淺談企業檔案在人力資源管理中的應用

賴秀琴

摘? 要：企業人力資源管理是企業管理的核心。本文從實證研究的角度，運用邏輯分析的手段，探索人力資源管理與企業檔案存在的關聯度與影響作用，認為合理利用企業檔案可以助力企業人力資源的戰略定位，保障企業人力資源的計劃性、結構性和流動性。在此基礎上，進一步分析利用企業檔案對人力資源管理的戰術性實施，從而助力企業創新與可持續發展。

關鍵詞：企業檔案;人力資源管理

在知識經濟時代，市場競爭本質上就是企業之間人才的競爭。面對國內外市場激烈的競爭現狀，我國企業在人才戰略上，必須立足于現有的人力資源管理和潛在的人力資源開發，調動一切有效資源服務于人才競爭。這其中，以“真實可靠的原始記錄”著稱的檔案，特別是記錄企業各項活動的企業檔案，有助于企業更有效地挖掘企業員工的潛能，更加合理地配置人力資源，最大化地發揮每個員工的才能，提高企業的核心競爭力。

1 企業檔案與人力資源管理的相關性

企業檔案，是企業各項活動中形成的全部檔案資源的總和，它以科學技術檔案、人力資源檔案為主體，涉及組織結構，決策規劃，計劃統計，經營銷售，物資供應，財務管理，勞動工資，教育衛生和黨、政、工、團工作等諸多方面。是以人才為活動主體的所有信息的集合。

企業檔案是企業信息流的原點，是企業科研、生產、運輸、銷售等經營活動和設備、財務、人員等管理活動的過程記錄。但歸根結底，這一切活動都是附著于“人的活動”而產生的。所以，在對人才進行管理、開發、培養、評價和流動等管理過程中，有效結合企業檔案進行數據分析和趨勢預測，將是人才競爭與人才培育工作的重要環節。如果企業檔案管理出現問題，將會直接導致企業信息數據的準確性和豐富度降低，企業人力資源開發與管理工作的依據性不足，人力資源管理的效能就會大大降低，甚至會影響企業的正常運作，影響企業經濟活動的有序開展。

理論研究表明，企業檔案管理和人力資源管理相關度很高。一方面，企業檔案資源中包含了大量企業的經營管理信息，能為企業的人力資源管理中的人才定制、交流、培訓、配置工作提供充分并且有價值的憑證性、依據性材料;另一方面，檔案工作延伸至企業各個職能部門、涉及每一位企業職工，人力資源的布局與配置又能準確地反饋在檔案記錄中，借助檔案記錄可以使各個部門及各級員工之間的溝通更直接、廣泛和有效。這兩點優勢能充分發揮檔案工作對企業人力資源管理工作的積極的輔助作用，可以起到簡化人力資源管理程序，提高人才使用效率與效益。[1]

2 企業檔案，助力人力資源戰略定位

2.1 企業檔案，保證企業人力資源的計劃性。“凡事預則立，不預則廢。”人力資源也不例外。合理準確的人力資源規劃不僅有助于降低人力資源管理投入，還能更加有效地激勵員工。這其中，企業的年報表、中長期發展規劃等檔案材料有助于企業人力資源的戰略規劃;企業的組織結構圖、歷史發展變革記錄、企業主要崗位的工作崗位分析等有助于企業的人力組織與布局;企業的管理規范、安全說明書和崗位說明書有助于企業的人力定位與分配;企業的人力資源現狀分析，企業定員定額、專業技術需求與供給預測有助于企業的人才引進與流動管控。總之，企業檔案的巨大知識與信息財富，有助于實現企業人力資源管理的計劃性。

2.2 企業檔案，保障企業人力資源結構的合理性。企業的人力資源必須具有合理性，不能浪費、不能錯配，這是保障人盡其才、最大限度發揮人力資源的關鍵。以企業人事檔案為依托，以企業戰略目標、科技創新計劃和人力規劃為導向，可以促進企業人力資源的結構性調整，從而讓企業的人才結構趨于科學合理。

企業人力資源的結構性調整包括了人員的年齡結構、學歷結構、專業技術結構、工齡結構、職稱結構和管理層次等方面。譬如在新的人員招聘過程中，高質量的人資管理會注意補齊企業人事檔案中的結構性短板，優先招聘公司急缺的專業知識、專門技術、管理層次所對應人員，從而保證企業的人才結構始終擁有合理的結構，最大限度地發揮人力資源的優勢。

2.3 企業檔案，促進企業人力資源的流動性。現代企業的管理思想強調“以人為本”，企業人事管理強調崗位和人員的高度契合以及人力資源的最大化利用。這其中，崗位與人員的契合是從公司的需求出發的，但是人力資源的最大化利用卻是著眼于員工專業能力及性格特征的。企業在幫助員工實現自我價值的同時，也推進了企業的創新活力，實現了雙贏。崗位與能力的契合、人盡其才的應用可以基于人力資源檔案中的“三齡兩歷”等基本信息。企業在人事管理時可以分析與盤活人力資源信息，基于合作高校的實習記錄、職業履歷材料以及同行業的調查報告，企業可以依據崗位與人才契合訴求，科學地外部引進及內部配置，確保人力資源的流動性及人才活力。

