試論以檔案管理為核心的數字化醫院構建

王宇蓉

數字化醫院是由數字化醫療設備、計算機網絡平臺和醫院業務軟件組成的三位一體的綜合信息管理系統，系統的核心，即是在網絡平臺上時時傳輸、利用、歸檔的涉及醫院各個方面、各個領域、各個流程環節的綜合檔案管理系統。通過對醫院整體檔案資源進行數字化管理，對檔案管理和醫院業務流程科學的有機結合并且再造，必將推動數字化醫院工作的全面發展。

1 醫院數字化建設存在的主要問題

近年來，數字化醫院發展迅速，但仍存在許多問題。從建設方法角度看，檔案管理未納入頂層設計，對醫院業務信息化、系統集成化、檔案資源共享化有不正確的認識，領導重視不夠與盲目重視并存，缺乏信息化意識，缺乏檔案數據整合意識;從實際應用角度看，醫院各類檔案資源信息共享率過低，信息化應用廣度和深度不夠，標準化和集成度較差;從人才培養角度看，缺乏把握全局的領軍人才，缺乏既懂技術又懂業務的復合型人才。根據筆者對焦作市三甲醫院的實地調查，目前存在的主要問題有以下幾方面：

1.1 在資源整合方面，各系統數據庫建設各自為政，缺乏有效的銜接和集成。特別是醫院實施了專業的ERP系統，因無法與醫囑系統對接，直接導致的結果就是ERP無法管理到實時的動態檔案庫存，擺藥和處方系統又不管理實際庫存，對臨床業務無法提供檔案信息的有效支持。設備檔案數據庫未與門診預約系統對接，未能實現醫院設備管理的高效利用;就診、擺藥、檢查等檔案數據庫未與績效考核數據庫對接，無法對醫生診療水平進行標準化判定等。

1.2 在流程優化方面，以信息化為基礎的流程再造缺乏檔案管理依據。比如，醫囑執行到護士轉抄后即終止，沒有最終在醫生工作站上完成最后的歸檔;雖然收費是從醫囑生成過來的，但收完費后工作流程也即終止，沒有將醫囑開立、醫囑執行（如檢查登記、拍片、報告）、物資消耗及收費的內容納入全流程可追溯的檔案管理模式。人力資源等也沒有與HIS、PACS等其他系統建立共享，人員流動與變更，系統中無法自動調整或取消其授權。

1.3 在信息檢索方面，未對檔案信息進行有效管理。目前醫院信息系統除了對病人檢索相對完善，其他檢索比如醫囑、工作人員、資產、科室等對醫院運營和管理起著重要作用的檢索基本都沒有建立。比如，電子病歷檔案管理系統，對于特殊病情描述及診療的檢索較為困難。

1.4 在資源共享方面，檔案信息標準化程度較差，系統智能化程度不高。各醫院內部病人的ID、各種診療和藥品等代碼均是自定義的，病人在各個醫院之間的就診信息不能得到有效共享。而且現有系統更多是作為檔案信息采集、記錄和共享來使用的，臨床知識庫、臨床輔助決策支持、臨床路徑、疾病追蹤管理系統還非常薄弱，綜合檔案信息管理系統對醫院決策支持的能力還遠遠不夠，輔助決策支持和綜合績效評價的功能還有待進一步完善。

2 數字化醫院新型檔案管理系統的功能需求

一般單位檔案信息化建設的重點是電子文件的歸檔、整理和利用。也就是說，傳遞的都是歸檔文件。而醫院信息化的重點則是病歷檔案的管理。以檔案管理系統為核心的數字醫院除了傳遞歸檔文件外，更多的是肩負著剛剛形成的病案文件、技術文件、病床管理信息、設備管理信息等的傳遞任務;信息化運行狀態下的各職能科室，隨時都需要藥房檔案信息、設備檔案信息、病案檔案信息、檢查檔案信息，等等，綜合檔案管理系統將為各診療流程提供最新版本的電子版圖像或文件。

新時代，數字化醫院檔案管理系統不僅有標準檔案管理系統的全部功能，在對日常標準檔案——文書檔案、專門檔案、科技檔案、聲像檔案等門類檔案管理的基礎上，又實現了與各職能科室的集成對接，如明細表管理系統、財務管理系統、合同管理系統、設備管理系統等，從而實現了醫院各類檔案信息的在線即時歸檔和面向各職能科室進行相關文件信息的自動分發、反饋。同時，系統還應通過文件防擴散技術，實現對醫院各信息利用部門在合法授權內使用電子文件的嚴格控制，有效防止電子文件擴散和外流。

