高校創新創業檔案管理體系構建初探

李莎

摘? 要：創新創業檔案體系的構建是實施國家就業優先戰略，推進高等教育綜合改革，開發檔案管理新動能的需要。基于檔案管理視角，理清創新創業檔案的涵義，重點從構建高校創新創業檔案管理體系的意義、制度基礎、組織保障、內容建設、檔案資源的共享與保密等方面進行探索。

關鍵詞：創新創業;檔案;體系

1 創新創業檔案概念的提出與涵義

1.1 概念的提出。雙創驅動戰略實施后，國家相繼制定了多項政策法規鼓勵大眾創新創業。2015年，國務院辦公廳出臺了《關于深化高等學校創新創業教育改革的實施意見》，指出“為有意愿有潛質的學生制定創新創業能力培養計劃，建立創新創業檔案和成績單，客觀記錄并量化評價學生開展創新創業活動情況”，[1]提出了“創新創業檔案”概念。2017年2月，教育部修訂了《普通高等學校學生管理規定》，再次指出“學校應當鼓勵、支持和指導學生參加社會實踐、創新創業活動，可以建立創新創業檔案、設置創新創業學分”。[2]

1.2 概念的界定。創新創業檔案是指高等學校在從事與創新創業相關的教學、科研、管理、社會實踐等活動的過程中，形成的各類具有保存價值的不同形式、載體的歷史記錄。目前對創新創業檔案概念的理解存在一個誤區，即認為創新創業的主體是學生，創新創業檔案即為學生檔案或學籍檔案。學生（學籍）檔案是指學生在校學習期間產生的歷史記錄，包括學生的入學材料、考試成績、獎懲記錄、畢業登記表等。創新創業的主體包含學校、用人單位與學生三個層次，創新創業檔案收集的范圍應涵蓋這三方主體的活動，將其等同于學生或學籍檔案的理解是片面的。

1.3 管理體系內涵。創新創業檔案管理體系是為實現檔案的產生、收集、保管、服務與利用等目標而采取的管理模式。創新創業檔案管理體系應包含三方面內容：一是高校管理者對學生開展的創新創業教育與管理。二是高校大學生個體在就讀期間所進行的創新創業的課程學習、科研成果與獲獎、創新創業社會實踐活動，以及就業后各項工作的開展情況。三是用人單位對招聘大學生入職后所進行的就業、創業支持活動與項目。

2 創新創業檔案管理的理論研究與實踐

2.1 理論研究。“創新創業檔案”概念提出之前，高校檔案是按獨立的檔案類別進行收集的，學生檔案作為其中一項檔案種類，保存的是從學生入學至畢業所產生的歷史記錄，學生畢業后就業以及創業的檔案不屬于高校學生檔案的收集范圍。“創新創業檔案”概念提出后，相關理論研究并不多。筆者在知網以“創新創業檔案”、“創業檔案”以及“創新創業”并含“檔案”為題名關鍵詞進行檢索，僅得到十余篇研究成果（數據截至2018年3月15日），且大多分布在近三年，以傳統檔案概念為立足點，基于檔案管理視角，探討高校創新創業檔案管理體系建設的研究較少。

2.2理論實踐。目前高校開展的各類創新創業實踐探索尚滯后于社會發展。雖然有高校開始了建立創新創業檔案的有益嘗試，比如北京大學制定了《深化創新創業教育改革實施方案》，探索制定專門的創新創業能力培養計劃，建立創新創業檔案。[3]然而建立創新創業檔案體系的高校仍然是鳳毛麟角，通過對全國19所普通本科院校創新創業檔案建立情況的調研，發現將創新創業材料納入歸檔范圍的僅有5所，僅占調查總數的26%，且實際歸檔情況千差萬別。[4]

3 創新創業檔案管理體系建立的意義

3.1 推動高等教育綜合改革。借助國家創新驅動發展戰略的契機，通過檔案管理建立高校、學生與用人單位三方合作平臺，實現校地資源共享，推進教育領域新舊動能轉換，發展創新創業項目，擴大就業聯動，開發共建渠道，拓展教育資源，完善保障機制，推動改革進程。

3.2豐富檔案資源，實現檔案創新發展。傳統檔案管理模式已無法適應雙創時代發展的需要，創新創業檔案體制的建立，開創了檔案管理的新領域，實現了理論研究成果的轉化應用，優化了檔案服務結構，創新了工作方法，擴大歸檔范圍，豐富教學、社會實踐等檔案類目，對檔案管理水平的提升起到了促進作用。

3.3提升創新創業意識，完善就業配套服務。就業關乎大學生的根本利益、高校和社會的穩定以及國家人才的發展戰略。以檔案為依據開展創新創業教育，為學生就業提供真實有效的檔案數據與案例支持，有利于激發大學生的創新創業熱情，營造良好的校園雙創氛圍。另一方面，也為用人單位提供了就業招聘信息和豐富的人力資源保障，實現了勞動力資源的優化配置。[5]

