專門檔案分類整理歸檔現(xiàn)狀分析及建議

張喜英

摘? 要：專門檔案是一種重要的檔案信息資源，但在實際工作中，專門檔案的分類整理歸檔卻不盡如人意。本文分析專門檔案分類整理歸檔現(xiàn)狀及造成管理混亂的原因，提出改進專門檔案分類整理歸檔的具體建議。

關(guān)鍵詞：專門檔案;檔案分類;歸檔管理

專門檔案的重要性不言而喻。但在實際工作中，不少單位在專門檔案分類整理歸檔方面存在各種各樣的問題。本文分析專門檔案分類整理歸檔的現(xiàn)狀，提出改進建議。

1專門檔案分類整理歸檔現(xiàn)狀分析

針對各種專門檔案，多數(shù)單位的做法是，專門檔案由業(yè)務(wù)部門負責(zé)整理保管，好多沒有納入單位綜合檔案室管理，即使業(yè)務(wù)部門想把這些檔案歸入單位綜合檔案室管理，檔案部門也會以各種理由拒絕接收和集中統(tǒng)一管理。

從目前的業(yè)務(wù)管理和檔案管理來看，各種專門檔案的整理要求，往往由上級業(yè)務(wù)主管部門以部門文件形式提出來，文件里一般只會涉及各種專門檔案的歸檔范圍及簡單的整理要求等，并沒有檔案行政管理部門及行業(yè)檔案業(yè)務(wù)主管部門參與，文件中也沒有明確提出把這些專門檔案的歸檔納入本單位檔案管理體系中。從本行業(yè)、本單位的分類規(guī)則類目設(shè)置來看，除會計檔案、人事檔案外，分類規(guī)則中基本沒有其他專門檔案的類目設(shè)置。即便有些單位歸檔了部分專門檔案，其基本做法是按照本單位分類規(guī)則，把這些檔案作為文書檔案歸入相應(yīng)的類目來進行整理歸檔，一般都是按年度分問題歸入不同類別中。如把內(nèi)部審計檔案，按年度歸入分類規(guī)則中“行政管理類（一級類目）”的“審計類（二級類目）”中，也就是說，同一種類的檔案，分類歸屬到各個年度中，這樣就把業(yè)務(wù)工作的系統(tǒng)連續(xù)性給打破了，給檔案的整理和利用帶來了很多不便。例如，財務(wù)管理類文件和財務(wù)會計專門檔案（即會計憑證、會計賬簿、會計報表等）的分類和整理，不能把二者籠統(tǒng)地分類到“財務(wù)管理”類中進行整理歸檔，而應(yīng)將其分別歸入“經(jīng)營管理類（一級類目）”的“財務(wù)管理類（二級類目）”和“會計檔案（一級類目）”中去整理。

從造成這些問題的根源看，一是業(yè)務(wù)部門出臺相關(guān)文件時沒有與檔案部門聯(lián)系，不了解檔案工作的相關(guān)規(guī)定，造成了專門檔案分類整理歸檔環(huán)節(jié)的缺失;二是檔案部門在制定分類規(guī)則時沒有充分考慮專門檔案的類目設(shè)置，致使專門檔案在分類規(guī)則里沒有“安身之所”，從而導(dǎo)致專門檔案在本單位綜合檔案室“無家可歸”，引起業(yè)務(wù)部門和檔案部門在專門檔案歸檔與不歸檔、屬于哪個部門管理等問題上的相互推諉和扯皮。

2 對專門檔案實行分類整理歸檔的具體建議

筆者認為，如果按照常規(guī)的文書檔案整理方法來分類整理各種專門檔案，會破壞各種專門檔案的有機聯(lián)系，不利于檔案的查找和利用。因為專門檔案跟普通的文書檔案有所不同，它們的內(nèi)容和形式比較固定、單一，每年都會產(chǎn)生，有一定的連續(xù)性，相對集中地存放在一起更便于檔案和利用和管理。

針對這些專門檔案的分類整理歸檔，建議在本單位分類規(guī)則里增加相應(yīng)的類目。專門檔案數(shù)量多的，可以把各個專門檔案分別設(shè)置為一級類目，如增設(shè)一級類目“房產(chǎn)類”“地產(chǎn)類”“內(nèi)部審計類”“紀檢監(jiān)察案件類”“信訪案件類”等，一級類目下再根據(jù)實際情況分設(shè)若干二級類目甚至三級類目;專門檔案數(shù)量少的，也可以把“專門檔案”作為一個一級類目，下設(shè)若干個具體專門檔案如“房產(chǎn)類”“地產(chǎn)類”“內(nèi)部審計類”“紀檢監(jiān)察案件類”“信訪案件類”等為二級類目。這樣一來，相同的專門檔案會集中分類排列在一起，不僅方便檔案的分類，保證了專門檔案的有機聯(lián)系，也對檔案的查找和利用十分有利。

3小結(jié)

專門檔案的分類整理歸檔在各個單位的檔案管理工作中存在不被重視和易被忽略的問題，究其原因，主要還是檔案部門和業(yè)務(wù)部門缺少必要的溝通，在各自的業(yè)務(wù)規(guī)范中互相沒有對方的“一席之地”。另外，這些檔案的業(yè)務(wù)屬性太強，查找利用也帶有明顯的特定性，社會受眾面小，不屬于社會大眾普遍查找利用的檔案內(nèi)容。值得特別指出的是，專門檔案是一個單位檔案的重要組成部分，按照集中統(tǒng)一管理的原則，應(yīng)該實事求是地做好各種專門檔案的分類整理歸檔工作。