檔案記憶觀視野下的檔案管理分析

王艷霞

【摘要】檔案記錄是傳承文化傳統的主要渠道，隨著社會的不斷進步與科學技術的不斷發展，檔案數量日益增加，在充實檔案的同時也對檔案管理提出了更高的要求。對于行政單位機關來說，檔案管理不僅記錄了行政單位機關創建信息，發展信息，還記錄了壯大信息，將檔案與相關發展記憶進行聯系，有利于提升決策有效性，促進行政單位機關發展，所以，本文在了解檔案管理工作重要性的基礎上從檔案記憶觀視野對檔案管理展開敘述，以供參考。

【關鍵詞】檔案記憶觀 檔案管理

隨著社會的不斷進步，檔案管理在社會信息管理中發揮著日益顯著的作用，越來越受到行政單位機關的關注與重視。行政單位機關在不斷的發展過程中，會產生經營、管理等多種類型的信息，長期、有效的進行信息管理，是促進行政單位機關穩定可持續發展的重要保障。但在檔案記憶觀快速發展的今天，傳統單一化的檔案管理方式逐漸暴露出一些問題，將檔案記憶觀和行政單位機關相聯系，進行管理方式創新，是行政單位機關發展的重要趨勢。本文主要針對檔案記憶觀視野下的檔案管理進行分析與探討。

一、檔案記憶觀的相關概述

一方面就檔案記憶觀概念來說，檔案記憶觀是在檔案界取得快速發展的檔案管理及記錄的意義認知，任何規模的行政單位機關在發展過程中必然會產生相應的數據，而檔案管理是保存這些數據，記錄行政單位機關整個發展過程的有效方式，具有重要意義。檔案記憶觀強調檔案記憶與群眾歷史記憶的結合，對其社會責任的發揮具有促進作用，對社會記憶來說，檔案記憶觀占據著至關重要的地位。

另一方面就檔案記憶屬性來說，檔案記憶觀主要涉及三種屬性，即數據屬性，檔案和記憶基本一致，均可作為數據記錄載體；情緒屬性，檔案情緒屬性易受數據屬性的影響，但情緒屬性在條件反射氛圍層次不高的狀態下可以獨立存在；可保存屬性，記憶在信息存儲方面具有較大的優勢，故而得名，人腦與具有與人腦功能相似的載體能夠進行記錄并加以保存，在有需要時會再次返現，需要注意的是，各載體無論是保存模式還是返現方式都有所差異。

二、檔案記憶觀視野下的檔案管理策略

（一）基于檔案收集建立組織記憶

記憶主要由個人記憶、社會記憶與集體記憶等組成，行政單位機關組織記憶指的是工作人員對行政單位機關認同的具體表現，在行政單位機關的發展過程中，只有不斷進行組織記憶傳承，才能取得良好發展。需要注意的是，無論是記憶的存在還是記憶的流傳都離不開載體的支撐，檔案管理不僅記錄了行政單位機關創建信息，發展信息，還記錄了壯大信息，換言之，檔案管理是行政單位機關發展的重要記憶，所以，基于檔案收集建立完整的組織記憶至關重要。

（二）提高對內部檔案管理的重視

行政單位機關在構建健全內部檔案的基礎上還應強強化檔案資料整理，進一步提升檔案應用方便性與有效性。通常，檔案管理員應采取有效措施進行內部記憶收集，做好檔案保管工作，為提升資料合理性與客觀性提供保證，組織記憶則是以記錄當前經濟活動、行政單位機關發展進程為主，不僅要做好工作人員信息資料錄入工作，還需錄入部門運行材料，在此基礎上進行資料整理，有利于提升行政單位機關核心竟爭力。檔案具有真實性屬性，目前越來越多的行政單位機關認識到檔案這一屬性的重要性，并具有充分認知，更加注重檔案內容的分析與鑒定，然而，行政單位機關檔案資料存在一定的復雜性，行政單位機關需要在了解自身實際情況的基礎上進行資料類別區分及檔案真實性鑒定，為檔案管理提供便利。

（三）做好檔案信息開發與利用工作

對行政單位機關而言，收集與整理檔案信息的主要目的在于提升檔案信息作用與價值。建立組織記憶，在增強工作人員歸屬感與認同感方面具有重要促進作用，只有工作人員對行政單位機關產生強烈的歸屬感與認同感，才能更好地促進行政單位機關發展。進行檔案管理時，檔案管理者需要結合實際情況進行檔案管理效果整合，在此基礎上采取合適的方式進行展現，以此達到激發工作人員工作參與、提升行政單位機關組織記憶的目的。需要注意的是，在進行檔案信息及其效果展現前，檔案管理者需要做好相應的準備工作，如考量工作人員的參與性、興趣愛好、心理特征等，最大限度地保證整個展現過程的完整性與有效性，得到工作人員的認可與接受。

（四）維護檔案安全

雖然數字化檔案相較于傳統檔案在很多方面存在優勢，但在具體構建與運用的過程中依舊存在安全隱患，行政單位機關應做好以下幾方面工作，最大限度地維護檔案安全，保證記憶完整性，具體來說：首先，對當前的安全系統進行更新升級，以安全系統更新升級方式提升系統病毒防御能力，進而避免系統遭受病毒入侵；其次，發揮檔案技術監控系統作用，對檔案技術監控系統模式進行創新與強化，有利于提升監控效率與質量，在發生異樣操作時，相關工作人員能夠及時發現并做好處理工作，有效控制檔案危性發生率；最后，做好長期可讀形式實施工作，長期可讀形式對資料被篡改具有良好的控制作用，且具有明確規定的檔案查看權限，最大限度地降低了人為性危性發生率。

三、結論

總而言之，進行檔案管理創新，提升檔案管理效率與質量，是增強工作人員歸屬感、激發工作人員工作熱情、提升行政單位機關形象與知名度的有效渠道。因此，在檔案記憶觀視野下，行政單位機關需要樹立與時俱進的檔案管理理念，建立完整的組織記憶，對檔案管理模式進行創新，強化檔案資料整理、運用的科學性與合理性，從而達到提升檔案利用價值、促進行政單位機關發展的目的。

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