3 企業檔案，指導人力資源戰術實施

3.1 構建企業智力平臺，助力企業創新。知識時代，以圖書和網絡傳媒為主體的顯性知識傳播迅速而廣泛，檔案等限制性資源的開發利用相對較少。在企業內部，充分利用現有的檔案資源，以專題定制化形態，利用現代信息技術手段自動推送給相關科技人員，可以對新的項目研發提供借鑒或激發創新靈感。不僅如此，企業的最大生產潛力是人才及人才的可共享的知識與經驗。通過構建企業內部的智力平臺，可以實現知識與經驗最廣泛的傳播，以提高企業生產效率及各種產品的成熟度，并帶來直接的經濟效益，為企業的生存和發展服務。

3.2 構建企業培訓體系，挖掘員工潛力。培訓是人力資源管理工作中的一個重要模塊，也是優化與提升人力資源知識結構的重要途徑之一。培訓不僅是提高員工勝任工作的整體能力的手段，還是內部人力資源供給的一條有效途徑，也是一種有效的員工激勵機制——滿足員工自我實現的需要。

既然培訓如此重要，那么又應該培訓誰、培訓什么、怎么培訓呢？這些問題，都可以在企業檔案中找到答案。主管所接觸的企業的生產率、事故率、辭職率、缺勤率;經理所進行的工作分析、績效評價、質量控制報告和顧客反饋記錄;員工所提供的業績考核記錄、員工技能測試和培訓需求問卷，都是確定培訓人員和主題的可供主要參考的企業檔案。另外，培訓方式和培訓內容可以選取企業檔案記錄中實例，有針對性地編寫教材，從而讓培訓更加現實、生動，也更有成效。

3.3 健全績效薪酬管理，推動人才培養。績效和薪酬管理是企業人力資源管理中的核心問題，其目的是為了考核和激勵員工，但如果標準制定得不合理、考核缺乏事實依據、實施步驟不夠科學則會起到相反的消極效果。正確解決以上問題，參考和依據企業各類檔案記錄是一個便捷有效的手段。例如，根據員工和管理人員簽訂的績效合同檔案，參考員工的出勤率和工作業績記錄，確定合適的薪酬等級;在中期績效考核中將績效面談的紙質材料發放到對應員工手中;給年度考核中依據工作業績給明顯進步的員工適當的經濟獎勵。以合同為依據、以記錄來考核，發揮企業檔案的依據與憑證作用，是健全企業績效薪酬管理的科學選擇。

3.4 建設企業文化內涵，增強團體凝聚力。企業文化是企業在發展中所形成的一種集體價值觀，它是生發于企業檔案但是高于企業檔案的一種個性化特征，企業文化是企業人力資源管理的潤滑劑和促進劑，對增強企業凝聚力及核心競爭力意義重大。企業文化，不可能脫離本企業的歷史與發展特征而獨立存在。因此企業文化建設必須立足于歷史、現狀等實際情況，才能賦予企業自身的特色。[2]企業檔案，詳細記載了企業歷史上和現在的業務、職能活動，是企業文化發展的載體，為企業文化建設提供各種歷史線索和傳承淵源，有利于從歷史縱觀的高度與深度，全面理清企業文化的發展脈絡，從中提煉出企業的個性與價值觀，作為企業人力資源培育的基石。例如，以華為公司董事長任正非先生的系列講話為材料整理的《任正非內部講話：關鍵時任正非說了什么》一書，既是介紹商業經驗的著作，更是通過企業檔案宣傳企業狼性文化的一種方式。在這種企業文化的渲染下，華為公司擴張欲望強烈，群狼“勝則舉杯相慶，敗則拼死相救”，研發隊伍超過萬人，營銷人員每次出征都給自己立下軍令狀，破釜沉舟，不達目的誓不罷休。整個公司都具有強大的向心力和凝聚力，從而有源源不竭的力量推動企業向前發展。

既有研究已經證明，現有企業人力資源管理的各個階段及職能活動都可以參閱企業歷史檔案。出于激烈的人才競爭與科學管理的需要，企業一方面要建立健全檔案管理制度，豐富檔案資源，注重以人為軸心的檔案信息的采集與管理，另一方面必須改變觀念，意識到企業檔案的信息屬性和知識屬性，挖掘企業檔案數據支撐企業的人力資源管理，創造和諧、積極的“人盡其才”人力資源環境，持續推動企業創新及可持續發展。

參考文獻：

[1]仲杰，唐子欽.以檔案工作輔助企業人力資源管理[J].經營管理者， 2016 （4）：151.

[2]劉均平.加強企業檔案管理工作為企業文化建設服務[J].辦公室業務，2012（21）：44-45.