4 創新創業檔案管理體系的模式分析

4.1 制度基礎。在國家層面，要重新修訂《高等學校檔案管理辦法》，增加創新創業檔案內容，制定行業新規范。在學校層面，要細化符合學校實際的創新創業檔案管理實施辦法，補充各類創新創業檔案類目的歸檔范圍和保管期限，同時完善創新創業檔案考核辦法，將其納入學校年度考核、評優、獎懲工作中，形成完整的創新創業檔案制度體系。用人單位也需要研究制定配合學校和學生，適用于本單位工作實際的檔案管理辦法、獎懲制度等，彌補檔案制度建設的空白。

4.2 組織保障。高校與用人單位必須建立檔案管理組織保障體系，用人單位主要以人力資源部門為主，高校由于內部機構設置較為復雜，而創新創業工作涉及學校多部門，因此要理順相關部門間的關系，確定職能分工。根據創新創業工作的特點，可以確立三級檔案組織機構。第一級為學校檔案館（室），總體負責學校創新創業檔案管理工作，開展檔案收集的業務指導與培訓，完善檔案管理與服務利用;第二級為學校相關職能部門，包括校長辦公室、教務處、科研處、學生處、團委、就業指導中心、社會實踐處等，按照學校檔案館（室）的要求，分別負責與創新創業相關的文件資料的分類整理，進行預立卷，上交學校檔案館（室）保管;第三級為學校一線教學單位，負責收集學生創新創業過程中的一手資料，分類匯總給第二級職能部門。三級機構橫向涵蓋了學校創新創業工作的各個方面，縱向覆蓋了各級檔案收集部門，確保了檔案收集的全面性與精準性。學校檔案管理部門應做好與用人單位的檔案對接工作。

4.3 內容建設。創新創業檔案內容包括學生在校與工作兩個階段中形成的相關材料。其中，高校創新創業檔案又分為六大類：一是文件類檔案，包括國家與上級管理部門下發的有關創新創業工作政策法規與制度文件，以及學校內部形成的紅頭文件;二是教學類檔案，包括創新創業類課程的教育教學、課程安排、學分成績等資料;三是科研類檔案，包括在創新創業學習與實踐的過程中，形成的各類學術成果、項目、論文等資料;四是學生類檔案，包括學生創新創業信息、貸款情況、誠信資質等資料，為每一位學生創建個人專屬的創新創業檔案;五是社會實踐類檔案，包括學生參加的學校及社會舉辦的各類創新創業實踐活動資料;六是就業實習類檔案，包括實習階段的工作經歷、工作績效，以及就業工作意向與工作安排等資料。學生正式參加工作后所形成的與本職工作相關的各類記錄資料，作為工作檔案由用人單位收集保管。

4.4 服務與利用。檔案收集的意義在于服務與利用。對于高校來說，可以利用用人單位收集的畢業生創新創業檔案，開展對在校生的創新創業優秀案例教育，提高學生檔案意識和創新創業意識，促進教學改革發展;對于用人單位來說，可以從在校生創新創業檔案中，篩選符合本單位工作需求的學生進行重點考察，為人才招聘提供充足的人力資源保障，增強人才引進的精準度;對學生來說，借助于創新創業檔案管理平臺，可以獲得就業創業經驗和更多的實習就業機會，合理規劃自己的職業生涯，提高就業率。

5 創新創業檔案的共享與保密

5.1 信息化資源共享。要推動創新創業的深入發展，必須實施創新創業資源共享行動，發揮高校與用人單位自身優勢，開放現有資源，提高檔案成果共享與轉化能力。實現檔案資源共享的有效途徑，是借助于網絡技術，推進檔案資源信息化建設。要建立創新創業電子檔案，實現紙質檔案與電子檔案的同步保存;開發創新創業檔案數字化網絡管理平臺，實現檔案資料的實時管理與“一站式”服務;利用微信、微博等新興傳播媒介，開通創新創業檔案官方微信公眾號，對外發布創新創業檔案管理工作情況，實現O2O線上線下互動，增強大眾對創新創業的關注度。

5.2 保密管理的提升。創新創業檔案涉及國家政策、學校教學與科研成果、用人單位的行政秘密或商業秘密，以及學生的個人隱私，因此，要積極開展檔案保密宣傳教育。可以通過召開座談會、培訓班等多種形式，在高校、學生與用人單位中進行保密知識的宣傳普及，提高保密意識;要對檔案材料進行科學審查與篩選，根據保密要求確定保密等級，對可以公開的檔案資料實施共享，對涉密檔案資料開展定密工作并確定公開條件;還要重視電子檔案信息的保密，對檔案電子信息平臺的開發必須選擇有保密資質的專業公司進行，配備保密信息化防護設備，杜絕泄密事件，保護檔案安全。

參考文獻：

[1]國務院辦公廳政府信息與政務公開辦公室.國務院大眾創業萬眾創新政策選編[M].北京：人民出版社，2015.

[2]教育部.普通高等學校學生管理規定[Z].2017.

[3]北京大學深化創新創業教育改革實施方案[EB/OL].[2016-05-16].http：//www.moe.edu.cn/s78/A08/gjs_left/s3854/cxcyjy_ssfa/201605/t20160516_244087.html.

[4]蔡小飛.大學生創業檔案的系統構建及管理模式創新[J].寧波大學學報（教學科學版），2015（11）：67-69.

[5]曹亮，董杰.大學生創業檔案建設與管理初探[J].蘭臺世界，2016（16）：42.