集團單位檔案保管方式及人員管理體制創新的思考

馬梁

摘? 要：文章分析了集團單位檔案工作的特點，從便于檔案管理和節約人力、物力、財力成本等角度分析集團單位在檔案保管方式和檔案人員管理體制方面進行創新的必要性。

關鍵詞：集團單位;檔案保管方式;檔案管理人員;體制創新

隨著國家機構改革和企業改革的不斷深入，各單位之間的兼并聯合不斷增強，社會上產生了不少的集團單位。集團單位因其自身的特點，傳統的檔案管理模式不利于集團單位檔案工作的發展，有必要探索一種更適合于集團單位檔案工作發展的方式。

1 集團的概念和定義

集團，根據百度百科和現代漢語詞典的釋義，一是指為了共同的利益或目的而組織起來的團體;二是指機關、團體、企業、事業等社會單位。集團不一定是企業，也可以是事業單位，比如有的省、市的廣電集團。

2 集團單位的特點

集團單位的特點是下屬單位數量眾多，戰線距離長，地域分布范圍廣，有些集團下屬單位數量達到幾十上百家，集團總部與各成員單位間、各成員單位相互間的距離遠，集團各單位遍布全國甚至全世界，地域分布廣。集團單位的這些特點對傳統的檔案管理模式提出了挑戰，對集團單位檔案管理模式創新提出了新的要求。筆者認為，應從檔案保管方式及檔案人員管理體制方面進行創新，才能適應集團單位更好地開展檔案工作的需要，最大限度地節約人力、物力、財力等管理成本，提高集團單位檔案管理的水平。

3 集團單位檔案保管方式的創新

根據集團單位的這種特點，筆者認為建立聯合檔案室是個不錯的選擇。

3.1現有檔案室模式的弊端。小而全的管理模式，浪費嚴重。集團下屬各立檔單位中，除了上規模的大單位外，也不乏只有幾十號人的小單位，辦公場所也很小，單位小，文件、檔案形成數量也就少，但麻雀雖小五臟俱全，按要求每個立檔單位都要設立檔案室，還得實行辦公、閱文、庫房三分開，這樣就需要至少占用3間房子來添置設備、配備人員，并要建立一整套的管理制度。這對小單位而言，不配齊，是不符合檔案工作要求;要配齊，一個是能力達不到，再一個也是種資源浪費。各個單位都要在人力、物力、財力等方面投入，這種多方面投入形成了分散的、小而全的管理模式，造成重復投入，浪費嚴重。

3.2聯合檔案室的概念和模式。聯合檔案室是檔案室的一種組織形式，即同一專業系統或專業性質相近或距離相近的若干機關、團體、企業、事業單位共同建立的檔案管理機構。各單位聯合檔案室可由集團策劃，分兩種模式，一種模式是橫向聯合，由距離相近的立檔單位協商組建;一種模式是縱向聯合，由同系統或業務相近的立檔單位協商組建，都由檔案工作水平相對較好的一個單位牽頭組建，各單位分攤有關費用。

3.3聯合檔案室的意義。建立聯合檔案室，各個立檔單位不再分別成立檔案室，不用配備檔案專業人員，聯合檔案室負責聯合體內各單位檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀、統計、編研等工作，這種檔案管理新模式能減輕集團下屬各單位收集、整理、保管檔案的工作任務，由業務相對熟練、隊伍相對穩定的專業人員來完成，能使檔案整理工作更加規范，緩解了集團檔案主管部門的業務指導壓力;這種管理模式還能減少各單位在籌建檔案室上的投入，將分散資金、多方位投資、重復投資變為統一投資，實際上要比原來的分散投資節約得多，這樣能做到人員專業化、經費專項化、設備專門化、管理科學化。能將松散的“小而全”的檔案室管理模式迅速向具有集約化、科學化、社會化、規模化的管理模式轉化，為檔案工作更廣泛地為集團單位和社會服務創造條件;此舉還能加強檔案信息資源整合，有利于實現檔案信息資源共享，更加方便各單位利用檔案，更好地滿足查閱檔案的需求。

4 集團單位檔案人員管理體制的創新

傳統管理模式下，集團單位各個成員單位檔案人員由各單位自行安排和管理，大大小小的下屬單位都要配備專職或兼職的檔案工作人員，檔案人員數量眾多，這是一個龐大的工作群體，數量大、更換勤、業務水平差，不易管理。根據這個實際情況，建議改變現有檔案人員由各立檔單位自行配備和管理的模式，由集團檔案部門統一委派，作為集團派駐各立檔單位人員，由集團統一管理。

4.1現有檔案人員管理體制的缺點

由于檔案工作不同于一般的事務性工作，它是一項專業性很強的工作，需要經過專門培訓才能上崗，同時又由于檔案工作不是什么急活，也使其變成一項“說起來重要、干起來不重要、忙起來不要”的工作，特別是小單位，檔案人員多是兼職，一兼數職的結果是“兼而不管”現象非常嚴重，即使集團檔案部門年年組織培訓仍不能滿足工作需要，由于人員變換太勤，每年參加培訓的多是些新面孔，也由于檔案人員兼職太多，往往培訓多次也達不到獨立上崗的條件，以致每年光是對檔案人員培訓和業務指導工作都會占據集團檔案業務主管部門大部分的時間，而這又多是些重復性的基礎性問題、基本術語，甚至檔案工作常識性問題，令集團檔案部門疲于應付。

4.2集團統一派駐檔案人員的優點

如果對檔案人員實行上下一條線管理，各單位檔案人員或聯合檔案室人員是集團派駐人員，由集團檔案管理業務部門統一管理，這樣可以保證檔案工作人員的相對穩定，減輕集團檔案部門的培訓、指導壓力，有更多的精力去開拓其他工作;也有利于檔案管理人員的統一培訓和檔案業務的科學規范，更有利于檔案工作的開展和檔案管理水平的提高;檔案人員由集團統一管理，檔案人員就成了集團檔案工作的“特派員”，能有效避免下屬檔案工作人員“人微言輕”，不能正常協調開展檔案工作的情況，而且可以減少檔案人員的數量，提高檔案工作效率，從而降低集團的各項成本。

5 小結

對集團單位檔案保管方式和人員管理體制進行創新，在集團單位下屬各立檔單位建立聯合檔案室和由集團統一向各立檔單位派駐檔案工作人員，能有效地降低集團單位的各項成本，提高集團單位檔案管理水平，對集團單位檔案工作無疑是一種有益的創新。

參考文獻：

[1]集團——百度百科.[2018-03-30].https：//baike.baidu.com/item/集團/10230819？fr=Aladdin.

[2] 聯合檔案室——百度百科.[2018-03-30]. https：//baike.baidu.com/item/聯合檔案室 /12611724？fr=aladdin.

[3]曾凡生.關于建立機關聯合檔案室的思考[J].信息管理，2008，21（4）：21-25.