數字檔案館可行性研究報告編制流程及要點淺析

劉靜

摘? 要：數字檔案館建設目前多通過項目管理的方法開展，其中編制可行性研究報告是項目建設中不可缺少的環節。但當前國內數字檔案館建設領域對可研報告編制研究尚處于空白狀態，實踐中也多流于形式。而圖書館行業這方面起步較早，經驗較多，可借鑒國內部分數字圖書館可研報告編制流程、內容等，為數字檔案館可研報告編制提供幫助。

關鍵詞：數字檔案館;數字圖書館;可行性;研究報告;編制

1 數字檔案館項目可行性研究報告研究現狀

《投資項目可行性研究指南》指出，可研報告是政府投資項目決策的依據，編制初步設計及概算的依據，發改、國土、規劃等行政部門出具批復意見的依據以及項目相關部門簽訂協議的依據。因此科學合理的可研報告可提高數字檔案館項目投資的科學化、民主化水平，降低投資風險，在一定程度上還能健全本單位的項目監管體系。

但在中國知網中以“主題=數字檔案館+可行性研究報告”作為檢索式，檢索時間、文獻來源不限，檢索日期為2018年3月10日，共檢索出0篇期刊論文。顯見在數字檔案館可研編制方面尚無相關研究成果。

實踐中，可研報告“力求可批性，戲說可行性”的現狀也使之流于形式。[1]對可研報告編制的輕視還造成一些數字檔案館項目存在重建設、輕維護，重復建設等問題。[2]具體而言，一是難以針對本單位實際情況開展有針對性的可行性研究。二是目前尚無檔案館行業可研報告編制標準、指南等，使得編制成果良莠不齊。三是可研報告的內容設計缺乏經濟和法律手段的運用。一旦通過審批，項目能否在后續實施中按要求執行，缺少相應的跟蹤、約束手段。四是經論證取得的可研報告未必能得到領導的重視，一些不合實際卻與領導意圖一致的可研報告則容易過關，使得人們對可研的重視程度降低。五是僅僅將可研作為通過項目審批的一個環節，意在獲得相應的資金，而非真正對數字檔案館建設可行性進行評價，這種定位使得人們不愿投入太多精力開展可研工作。[3]與之相對，數字圖書館在可研報告編制中積累了一定的經驗，因此，可借鑒部分數字圖書館可研報告的編制，編制出切合數字檔案館項目實際的可研報告。

2 可研報告編制流程

通過參考國家數字圖書館、CADLIS等項目的可研報告，一般可將編制流程分為計劃、執行、驗收三個階段。

2.1 制定計劃。受托方根據項目內容、范圍、技術難度、時間要求等組建合適的編制團隊并制定工作計劃，內容主要包括項目人員構成及分工、工作進度計劃、工作重點和難點分析等。

2.2 編制報告。編制團隊根據項目類型和具體特點開展現場調研，編制調研計劃，并與建設單位溝通，深入了解建設單位現狀、優勢條件、存在問題、信息化工作限制瓶頸等，在此基礎上編寫可研報告初稿。初稿形成后，需從可研報告的結構、內容、方法、技術等方面進行審查，基本達到合同約定的要求后交建設單位征求意見。征求意見可采取項目匯報、專題座談、專題審議等方式。之后按照反饋意見進行修改，形成送審稿。

2.3 項目驗收。可研報告送審稿形成后要再次進行內審，審查主要從報告的研究深度、先進性，實施方法的科學性、合理性，是否能達到合同相關要求，報告的結構、內容、層次和文字水平以及成果旁證材料的充分性等方面進行。內審通過后交建設單位驗收，建設單位可自行組織驗收或邀請第三方機構或專家進行評審，項目經理需做好相關準備工作，如匯報方案、上會材料、答辯預案等，并根據驗收意見對報告進行修改形成終稿。

3 可研報告的編制要點

3.1 項目總說明。主要介紹項目概況，可研報告編制的依據、原則等。編制依據主要涉及行業的相關法規標準，如《數字檔案館建設指南》等。編制原則主要是指數字檔案館建設既要體現出傳統檔案館具有的綜合性，還要發揮信息化的優勢，在建設中體現出信息資源共建共享的原則，此外還有采用標準和規范的統一性原則，系統結構的可擴展性原則以及保證系統較高的技術水平而采取的先進性原則等。[4]

3.2 項目背景及開展的必要性。此部分意在明確建設單位檔案管理的現狀、問題，建設的必要性以及體現出本項目在適應信息資源管理、知識組織、大數據發展等方面的迫切性。

3.3 需求分析。需求分析應緊扣檔案工作從實物管理向信息管理轉變，從單一服務向綜合服務轉變的趨勢，突出以數字檔案館為載體，推進館藏資源存量數字化、增量電子化、信息標準化、利用網絡化這一趨勢。