2.1 病案的歸檔與分發。患者來到醫院掛號即完成了本次就診的初始登記，隨即檔案信息管理系統則根據其身份識別編碼（身份證號）開展兩項工作：一是與病案檔案管理系統自動比對調取其原始電子病案;二是將其既往病案信息和本次就診需求發送至本次就診科室具體醫生的自動叫號系統，為本次就診提供依據。醫生接到叫號指令后，根據以上信息及患者情況，提出診療意見。如果需要檢查，則根據檔案管理系統調取的檢查科室叫號系統提供的等待檢查情況，選擇相對人少的檢查科室，減少患者的等待時間。同時檢查項目及要求隨即發送至該檢查科室。檢查結束后，檢查信息則返回診治醫生，并同時在線記入該名患者的病案之中。根據檢查結果，醫生在線完成處方編寫，此時系統會自動集成病案管理系統，比對該患者的既往用藥信息，識別禁忌藥品及用量標準。如果本次醫生所下處方中有該病人的禁忌藥物，則系統報錯，并提示醫生，處方無法下達。如比對無錯，系統自動將其用藥信息傳輸給藥房管理系統，并根據叫號系統人員等待情況為其選擇取藥窗口。完成取藥后，患者將對本次診療情況評價，評價結果傳輸給績效評價系統。檔案管理系統將通過與病案管理系統、藥房管理系統、財務管理系統、績效評價系統等多個系統集成后，自動把此次診療信息按照病案檔案的分類特點進行歸檔、備份，提交病案檔案數據庫。如果患者需要醫生處方或檢查結果則可以通過自助病案機、互聯網遠程登錄、下載手機掌上醫院客戶端等方式方法，實現快速查詢和下載、打印等功能。

2.2 系統查詢功能。各職能科室和相關管理部門都可以根據自己的權限登錄醫院檔案信息管理系統，查詢相關患者的病案信息、設備管理信息、財務信息、檢查科室的等待人員分布、病床管理信息、藥品儲存信息等，最大限度提高醫療設備、病床等硬件設施的使用率，提高醫院的整體收益。

2.3 在線歸檔功能?；颊咴谶M行診療、檢查、繳費、取藥、打印、遠程查詢等每一個環節，都會自動歸入檔案信息數據庫。比如，一名患者在醫院完成了診療、檢查等環節，下達了處方但未取藥，則其病案檔案則會顯示到其處方記錄，并自動調閱其是否通過其他設備打印處方，且顯示標注：打印處方、未取藥（或未打印處方、未取藥）。該病案則進入檔案管理系統自動歸檔。與此同時，通過檔案管理系統與績效評價系統的集成，將該病案提交績效評價系統后進行市場分析，作為績效考核的標準之一。

2.4 在線發放和瀏覽。通過檔案信息管理系統可以向各職能科室發布醫院動態、疫情、藥品、設備及就診手段等電子信息，既可以在系統內瀏覽到相關具體內容，也可以下載到本地瀏覽打印。同時，系統通過文件防擴散技術，對各科室使用的文件進行嚴格控制。如控制加密的方式和類型、加密文件打開的次數和時間等，輸出打印自動添加本部門水印等。

2.5 內部業務流程的開發。以為患者服務為中心，對醫院各科室內部流程實施再造管理，并做到全程控制。

2.6 綜合檔案管理。具備檔案數據的管理、在線歸檔、查詢利用、檔案統計、檔案著錄、檔案掃描等基本功能。通過網絡提供各種方式的檔案檢索和利用，包括信息發布、全文檢索、分類檢索等多種網上信息檢索利用方式。建立專用檢索引擎，針對各業務系統對檔案信息的特殊需求專門開發，為各業務系統提供專用信息服務，按照業務系統的要求展現。

2.7 系統維護功能。從整體安全保密方面，做到對系統內傳輸的電子文件信息的管控。完成與系統運行相關的各種數據庫的維護工作，包括各種數據結構設置和維護、賦權管理、系統參數設置和維護、日志管理等。系統設置與維護，提供檔案類型、全宗、分類結構的定制，滿足用戶對各類檔案資源的管理需求，并提供系統擴展需求。數字化醫院新型檔案管理系統的應用，不僅對各部門在醫院運營過程中形成的技術文件實現有效的管理控制，還實現了實體檔案和電子檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀、全流程信息化管理。依托檔案管理系統建設檔案信息管理中心，可將其建成醫院內部各類信息系統的成果信息匯聚地和知識管理中心，以不斷適應醫院的發展需要，更好地為醫院運行服務、為患者服務。

3 結語

隨著信息技術的進步，醫院組織管理模式已經開始轉變為流程管理，傳統的醫院工作方式和技術手段已經無法適應新形勢發展的需求。數字化醫院不是各種信息系統的簡單堆積，而是有豐富的內在規律。如系統與收費系統、檢查檢驗等系統都有非常緊密的內在關系，如此多的信息系統實施后，信息如何存儲、挖掘、利用等，需要深層次的設計與思考，而建立統籌管理全院各類數據信息的核心系統——檔案管理系統無疑是解決這一問題的有效途徑。因此，引入信息技術對傳統醫院檔案管理及業務流程進行再造，采用現代科學技術對醫院檔案資源進行數字化管理，實現信息資源有效整合和共享，已經成為數字化醫院發展的必然趨勢。

以檔案管理系統為核心構建的數字化醫院，就是從綜合檔案形成的流程出發，結合信息技術徹底改變傳統檔案的部門化管理模式，從整體上組織控制各項業務工作流程，即將檔案工作提前介入業務工作的流程管理，在檔案形成前采取措施，轉變傳統管理中僅對實體保管對象的關注，將關注重點轉移到文件、業務工作的形成及其運動過程中，實現檔案管理的“無縫連接”，從整體上通過控制文件和檔案的信息質量來掌控醫院的綜合管理。