部門和成員之間，一定要樹立協同化意識，在此基礎上還應具備經濟化意識，要知道怎樣才可以用最少的成本，獲取最大的回報[1]。將協同化與經濟化意識進行有機結合，才能夠凝結眾力，提高企業的經濟效益。

2.天成紙業公司辦公室管理現狀

以文件收發為例。自2008年成立至今，天成紙業公司只與上級集團公司以OA軟件平臺實現了文件協同辦公，而天成紙業公司內部也只有財務部、供銷部、儲運部三個部門之間以NC系統實現協同辦公，辦公室、其他部門、中高層管理人員三者之間尚未實現協同辦公。日常文件傳閱、簽批等都是以較原始的書面形式進行，嚴重影響工作效率、增加企業運行成本。因此，推行無紙化辦公的精細化管理勢在必行。

3.實現天成紙業公司辦公室行政管理精細化的優化對策

3.1 深化精細化管理意識

要想切實有效的實現辦公室行政管理精細化，首要前提就是將精細化管理的觀念進行大力推廣與普及，上至管理層領導、下至基層員工，都要切實意識到精細化管理的概念、基本要求及作用，讓企業中的每個成員都能夠做好細節工作，從而帶動整個企業工作質量的提高。從管理人員做起，要切實意識到精細化管理的重要性，公司可通過有限的資金投入，實現辦公無紙化、自動化，改變原始的紙質辦公方式，提升整體工作效率，降低企業運行成本，與現代化管理企業接軌。

3.2 完善辦公室制度建設

精細化管理的實現離不開制度作為前提保障，公司應借助紀律嚴明的制度來規范引導員工的正確行為，改變以往過于形式化、理想化、缺乏實效性的管理模式，通過完善的獎懲機制與量化考核制度的實行，進一步加深員工的工作熱情與自律性。同時以完善的精細化辦公室制度為前提，可以減少管理工作中主觀臆斷行為的出現幾率。通過量化數據的分析測算，為員工提供科學精確的考核結果，從而使得員工對于企業的各項制度與決策更加信服，便于激發員工的工作熱情，促進各項工作協調有序開展落實，提高企業工作效率。

3.3 提高員工綜合素質

企業各項生產經營活動之所以能夠平穩有效運行，離不開辦公室各項工作有序完成的前提保障。辦公室行政管理是每一位員工應盡的責任，需要樹立起服務至上、以人為本的理念，主動參與到管理當中來，堅持把每一份工作都做足、做細，落實“誰工作、誰負責”的工作理念，讓一切工作上的失誤得到控制[2]。同時，通過加強業務培訓，增強員工的服務意識與創新意識，結合實際工作經驗與理論知識的學習，積極對現有工作方法、管理制度進行創新，主動適應新方法、新技術，為辦公室管理建言獻策，從而更好的為天成紙業公司發展貢獻不竭的動力源泉。

結 論

總而言之，在如今市場經濟發展逐漸壯大、市場競爭愈加激烈的大環境下，企業只有由內到外進行全面的改革與強化，才能夠更好的掌握競爭優勢。而辦公室行政管理作為企業管理工作的要點內容，只有實行精細化管理，主動適應新常態，才能更好的提高工作效率，促進企業的長足發展。

【參考文獻】

[1] 王紅艷.實現辦公室行政管理精細化的思路與對策[J].價值工程，2013，32，（34）：128-129.

[2] 譚剛.實現辦公室行政管理精細化的思路探索[J].決策與信息旬刊，2016，（7）.