3.4 建設目標。在需求分析的基礎上，對擬建項目的輪廓和預期目標進行總體分析論證。通過考慮投資額度、建設規劃、行業法規政策等內容，明確數字檔案館的功能定位及預計實現的功能、可解決的問題和滿足的需求等。

3.5 建設內容和方案

3.5.1 標準規范體系建設。在數字圖書館建設中，標準規范體系建設充分利用了國家或行業已有的標準，如CADLIS建設中就直接采用了《專門數字對象描述元數據規范》，選定了古籍、家譜等11種描述型元數據規范格式及其著錄規則作為自身建設標準。數字檔案館建設中也應以《數字檔案館建設指南》《企業數字檔案室建設指南》等為指導進行編制。

3.5.2 應用軟件體系建設。數字圖書軟件體系重在保證數字圖書的完整性、可讀性、安全性，這與數字檔案的保管需求是基本一致的，因此軟件體系建設主要包括數字檔案長期保管系統，備份與恢復系統，資源共享系統，系統管理平臺，數據交換系統以及數據遷移系統。

3.5.3 基礎設施體系建設。國家數字圖書館建設中考慮到訪問量等因素，進而對網絡帶寬、傳輸流量、存儲節點等提出要求，數字檔案館建設也需考慮這些因素。

3.5.4 安全保障體系建設。數字檔案館建設要根據其數據的重要性，對項目的安全性進行總體設計，明確信息安全保障的重點，落實信息安全責任，建立符合一定安保等級要求的技術體系、管理體系，并開展相關測評工作。

3.5.5 容災備份系統建設。國家數字圖書館、CADLIS建設中均建設了容災系統。容災系統的核心在于使用各種技術和管理手段將災難化解。目前一般采用近線備份、離線備份和異地備份相結合的方案建立多渠道、多途徑的數字資源保護方案，確保數字資源安全管理和長期可用，保證業務應用不中斷。

3.5.6 運行維護系統建設。運維主要涉及對基礎設施運維、網絡運維、應用系統運維、安全系統運維、容災備份運維、數據運維等內容。運維的方式一般有遠程響應式運維、駐場運維、定期巡檢運維以及運維考核等。

3.6 招標方案。國家數字圖書館的招標范圍主要涉及服務（咨詢公司、設計、監理）、設備、軟件等方面。數字檔案館建設中可在借鑒招標范圍的基礎上，根據建設單位的實際情況提出總包或分包的方案。

3.7 環保消防。信息化項目基本無污染排放，對公共環境產生影響較小，因此可研報告此部分內容編制一般較為簡略。消防方面主要涉及機房等的建設方案中是否遵守建筑物防火規定，設置有防火設施及指示標志等。

3.8 項目組織機構和人員培訓。可研報告中應制定合理的組織機構圖，對各子系統和支撐環境的日常維護，信息安全的日常檢查均要落實到人。

3.9 項目實施進度。項目實施進度計劃中應注意將各項任務完全列入進度計劃中，防止出現遺漏，計劃任務一般包括標準規范建設、軟件系統開發、軟件系統測試及完善，基礎設施部署及調試、容災備份系統部署及調試、功能完善及集成開發、數據遷移、安保測評、人員培訓、系統試運行、項目驗收、系統正式上線及運維。

3.10 投資估算及資金來源。可研報告中應確定需要參考的收費標準，以便投資估算合法合規，收費標準主要參考軟件開發、政務工程等收費的一些法規。費用估算需注意不能漏項，明確相關技術方案，以免費用在項目實施過程中產生較大變更。

3.11 效益分析。與數字圖書館整合若干高校或若干區域的資源一樣，數字檔案館項目也可通過整合區域內或行業間的信息資源，消除信息孤島，達到資源的合理配置和共享，以求產生良好的社會效益。集約化建設還可合理利用已有資源，避免大量重復建設，最大限度保護前期投資，節約建設資金。

4 可研報告評估

數字圖書館建設項目可研報告編制完成后均會對其進行評估。這也值得數字檔案館建設項目參與人重視，目前常用三個“可行”評估可研報告。一是政策可行，可研報告中提出的數字檔案館建設政策，行業現狀及問題分析透徹，能夠體現出項目建設的必要性。二是方案可行，且有比選方案，主要從項目實施的設計、技術和施工角度進行評估。三是經濟可行，主要從財務角度預測項目是否滿足需求（數字檔案館建設作為非營利的項目，一般能夠保證費用在項目批復的資金預算內，財務三率等指標符合相關規定即可）。

參考文獻：

[1]李開孟.我國投資項目可行性研究60年的回顧和展望[J].技術經濟，2009（9）：68.

[2]儲文靜，甘安龍，劉小強.江西省高校數字圖書館建設現狀調查分析[J].2017，35（2）：115.

[3]中國技術經濟研究會.中國技術經濟學學科發展（高校）現狀研究報告[J].技術經濟，2009（增刊）：66.

[4]楊勇，張必蘭.重慶市高校數字圖書館建設實踐[J].重慶工商大學學報（自然科學版），2009（12）：573.